In het vrachtvervoer wordt de papieren vrachtbrief nog standaard gebruikt. Een Nederlandse startup gaat die wereld op z’n kop zetten.

Als je in de cabine kijkt van een willekeurige vrachtwagen, zie je vaak allemaal papieren liggen. Anno 2016 is het nog steeds zo dat vrachtvervoer wordt afgehandeld met papieren vrachtbrieven. Toch staat ook die branche nu voor een digitale revolutie, dankzij een klein, Nederlands bedrijf.

Elk transport, nationaal en internationaal, moet vergezeld gaan van een vrachtbrief. Op dat wettelijk verplichte document staan alle gegevens over de lading, zoals de betrokken partijen en eventuele beschadigingen. Het is een wettelijk verplicht document dat, hoewel de vrachtwagens zelf praktisch rijdende computers zijn, nog altijd bestaat uit velletjes kettingpapier waarop transporteurs en afzenders aantekeningen en handtekeningen op zetten.

Internationale doorbraak

Dat moet allemaal gaan veranderen dankzij een Nederlands bedrijf dat digitale vrachtbrieven probeert te realiseren. TransFollow in Nootdorp bouwde een online platform waarop bedrijven vrachtbrieven digitaal kunnen aanmaken en kunnen laten tekenen. Dankzij die dienst kunnen vervoerders, afzenders en ontvangers via apps en websites in de gaten houden wanneer een zending aankomt en wie onderweg tekenen voor ontvangst.

Deze week maakte TransFollow bekend te gaan samenwerken met de International Road Transport Union (IRU), een internationale federatie van brancheorganisaties van wegvervoerders. Twee organisaties die een samenwerking bekendmaken klinkt niet erg opwindend, maar voor de transportsector is het een enorme vooruitgang.

De IRU heeft namelijk leden in 73 landen – met toegang tot dat netwerk is de weg vrij voor TransFollow om de wereldwijde standaard voor digitale vrachtbrieven te worden. Directeur van TransFollow René Bruijne is dan ook erg blij. “Als zo'n club je omarmt, dan ben je meteen twee stappen verder om marktleider te worden, als het geen tien stappen zijn.”

Digitale vrachtbrieven

Het grote voordeel van digitale vrachtbrieven is meer efficiënte administratie: de transportsector hoeft niet meer continu papieren vol te krabbelen, in te scannen en te bewaren. Aangezien vervoerders in Nederland zo’n veertig miljoen vrachtbrieven per jaar gebruiken, kan er een jaarlijkse besparing gehaald worden van 180 miljoen euro, verwachten Transport en Logistiek Nederland (TLN) and EVO (Eigen Vervoerders Organisatie), de aandeelhouders van TransFollow.

Maar er is ook een strategisch langetermijnvoordeel, legt René Bruijne uit, doordat het digitale systeem meer inzicht in de keten geeft, dus 'supply chain visibility'. Daardoor hoeven transporten nooit meer voor een gesloten deur staan; dat scheelt faalkosten én het is beter voor het milieu, omdat chauffeurs minder hoeven om te rijden. “Een grote internationale supermarkt kan bijvoorbeeld goederen zien aankomen en alvast een laadplek aanwijzen als de vrachtwagen nog vijf kilometer weg is. Dat is heel wat anders dan dat de chauffeur eerst naar een hokje moet, zijn raampje moet opendraaien en iemand vraagt 'welke goederen kom je afleveren?'.”

VN-verdrag eist papier

Waarom gebruikt het internationale vervoer dan überhaupt nog steeds alleen papier? Dat is toch best ouderwets? Bruijne: “Het is vreselijk ouderwets! Het komt doordat het VN-verdrag dat dit regelt, het CMR-verdrag, papier eist. Wij hebben ervoor gezorgd dat er sinds 2008 een aanvullend protocol is dat de digitale vrachtbrief mogelijk maakt. Nog maar acht landen hebben dat geratificeerd. Ik ben heel druk met de Belgische vervoerders. De Duitsers hebben het protocol nog niet ondertekend, de Fransen gaan het tekenen. Dat tekenen en ratificeren heeft nou eenmaal tijd nodig.”

Totdat een digitale vrachtbrief overal geldig is, moet een chauffeur die door België rijdt ook nog steeds een papieren kopie bij zich hebben. Pas als meer landen en meer internationale vervoerders mee zijn, kan het bestaande systeem worden veranderd.

Nu de IRU meedoet, zullen meer regeringen en transportbedrijven mee willen doen, is de verwachting. “Door de samenwerking met de IRU krijgen we eenvoudiger toegang tot regeringen en organisaties in andere landen. We bereiken zo een groter netwerk, wat de ratificatie en implementatie kan versnellen", aldus Bruijne van Transfollow.

Nederlandse startup mikt op marktleiderschap

TransFollow wil de belangrijkste 'data hub' zijn waar bedrijven informatie over hun goederentransacties uitwisselen, maar er zijn ook anderen die dat willen worden.

In België zit bijvoorbeeld DigiCMR en in Denemarken eCMR, maar hun systeem is minder nuttig, vindt René Bruijne. “Zij laten op het scherm een soort PDF zien die lijkt op het oude document. Ons platform gaat veel verder. Je kunt alle overdrachtmomenten van je zending volgen. Je kunt zien wanneer de vracht aankomt en eventueel onderweg nog wijzigen opgeven. Dat is wat anders dan een formulier op een schermpje tonen.”

Bruijne verwacht dat er uiteindelijk wereldwijd drie of vier standaarden of instellingen zijn voor digitale vrachtbrieven. Dat is ook niet erg, vindt hij. “Je moet ons zien als de Paypal of Ideal van de logistiek. Ideal is de standaard is voor online betalingen, maar je kunt ook nog steeds betalen met creditcard betalen. Maar wij zijn wel de first mover in die markt. Ik wil natuurlijk marktleider worden.”

Vorig jaar werd het platform van TransFollow in Nederland geïntroduceerd en inmiddels wordt het door zo'n tien partijen gebruikt. “We verwachten dat eind dit jaar ook partijen in het buitenland zich gaan aansluiten. Over vijf jaar zullen er amper nog papieren documenten in vrachtwagencabines liggen.”