Al meer dan 80 jaar produceert de Mast-Jägermeister Groep z’n wereldberoemde kruidenlikeur. Aan het recept van z’n meest succesvolle exportproduct zal nooit iets veranderen, maar het bedrijf zelf is wel voortdurend aan het innoveren.
Zo zocht de Mast-Jägermeister Groep naar innovatieve, digitale oplossingen om z’n activiteiten in 150 landen wereldwijd nog soepeler te laten verlopen. Een van de processen die het bedrijf wilde aanpakken was het sluiten van contracten en overeenkomsten.
Omdat Mast-Jägermeister in zoveel landen actief is, gaat er al onwijs veel tijd en kosten zitten in het vertalen en aanpassen van contracten op basis van de lokale wet- en regelgeving. De likeurmaker wilde daarom niet ook nog tijd verliezen aan een traag en ouderwets ondertekeningsproces.
Een digitale handtekening voor elk soort contract
Mast-Jägermeister besloot daarom de DocuSign eSignature onderdeel te maken van de bedrijfsvoering. Sinds de invoering van de Europese wet eIDAS zijn elektronische handtekeningen altijd rechtsgeldig, al moeten ze voor verschillende type contracten aan verschillende voorwaarden voldoen.
Mast-Jägermeister heeft om die reden DocuSign verschillende soorten elektronische handtekeningen laten aanmaken, passende bij het soort contract dat moet worden afgehandeld. Het bedrijf begon bijvoorbeeld met de invoering van de standaard e-handtekening met certificaat die nu gebruikt wordt voor alle interne communicatie en processen.
“Ons doel bij de wereldwijde implementatie van e-signatures bij Jägermeister was aanvankelijk het vaststellen van een bedrijfsbrede standaard. Proceszekerheid en snelheid stonden hierbij centraal”, zegt Marc Hofmann, senior manager dochterondernemingen van Jägermeister.
Naast de standaard e-handtekening, bestaan er ook een geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekening. Voor transacties met een laag juridisch risico biedt een standaard e-signature genoeg bescherming. Maar voor contracten met klanten, waarbij de elektronische handtekening juridisch gezien gelijk moet staan aan een geschreven handtekening, gebruikt Mast-Jägermeister dan de gekwalificeerde elektronische handtekening.
Snel en makkelijk geïmplementeerd
Mast-Jägermeister voerde DocuSign’s eSignature begin 2021 eerst alleen in op directieniveau. Na slechts één DocuSign-training had iedereen de tool al onder de knie en werd eSignature direct ingezet om door de Raad van Bestuur om documenten te ondertekenen.
“We zagen al snel dat bijna alle overeenkomsten die we opstellen en vroeger met de hand ondertekend werden, evengoed elektronische getekend kunnen worden. Dit zorgde direct voor een kosten- en tijdsbesparing, ondanks dat we in eerste instantie op kleine schaal begonnen”, zegt Hofmann.
En dus werd eSignature in rap tempo groepsbreed uitgerold via videotrainingen. “De sleutel tot de succesvolle digitalisering van Jägermeister is het aan boord krijgen van onze medewerkers en met de simpele implementatie van DocuSign, ging dat heel gemakkelijk”, zegt Hofmann. “We zijn zelfs een DocuSign kanaal in Slack gestart, zo krijgt iedereen direct antwoord op z’n vragen. Zelfs de beste hulpmiddelen zijn alleen succesvol als de werknemers voldoende betrokken zijn en die betrokkenheid is er bij eSignature zeker.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Docusign.