Voor ondernemers vormt de ondernemersaftrek, waaronder de zelfstandigenaftrek, een belangrijke aftrekpost. Ook voor investeringen zijn er veel aftrekmogelijkheden.

Minder eenvoudig is de aftrek van zaken als werkkleding, zakenlunches en de kosten voor een werkruimte thuis. Hiervoor gelden hoge drempels en/of strenge eisen.

In een eerder artikel hebben we specifiek aandacht besteed aan de kosten voor zakelijke ritten en de aanschaf en het onderhoud van de auto. Nu komen overige kostenposten aan bod.

Welke zakelijke kosten mag je zoal opvoeren? Lees het in het laatste deel van de jaarlijkse serie van Business Insider over fiscale aftrekposten.

Ondernemersaftrek

Wie door de Belastingdienst wordt erkend als ondernemer, komt in aanmerking voor de zogeheten ondernemersaftrek en mag dan een bepaald bedrag aftrekken van de winst. Onder deze aftrekpost vallen diverse deelposten: de startersaftrek, de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk, de meewerkaftrek en de (eenmalig op te voeren) stakingsaftrek. Maar ook de zelfstandigenaftrek.

Urencriterium

Voor sommige van deze aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek, geldt het zogeheten urencriterium. Dat betekent dat je in het betreffende jaar minimaal 1.225 uur aan je bedrijf hebt besteed. Ook moet je meer tijd aan je eigen bedrijf hebben besteed dan aan andere werkzaamheden, bijvoorbeeld voor een baas.

Die 1.225 uur geldt voor iedereen, ook als je in de loop van 2016 voor jezelf bent begonnen. Als je bijvoorbeeld op 1 juli 2017 bent gestart, mag je dus niet de helft van het urencriterium aftrekken. Je mag wel het aantal uren dat je al aan je bedrijf hebt besteed voor je aanmelding als ondernemer meetellen.

Voor het urencriterium telt alle tijd die je aan je bedrijf besteedt mee. Dus de uren die je besteedt aan factureren, een rit naar een klant of een groothandel of het ordenen van je administratie mag je allemaal meetellen.

Zelfstandigenaftrek

Voor de zelfstandigenaftrek geldt een vast aftrekbaar bedrag. Voor ondernemers die voldoen aan het urencriterium en aan het begin van 2017 nog niet de AOW-leeftijd hadden bereikt, bedraagt dit 7.280 euro.

Let wel: de aftrek mag niet hoger zijn dan de winst (vóór de ondernemersaftrek), behalve als je in aanmerking komt voor de startersaftrek.

Startersaftrek

De startersaftrek is specifiek bedoeld voor jonge ondernemingen en bedraagt 2.123 euro. Wie in aanmerking komt voor de startersaftrek, heeft recht op het volledige bedrag van de zelfstandigenaftrek.

MKB-winstvrijstelling

Verder bestaat er nog de MKB-winstvrijstelling, die eveneens voor alle kleinere ondernemers geldt. Deze bedraagt 14 procent van de winst (na aftrek van de ondernemersaftrek).

De MKB-winstvrijstelling zorgt ervoor dat je belastbare winst lager uitpakt, waardoor je minder belasting hoeft te betalen. Draai je verlies, dan pakt deze regeling nadelig uit, omdat je fiscale verlies erdoor wordt verkleind.

Aftrek voor investeringen

Een andere mogelijk interessante aftrekpost betreft de investeringsaftrek: een bedrag dat je mag aftrekken van de winst als je hebt geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen. Er zijn drie smaken: de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA), de energie-investeringsaftrek en de milieu-investeringsaftrek.

… zoals de KIA

De KIA is het meest bekend. Deze is bedoeld voor ondernemers die in 2017 in totaal tussen de 2.301 en 312.176 euro investeerden voor hun bedrijf.

De hoogte van deze aftrek hangt af van het geïnvesteerde bedrag en bedraagt maximaal 28 procent (voor investeringen tussen 2.301 en 56.192 euro).

Let wel op: bedrijfsmiddelen die minder dan 450 euro kosten komen hier niet voor in aanmerking. Mag je de btw aftrekken als voorbelasting, dan geldt dit bedrag exclusief btw. Maar is de btw niet aftrekbaar, omdat je omzet niet is belast met btw, dan mag je het bedrag inclusief btw nemen.

Een boormachine van 130 euro mag je dus niet meenemen in de berekening voor deze aftrekpost, maar een professionele naaimachine van 850 euro wel.

Daarnaast gelden er nog andere beperkingen. Zo vallen investeringen waarbij je een verplichting aangaat bij een familielid of huisgenoot erbuiten. Denk bijvoorbeeld aan de aankoop van een machine van je broer.

… en de EIA

De energie-investeringsaftrek (EIA) is bedoeld om investeringen in energiebesparende bedrijfsmiddelen of duurzame energie te stimuleren. Naast de afschrijving mag je van deze investeringen een extra bedrag aftrekken van de winst.

Over 2017 bedraagt deze aftrek 55 procent van de investering. Dat is iets minder dan vorig jaar, maar nog altijd een stuk hoger dan de jaren ervoor, toen de aftrek 41,5 procent bedroeg, dus dat is een interessante aftrekpost.

Ook hierbij komen niet alle bedrijfsmiddelen voor deze aftrek in aanmerking. Tweedehands goederen bijvoorbeeld zijn van de regeling uitgesloten. Je moet bovendien per bedrijfsmiddel minimaal 2.500 hebben uitgegeven. Verder moet het bedrijfsmiddel op de energielijst van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) staan. Deze vind je hier. https://www.rvo.nl/sites/default/files/2017/07/Energie-investeringsaftrek%20-%20Energielijst%20juni%202017.pdf

Houd er verder rekening mee dat je voor hetzelfde bedrijfsmiddel niet een energie-investeringsaftrek én milieu-investeringsaftrek krijgt.

… En de MIA en VAMIL

De Milieu-investeringsaftrek (MIA) en de Willekeurige afschrijving milieu-investeringen (VAMIL) tot slot richten zich op investeringen in milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen.

Met de MIA kun je tot 36 procent van het investeringsbedrag op je fiscale winst in mindering brengen. Hoeveel dat precies is, hangt af van de milieueffecten en de gangbaarheid van het bedrijfsmiddel dat je hebt aangeschaft.

Met de VAMIL kun je een investering op een willekeurig moment afschrijven. Door sneller af te schrijven, kun je de fiscale winst verminderen en in dat jaar dus minder belasting betalen. Dit percentage is beperkt tot 75 procent voor investeringen na 2011. Vaak worden beide regelingen gecombineerd.

Ook bij de MIA geldt dat een bedrijfsmiddel minimaal 2.500 euro moet hebben gekost om in aanmerking te komen voor deze aftrek.

Wat mag ik aftrekken bij de start van mijn bedrijf?

Alle kosten die je hebt gemaakt in de aanloop naar de start van de onderneming mag je aftrekken. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor een marktverkenning en advies.

Goederen die je al langer geleden hebt aangeschaft en voor je bedrijf gebruikt (zoals een auto die je voor je bedrijf gaat gebruiken) zijn daarentegen níet aftrekbaar. Je mag deze spullen echter wel bij de start van je bedrijf inbrengen tegen de dagwaarde. Ze maken dan deel uit van het ondernemingsvermogen.

Als je bijvoorbeeld twee jaar eerder een computer hebt gekocht, die inmiddels ongeveer een vijfde van de waarde is verloren, mag je deze inbrengen voor 80 procent van de prijs die jij er destijds voor hebt betaald.

Werkruimte: strenge regels

De meeste mensen met een kantoor aan huis kunnen de kosten hiervoor niet aftrekken van de inkomstenbelasting. Dit kan namelijk alleen als de werkruimte een zelfstandig deel van de woning is. Daarmee wordt onder andere bedoeld dat de werkruimte moet beschikken over een eigen ingang en eigen voorzieningen, zoals sanitair.

Ook moet je in je kantoor een belangrijk deel (90 procent) van je inkomen verdienen en dat kantoor ook voor het leeuwendeel zakelijk gebruiken. In dat geval behoort je werkruimte in box 1 tot winst uit onderneming en niet meer tot de eigen woning. Met deze tool kun je zien in hoeverre je de kosten van je werkruimte mag aftrekken.

Heb je een hypotheek op het gebouw, dan moet je het gedeelte dat betrekking heeft op de werkruimte onderbrengen als schuld op de balans.

Meer informatie over de fiscale regels rond een kantoor aan huis vind je in dit eerder verschenen artikel van Business Insider. En in deze reeks van vier artikelen van Paul van der Kwast, onafhankelijk financieel planner.

Overige kosten

Andere kosten mag je aftrekken voor zover deze voor zakelijk gebruik zijn. Denk bijvoorbeeld briefpapier met het logo van je bedrijf erop, verzekeringspremies en de aankoopbon voor een aktetas.

Werkkleding mag je ook aftrekken, maar hiervoor gelden wel strenge eisen: het mag alleen gaan om kleding die zich uitsluitend voor je bedrijf leent, zoals een uniform of een overall. Kun je de kleding ook buiten je werk dragen, dan moet er een groot bedrijfslogo (minimaal 70cm2) opstaan. De nota voor een maatpak is dus niet aftrekbaar, tenzij er een enorm bedrijslogo op staat.

Ook de kosten voor persoonlijke verzorging, zoals een bezoek aan de kapper, zijn niet aftrekbaar.

Voor tijdschriften geldt dezelfde systematiek als voor bedrijfskleding:  een abonnement op een vakblad mag je wel aftrekken, maar de factuur voor een abonnement op Quest of Libelle niet.

Telefoongesprekken

Zakelijke gesprekskosten zijn volledig aftrekbaar. Een telefoonabonnement niet, tenzij de aansluiting zich in jouw kantoorruimte bevindt.

Heb je een smartphone met abonnement, die je zowel zakelijk als privé gebruikt, dan mag je de abonnementskosten naar rato aftrekken. Gebruik je de telefoon bijvoorbeeld voor de helft zakelijk, dan mag je dus 50 procent van de abonnementskosten in mindering brengen op de winst.

Afschrijven of in één keer?

Of je de aankoopkosten in één keer mag aftrekken of moet uitsmeren, hangt af van het soort aankoop en het bedrag. Ben je minder dan 450 euro kwijt of hebben de kosten betrekking op slechts één jaar, dan moet je deze in één jaar aftrekken. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij de aanschaf van pennen, vakliteratuur of onderhoudskosten van je auto.

Bij duurdere aankopen die bovendien langer dan één jaar worden gebruikt, zoals de aanschaf van een auto of een bureau, moet je de kosten gespreid aftrekken over meerdere jaren. Trek hier wel de restwaarde van af.

Diners en zakenlunches

Voor de kosten voor zakenlunches en -diners (inclusief fooien) of een bezoek aan een congres of seminar geldt voor de inkomstenbelasting een hoge drempel van maar liefst 4.500 euro: alleen de kosten daarboven zijn aftrekbaar.

Op verzoek is het ook mogelijk om in plaats van deze drempel 80 procent van de kosten af te trekken.

Voor alle zakelijke kosten die je wil aftrekken is het uiteraard van belang dat je de bonnetjes goed bewaart.

Aftrek van btw: andere regels

Hierboven is uitgelegd welke kosten je mag aftrekken voor de inkomstenbelasting. Als ondernemer mag je ook betaalde btw aftrekken als voorbelasting in je aangifte voor de omzetbelasting. Hiervoor gelden soms andere regels. Zo is de btw over een zakenlunch niet aftrekbaar als voorbelasting.

Meer informatie over de aftrek van zakelijke kosten in je aangifte voor de omzetbelasting vind je in dit artikel.

Dividendbetalingen

Het tarief in box 2 (belastbaar inkomen uit aanmerkelijk belang, voor ondernemers die minimaal 5 procent van de aandelen van hun bv bezitten) bedraagt 25 procent.

LEES OOK IN DEZE SERIE: