Ieder jaar is het voor veel bedrijven prijs: de weken na de jaarwisseling wordt er hard getrokken aan het opstellen van de jaarrekening.

Voor wie zijn administratie goed heeft bijgehouden, zou het opstellen van een jaarrekening niet veel meer moeten zijn dan een simpele druk op de knop. Helaas is de praktijk vaak weerbarstig.

Wie geen deugdelijke administratie voert, kan geen kloppende jaarrekening maken en overtreedt daarmee de wet. Soms een ware bevalling om alle zaken op tijd kloppend te maken.

Acht tips om ondernemers hoofdpijn over de jaarrekening te besparen.

Tip 1: Weet wat er van je verwacht wordt

Onderneem je in een eenmanszaak? Dan ben je niet verplicht om je jaarrekening bij de Kamer van Koophandel te deponeren. Wel ben je verplicht om een deugdelijke administratie te voeren. Hierom stellen veel eenmanszaken wel een jaarverslag op.

Op de website van de Kamer van Koophandel kun je precies zien welke ondernemingen hun jaarrekening bij de Kamer moeten deponeren.

Niet voor ieder bedrijf dat verplicht is zijn jaarrekening te deponeren, gelden dezelfde vereisten. De eisen waaraan je jaarrekening moet voldoen, hangt af van de grootte van je onderneming. Hoe groter je bedrijf, hoe meer je in je jaarrekening moet opnemen. In principe bestaat een jaarrekening uit een balans, een resultatenrekening en een toelichting. Maar een kleine onderneming kan al volstaan met een verkorte balans en een beperkte toelichting.

Lees ook op Business Insider

Accountant bij Vanhier Antonio Aardenburg voegt hier nog aan toe: “De regels voor het opstellen van een jaarrekening kun je vinden in het Burgerlijk Wetboek (BW2 titel 9). Ook geeft de Raad voor de Verslaggeving regels uit aangaande jaarrekeningen. Deze regels hebben veelal betrekking op de stukken van NV’s en BV’s. Kleinere bedrijven richten zich op deze regels en voldoen zo goed aan inrichtingseisen.”

Tip 2: Wees op tijd met jaarrekening maken

Zorg ervoor dat je op tijd de jaarrekening op orde hebt. Al ben je niet verplicht een jaarrekening bij de Kamer van Koophandel te deponeren, als onderdeel van de deugdelijke administratie van je onderneming is het een belangrijk onderdeel van een juiste belastingaangifte.

Wie wel verplicht is een jaarrekening op te stellen en te deponeren, dient dit binnen de wettelijke termijnen te doen. De tijd die je hebt kan nogal verschillen en oplopen tot 13 maanden na het boekjaar. Ga te rade bij je accountant of de Kamer van Koophandel wanneer je twijfelt over de deadline voor het vaststellen en deponeren van de jaarrekening. Ben je namelijk te laat, dan kun je een boete krijgen die oploopt tot duizenden euro’s, al gebeurt dit zelden in de praktijk.

Bovendien kan je als eigenaar – ongeacht de gekozen rechtsvorm – persoonlijk aansprakelijk gesteld worden omdat het financieel inzicht in je onderneming niet deugde en anderen hiervan schade hebben ondervonden.

Tip 3: Houd je administratie goed bij

Goede jaarrekening maken? Dan is een kloppende administratie onontbeerlijk. Om ervoor te zorgen dat je niet dagen bezig bent met het inboeken van bonnetjes in je boekhouding is het verstandig om regelmatig – zeg een keer per week of een keer per maand- tijd in te ruimen voor het doen van de administratie.

Met een goed boekhoudprogramma kunnen ondernemers een deel van hun boekhouding automatiseren en zodoende tijd besparen. Ook zou je kunnen overwegen een boekhouder in te huren om je administratie te doen.

Tip 4: Kies een goed boekhoudprogramma

Met name kleine ondernemers en eenmanszaken kiezen er nogal eens voor om hun administratie handmatig in Excel bij te houden. Het is goedkoop en het is voor velen een vertrouwd programma. Maar even een resultatenrekening opmaken is een hele toer met Excel. Bovendien is het een foutgevoelig programma wanneer je het voor je administratie gebruikt. Een verkeerde formule is zo ingevoerd en is lastig later te ontdekken en te herstellen.

Gelukkig zijn er tal van boekhoudprogramma’s waar ondernemers hun administratie mee kunnen bijhouden. Het inboeken van facturen en bankafschriften kan hiermee bijvoorbeeld deels of helemaal worden geautomatiseerd. Afhankelijk van de behoefte van je onderneming, kun je het zo uitgebreid maken als je wilt.

Tip 5: Vraag op tijd om hulp bij jaarrekening maken

Regeren is vooruitzien. Wanneer je vragen hebt over hoe je een bepaalde gebeurtenis in je bedrijf boekhoudkundig dient te registreren, kun je het beste zo snel mogelijk advies inwinnen. Wie op het laatste moment met een doos met bonnetjes bij een boekhouder aankomt, loopt het risico dat hij nul op het rekest krijgt of een gepeperde rekening.

Schroom daarom niet om op tijd de hulp in te roepen van iemand die verstand van zaken heeft en je kan helpen met het voeren van een deugdelijke administratie en het opstellen van een kloppende jaarrekening.

Tip 6: Zorg dat je administratie tot achter de komma klopt

Het lijkt een open deur, maar in de praktijk komt accountant Antonio Aardenburg van Vanhier Accountants regelmatig foutjes tegen in de boekhouding van zijn cliënten. “Een deugdelijke administratie is de sleutel voor het opstellen van een goede jaarrekening. Sommige ondernemers denken ten onrechte dat ze goedkoper uit zijn wanneer ze zelf hun administratie doen en daarna de accountant of administratiekantoor de jaarrekening laten opstellen.”

“Het onjuist categoriseren van allerhande kosten is een veelgemaakte fout. Denk aan het boeken van een machine onder kosten in plaats van inventaris of het onjuist toepassen van omzetbelastingverrekeningen. Ook het boeken van allerlei privé-uitgaven onder de kosten gaat niet altijd goed”, zegt Aardenburg. “Het kan soms meer tijd en geld kosten om fouten in de boekhouding te herstellen dan om hem helemaal uit handen te geven. Ook een rekening als ‘vraagposten’ dient meestal nog afgewikkeld te worden. Kasadministraties hebben ook vaak gebreken en daarbij sluit het werkelijke saldo niet altijd aan met het administratieve saldo. Gewoon omdat er slordig met bonnen wordt omgegaan.”

Tip 7: Zorg voor een grondige controle

Ook als je je administratie deels geautomatiseerd laat doen of helemaal hebt uitbesteed, dien je alles geregeld goed na te lopen en te controleren op fouten. Wil je een goede jaarrekening kunnen presenteren, dan dient je boekhouding uiteraard te kloppen.

Voor middelgrote en grote ondernemingen is het bovendien verplicht om de stukken door een accountant te laten controleren. Dit dient als een soort kwaliteitskeurmerk voor de inhoud van de stukken.

Tip 8: Wees op de hoogte van de geldende regels en wetten

Natuurlijk moet de boekhouding en jaarrekening voldoen aan alle regels die de wet stelt. Met name fiscale regels beschreven in de Wet op de Inkomstenbelasting, de omzetbelasting en de vennootschapsbelasting zijn lastig en veranderen nogal eens.

Accountant Aardenburg merkt daarom op: “Zonder enige kennis van deze wetten is een volledige en juiste administratie niet snel te maken. Denk hierbij ook aan het feit dat belastingvoordelen die de ondernemer heeft wel bekend moeten zijn, anders mis je ze wel. De Belastingdienst geeft ze meestal niet uit zichzelf. Je moet er wel iets voor doen.”

LEES OOK: Zzp’er: neem de inflatie mee in je uurtarief, anders verdien je elk jaar minder