Babyboomers, millennials, generatie Z, Nederlanders, expats… De diversiteit van werknemers is nog nooit zo groot geweest en dat heeft gevolgen op de werkvloer.

De verschillende groepen werken en communiceren namelijk niet per se op dezelfde manier, constateerde HP Nederland (HP Inc.). Het bedrijf ontstond nadat Hewlett Packard in 2015 werd gesplitst in Hewlett Packard Enterprise (HPE), voor onder meer server-, opslag en software, en HP dat zich richt op computing en printing.

In Amstelveen greep directeur Rob Idink de ontvlechting onder meer aan om de organisatie minder hiërarchisch te maken. “Met de splitsing hebben we ook aandacht besteed aan de bedrijfscultuur. We zijn opnieuw begonnen, als een startup, waarin we bijvoorbeeld zowel intern als extern communiceren in korte lijnen”, zegt Idink.

De baas van HP Nederland heeft ook geen eigen kantoor, maar zit in een “hoek” tussen de mensen, waar hij makkelijk bereikbaar is voor de circa 400 werknemers van het bedrijf. Creativiteit gedijt beter in een platte organisatie waar ideeën sneller hun weg vinden omdat ze niet eerst door allerlei lagen hoeven te stoten. Ondernemerschap wordt gestimuleerd en dat leidt ook weer tot betere resultaten, zo is het idee.

Een valkuil voor HP: het kan zich, met alle challengers en start-ups in de markt, niet als “oude rot” in het vak gaan gedragen, ondanks het feit dat het al sinds 1939 bestaat. “Feitelijk waren we 3,5 jaar geleden de grootste startup ter wereld en dat is ook hoe we onze ambitie vormgeven in de transitie naar de nieuwe wereld. De energie van een startup, de kracht van een Fortune 500.”

Diversiteit draagt daar volgens Idink aan bij. “HP telt 34 nationaliteiten, mensen met een verschillende achtergrond en religie. De oudste werknemer is 65, de jongste net 20. We hebben veel aandacht voor diversiteit en inclusiviteit in de breedst mogelijke zin. Daardoor zijn we een afspiegeling van de maatschappij. Een afspiegeling van de bedrijven en klanten die onze producten en diensten kopen.”

Lees ook op Business Insider

Haperingen in de communicatie

Maar die diversiteit kan ook voor haperingen in de samenwerking en communicatie zorgen. Niet iedereen heeft immers dezelfde gewoonten en voorkeuren en hetzelfde perspectief. “Generatie Z en millennials komen de werkvloer op en denken vrij snel aan de volgende stap. Een babyboomer denkt dan eerder: Ga eerst eens hard werken en laat zien wat je kunt”, schetst Idink. “Overigens gebeurt andersom ook: jonge mensen kunnen een klassieke visie hebben en ervaren werknemers een moderne visie.”

“Wat voor de een te snel gaat, gaat voor de ander te langzaam. Dat soort dingen moet je wel uitspreken om elkaar te begrijpen”, zegt Idink. De verschillen komen ook naar voren in praktische zaken. Zo gaan werknemers met een meer klassieke visie anders om met presentaties.

“Zij zijn gewend om die te zien als een finalestuk  dat in de puntjes moet worden afgestemd en afgepoetst”, zegt Idink. Jongere mensen zijn volgens hem meer geneigd een presentatie als evaluatie te behandelen waarin je met zijn allen nagaat of je op de goede weg bent, het weegt niet per se zwaarder dan andere onderdelen in het proces.

En dan zijn er nog de gewoonten of voorkeuren van medewerkers om van bepaalde apparatuur of communicatiekanalen gebruik te maken. De een zweert bij WhatsApp terwijl de ander e-mail als het enige serieuze communicatiemiddel voor werk ziet.

De kunst is om die verschillen bij elkaar te brengen en eventueel een gulden middenweg te vinden. Dat doet HP op de volgende manieren:


1. Zorg voor korte lijnen en faciliteer samenwerking

Samenwerken met zo min mogelijk ruis, begint volgens HP bij de werkgever die het mogelijk moet maken voor werknemers om makkelijk met elkaar in contact komen. “We werken in virtuele teams waarin bijvoorbeeld finance, marketing, sales en management brainstormen voor een project via intranet, Skype of een ander kanaal”, vertelt Idink. “Toegevoegde waarde voor consumenten en bedrijven ontdekken we vaak door buiten de eigen functie en taken te kijken.”


2. Leer elkaar kennen, in levenden lijve

Dat je in virtuele teams kunt werken, betekent niet dat je een ontmoeting in levenden lijve achterwege moet laten. Tijdens face-to-face-vergaderingen, maar ook activiteiten als feestjes of sportwedstrijden, kunnen medewerkers meer leren over elkaars achtergrond en meer van elkaar begrijpen dan in een werkbespreking via WhatsApp.

Daarbij is het volgens Idink wel zaak om rekening te houden met verschillende behoeften. “Vroeger was de groep werknemers homogener en kwamen er ook meer mensen op een bepaalde activiteit af. Dat is niet meer vanzelfsprekend. Iemand met een gezin gaat misschien niet meteen een weekend weg maar heeft wel de tijd om wekelijks een uur mee te doen met de bootcamp. Daarom heeft HP diverse activiteiten op het gebied van sport, mentale gezondheid, maar bijvoorbeeld ook financiële trainingen.”


3. Laat medewerkers hun eigen technologie kiezen

“HP kijkt naar zijn doelgroepen in persona’s, type gebruikers die afhankelijk van voorkeuren en taken bepaalde apparatuur wensen voor hun werk. One-size-fits-all hebben we allang achter ons gelaten en zo bespreken we dat ook met onze klanten”, zegt Idink.

En dat geldt ook voor de eigen medewerkers. “We kunnen wel een complete thuiswerkplek bieden met een fijn, groot scherm, maar een jonge medewerker die zijn appartement met huisgenoten deelt, heeft daar misschien helemaal geen plek voor. Die werkt misschien niet eens thuis, maar klapt liever een laptop open in een koffietent. ”


4. Leg geen communicatiekanalen op

In het verleden probeerde HP de communicatie binnen het bedrijf te stroomlijnen door voor één hoofdkanaal te kiezen. “Tien jaar geleden was dat intranet, maar de rol van intranet is veranderd. De doelstelling was: hoe krijgen we meer mensen naar intranet, maar dat werkte niet meer. Zo’n statische pagina zit niet in de flow van mensen. We zijn ermee gestopt intranet te zien als zendkanaal en accepteren dat het eerder een platform is waar medewerkers terechtkunnen als ze mededelingen van bijvoorbeeld HR willen nalezen of documenten willen opzoeken”, vertelt Idink.

Ook Linkedin wilde 5 jaar geleden niet aanslaan als hoofdkanaal. “We stuurden berichten rond waarin we mensen stimuleerden op LinkedIn te gaan, maar het werd niet voor iedereen een vanzelfsprekend communicatiekanaal.”

Conclusie: “Laat werknemers zelf kiezen”, zegt Idink. “Mensen communiceren intuïtief via het communicatiemiddel van hun voorkeur: e-mail, WhatsApp Instagram, LinkedIn, Twitter, Microsoft Teams, Yammer, dat kun je niet opleggen. Regisseren waar je content neerzet, dat kan wel.”

Heb je belangrijke mededelingen, stuur die dan in ieder geval via e-mail, raadt hij aan. “We worden soms gek van de hoeveelheid e-mail, maar de dag waarop we zonder kunnen, is voorlopig nog niet aangebroken, ondanks alternatieven die er zijn.”

Lees meer over communicatie op de werkvloer: