Functioneringsgesprekken kunnen behoorlijk moeilijk zijn: je krijgt feedback over hoe je je gedraagt en moet daar vervolgens ook nog iets nuttigs mee zien te doen.

Roland Grootenboer, HR-medewerker bij Google, beschrijft in zijn nieuwsbrief hoe hij dat doet.

Zijn belangrijkste tips: ga in het gesprek op zoek naar een rode draad, zoals een karaktereigenschap, en gebruik die als kapstok om feedback en tips aan op te hangen.

Een functioneringsgepsrek kan behoorlijk pittig zijn.

Je bent zenuwachtig en krijgt vervolgens ook nog eens het oordeel van je baas over jou te horen.

Dat zou je kunnen zien als kritiek, maar met een net iets andere instelling wordt het gesprek veel leuker, interessanter én nuttiger voor jou en het bedrijf waar je werkt.

Roland Grootenboer, HR-medewerker bij Google, beschrijft in zijn nieuwsbrief hoe hij zo veel mogelijk uit zijn functioneringsgesprek haalt. Zelf vond hij het altijd moeilijk om de feedback die hij kreeg om te zetten in actie, en daarom heeft hij voor anderen een aantal tips op een rij gezet. Hij noemt het de Kapstok-methode.

Lees ook op Business Insider

Als je dit stappenplan aanhoudt tijdens je functioneringsgesprek, haal je er voortaan veel meer uit:

Stap 1: vraag door

“Tijdens het gesprek is het belangrijk dat je doorvraagt”, schrijft Grootenboer. “Het boeit even niet of je het ermee eens bent. Probeer te begrijpen en doorgronden wat je manager zegt.”

Dat doe je volgens Grootenboer door te vragen in welke situaties je het gedrag vertoont waar je baas niet helemaal blij mee is. Vraag hem of haar om voorbeelden te geven van wat je precies deed, hoe vaak dat gebeurt en welke gevolgen dat gedrag heeft. Vraag vervolgens ook wat je volgens je baas beter zou kunnen doen in die situaties en hoe belangrijk dat is om beter te zijn in je werk.

Stap 2: maak een kapstok met haakjes

Vaak komt gedrag dat je vertoont voort uit een bepaalde karaktereigenschap of uit eerdere ervaringen die je hebt gehad. Probeer in je functioneringsgesprek zo veel mogelijk op zoek te gaan naar die thema’s en gebruik die als een kapstok.

Dat doe je door die thema’s als rode draad te gebruiken en samen met je baas te bedenken wat voor gevolgen ze hebben in je functioneren.

Grootenboer vertelt dat hij feedback kreeg over het thema passie. “Dat was positief (compassie, empathie) en negatief (te fel, gefrustreerd over kleine dingen). Passie is een prachtige kapstok waar vervolgens allerlei feedback onder valt.” Hij geeft als tip om per kapstok op zoek te gaan naar drie of vier haakjes van feedback.

Stap 3: maak doelen

Als je samen met je baas de haakjes hebt gevonden en hebt besproken, is het goed om bij ieder haakje een doel op te schrijven. Want het is ontzettend nuttig om feedback te krijgen, maar pas als je wat met die feedback doet, word je beter in je werk.

Grootenboer schrijft altijd per haakje op wat hij wil leren. “Het helpt om te bedenken hoe de ideale situatie eruit ziet. Voor mij is dat bijvoorbeeld bij het haakje ‘passie’: ‘Don’t get hung up on little things: fix or delegate quickly’. Dit is niet super meetbaar, maar ik weet precies wat dit betekent en waneer dit niet gebeurt”, schrijft hij.

Stap 4: vraag hulp

Wees tot slot niet bang om bij je collega’s aan te kloppen voor hulp. Je kunt ze bijvoorbeeld vragen om het te zeggen als je bepaald gedrag vertoont.

Grootenboer gebruikte daarbij zijn doel over passie en heeft zijn collega’s gevraagd aan de bel te trekken “als hij zuur doet over een klein taakje”. “Ik heb er bij gezet hoe en wanneer ik dat graag wil horen en dat verschilt per doel. Met deze open uitnodiging maak ik mijn team mede verantwoordelijk voor mijn feedback en ontwikkeling”, schrijft hij.

Hier lees je zijn hele nieuwsbrief.

Lees ook: