Komende maand moeten duizenden ondernemers aangifte doen voor de omzetbelasting over het tweede kwartaal. Voor wie de spelregels goed kent, is dat niet erg ingewikkeld. Maar een fout is snel gemaakt. En dat kan duur uitpakken.
“Als de Belastingdienst erachter komt dat er niets klopt van je aangifte, kan de inspecteur de boeken over de afgelopen vijf jaar controleren. Gaat het om grote fouten die moeten worden hersteld, dan kan dit zomaar het einde van je bedrijf betekenen”, waarschuwt Eline van der Veen, eigenaar van administratiekantoor G-2 in Almere.
Dit zijn de tien meest gemaakte fouten door ondernemers.
1. Btw over zakenlunch aftrekken
Als ondernemer bereken je meestal btw over de diensten en goederen die jij levert. Deze moet je vervolgens afdragen aan de Belastingdienst. Van dit bedrag mag je wel de btw die je zelf betaalt in mindering brengen: voorbelasting genoemd.
Veel ondernemers nemen de bon voor een zakenlunch dankbaar in ontvangst in de veronderstelling dat ze de betaalde btw mogen aftrekken. Helaas. Btw over eten en drinken dat wordt genuttigd in een horecagelegenheid of dat is verzorgd door een cateraar in een speciaal hiervoor ingerichte ruimte mag je niet in mindering brengen. Deze beperking geldt alleen voor drankjes en hapjes. De btw voor een hotelovernachting tijdens een zakenreis mag je wel aftrekken als voorbelasting.
2. Btw aftrekken over privéaankopen
Dat je geen btw mag aftrekken over privéaankopen, zoals een barbecue of een spelcomputer, is logisch. Maar je moet ook opletten bij aankopen voor goederen of diensten die je zowel privé als zakelijk gebruikt, waarschuwt een belastingconsulent uit Amsterdam. "In dat geval mag je alleen de btw naar rato van zakelijk gebruik aftrekken als voorbelasting. Dat willen ondernemers nog weleens vergeten. Ben je bijvoorbeeld tv-producent en heb je een tv gekocht waarover je 300 euro btw hebt betaald, dan mag je slechts de helft van dit bedrag aftrekken als je de tv voor de helft privé gebruikt."
Zo'n correctie is ook nodig voor een auto die je zowel zakelijk als privé gebruikt. Leg je in je privéauto ook zakelijke kilometers af, dan kun je de btw op benzine en onderhoud naar rato van het zakelijk gebruik aftrekken als voorbelasting.
Heb je een zakelijke auto die je ook gebruikt voor privéritten en kun je een sluitende rittenadministratie overleggen, dan kun je voor de berekening van de correctie gebruik maken van een rekentool van de Belastingdienst. In andere gevallen bedraagt de btw die je moet betalen voor het privégebruik 2,7 procent van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm.
3. Buitenlandse btw aftrekken
Van der Veen stuit er met enige regelmaat op: ondernemers die buitenlandse btw over afgenomen diensten of producten uit andere EU-landen willen aftrekken als voorbelasting. "Maar de btw uit bijvoorbeeld Italië mag je niet aftrekken in Nederland; ook niet als het btw-percentage even hoog is als hier. Het is namelijk geen Nederlandse btw."
Hoe moet het dan wel? Ondernemingen uit andere EU-landen dienen facturen aan te leveren met een btw-tarief van 0 procent (voor goederen) of de vermelding dat de btw is verlegd (voor diensten). Jij moet vervolgens zelf over het factuurbedrag de btw berekenen die in Nederland van toepassing is en deze aangeven op het aangiftebiljet.
4. Kleine ondernemersregeling niet toepassen
De overheid komt kleine ondernemers financieel tegemoet. Wie in een jaar minder dan 1.883 euro aan btw hoeft af te dragen, mag een deel van het bedrag houden. Draag je minder dan 1.345 aan btw af, dan hoef je zelfs helemaal niets terug te betalen. Veel ondernemers zijn niet bekend met deze kleine ondernemersregeling, merkt de belastingconsulent uit Amsterdam. "Dat moet vervolgens weer rechtgezet worden en dat is nogal omslachtig."
Bedenk wel dat je ook als je geen btw hoeft terug te betalen, je wel aangifte moet doen. Anders riskeer je een boete.
5. Ten onrechte geen btw in rekening brengen
Er geldt in ons land geen uniform btw-tarief. De meeste goederen en diensten zijn belast met 21 procent. Maar voor bijvoorbeeld voedingsmiddelen, boeken en medicijnen geldt een verlaagd tarief van 6 procent. Om het nog ingewikkelder te maken, zijn bepaalde producten en diensten vrijgesteld van btw, zoals journalistiek werk, gezondheidszorg, kinderopvang, uitvaarten en onderwijs.
En daar gaat het weleens mis, merkt Van der Veen. "Er zijn bijvoorbeeld ondernemers die denken dat de cursus die ze hebben gegeven is vrijgesteld van btw, maar een kookcursus valt niet onder de noemer onderwijs." Zorg er dus voor dat je goed weet onder welke btw-tarieven jouw goederen en diensten vallen.
Het kan voorkomen dat je verschillende btw-tarieven in rekening moet brengen: bijvoorbeeld 21 procent voor het geven van een cursus en 6 procent voor de geleverde koffie en versnaperingen. Zorg er dan voor dat je deze bedragen correct uitsplitst en niet bijvoorbeeld 21 procent over het hele bedrag aan btw in rekening brengt.
6. Btw niet naar rato aftrekken
Verzorg je zowel diensten die btw-plichtig zijn als diensten die hiervan zijn vrijgesteld, dan moet je de btw over zakelijke kosten die jij als ondernemer hebt gemaakt naar rato aftrekken. Dat vergeten veel ondernemers, merkt de belastingconsulent uit Amsterdam.
Is bijvoorbeeld 30 procent van jouw omzet belast met btw, dan mag je dus ook maar 30 procent van de betaalde btw aftrekken als voorbelasting. "Aan het eind van het jaar moet je het exacte percentage over dat jaar berekenen. Wijkt dat af van je eerdere inschatting of eerder kwartaalaangiften, dan moet je dat corrigeren in je aangifte over het vierde kwartaal."
7. Te laat betalen
Binnen een maand na afloop van het kwartaal moet niet alleen de aangifte zijn ingediend, maar ook de betaling binnen zijn. Dit laatste wordt nog weleens over het hoofd gezien. De Belastingdienst kijkt niet naar de datum waarop je de overboeking doet, maar naar de dag waarop het geld op de rekening staat.
Moet je btw terugbetalen over het tweede kwartaal, zorg er dan voor dat het uiterlijk op 31 juli op de rekening van de fiscus staat. Houd rekening met weekenden, feestdagen en de verwerkingstijd bij de bank.
Ben je minder dan zeven dagen te laat, dan heb je kans dat de fiscus met de hand over het hart strijkt, mits dit voor het eerst gebeurt. Maar ben je een recidivist, dan krijg je een boete van 3 procent over het te laat betaalde bedrag, met een minimum van 50 euro en een maximum van 5.278 euro. Die boete kun je ook tegemoet zien als je na zeven dagen nog niet hebt betaald.
8. Betaaldatum in plaats van factuurdatum
Voor de aangifte omzetbelasting is de factuurdatum leidend. Een factuur die je op 24 juni verstuurt, maar die pas op 3 juli wordt betaald, moet je verwerken in je aangifte over het tweede kwartaal. Je schiet deze btw dus voor.
9. Aanloopkosten vergeten
Veel startende ondernemers vergeten dat ze de btw die ze al hebben betaald voor de start van het bedrijf ook mogen aftrekken. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor het ontwerp van het bedrijfslogo of de bouw van je website.
10. Btw over oninbare vorderingen niet terugvragen
Heb je een factuur die oninbaar blijkt omdat bijvoorbeeld de klant failliet is gegaan? Dan kun je de Belastingdienst verzoeken om de betaalde btw terug te storten. Verrekenen in je aangifte mag echter niet.
Zoals je ziet zijn de regels vrij complex. Om problemen te voorkomen adviseert Van der Veen om de eerste aangiften door een boekhouder te laten verzorgen. "Je weet dan welke activiteiten onder welk btw-percentage vallen en welke belasting je mag aftrekken als voorbelasting." Vervolgens kun je het zelf overnemen, mits er geen veranderingen zijn in je bedrijfsactiviteiten of regelgeving.
"Ik ben er voorstander van dat ondernemers zoveel mogelijk zelf doen. Je krijgt zo beter inzicht in je cijfers. Maar het is wel verstandig om onder controle te blijven van een boekhouder of accountant; bijvoorbeeld jaarlijks."
