• Nu thuiswerken voor sommigen standaard bij de werkweek hoort, ligt oververmoeidheid door online vergaderen op de loer.
  • Een aanzienlijk deel van de werknemers kampt met een vorm van Zoom-vermoeidheid, blijkt uit onderzoeken.
  • Communicatiecoach Karin Reed geeft drie simpele tips om Zoom-vermoeidheid tegen te gaan.

Nu een deel van de werknemers ook na de pandemie zeker twee tot drie dagen per week thuis blijft werken, zal het probleem van ‘Zoom-vermoeidheid’ waarschijnlijk niet snel verdwijnen.

Mensen raken uitgeput door het kijken naar hun eigen kop op het scherm en de onnatuurlijke conversaties die ze meerdere keren per dag voeren.

Uit een peiling van RTL Z eind vorig jaar blijkt dat 68 procent van de ondervraagden videovergaderen vermoeiender vindt dan fysiek vergaderen. Met name technische problemen, haperende verbindingen en klungelende collega’s zijn een bron van frustratie.

Karin Reed is communicatie-expert en co-auteur van Suddenly Virtual, een boek dat mensen begeleidt in de plotselinge overgang naar online werken.

Dit zijn haar tips voor het tegengaan van Zoom-vermoeidheid:

1. Breng het aantal videovergaderingen per dag terug

Minder vergaderen is het voor de hand liggende uitgangspunt, aldus Reed. Voordat je een vergadering inroostert, moet je bedenken of de situatie daadwerkelijk om een vergadering vraagt en of je je vergaderingen op de juiste manier opzet.

“Als je een vergadering alleen gebruikt om informatie te delen en er geen discussie of dialoog wordt verwacht, is dat geen effectieve, hybride vergadering”, zegt ze.

“Vergaderingen moeten doelgericht en kort zijn – maximaal 45 minuten – en ervoor zorgen dat jij, als gastheer of gastvrouw, op koers blijft. Daarnaast moet je ook herstelmomenten inplannen tussen vergaderingen”, voegt Reed eraan toe.

Volgens de communicatie-expert hoeft minder vergaderingen niet te betekenen dat de communicatie slechter is. “Denk na over hoe je informatie op andere manieren kunt communiceren”, zegt ze. “Je kunt bijvoorbeeld ook kiezen voor een audiobericht in Whatsapp als je snel iets wil doorgeven, in plaats van direct een call te plannen.” 

Een video opnemen van je presentatie en die in een Slack-kanaal plaatsen zodat mensen die in hun eigen tijd kunnen bekijken, kan veel efficiënter zijn dan het hele verhaal in een e-mail uitschrijven.

2. Bereid vergaderingen voor om je tijd zo efficiënt mogelijk te kunnen besteden

Vergaderingen kunnen soms veel energie kosten, omdat er niet genoeg tijd is om je van tevoren goed voor te bereiden.

Het vooraf versturen van belangrijke documenten en rapporten die behandeld gaan worden, is “van cruciaal belang” volgens Reed. Ook zegt zij dat men elkaar scherp moet houden door te controleren of het materiaal ook echt al is doorgenomen. 

“Daarnaast moet ervoor gezorgd worden dat iedereen in het team goed is opgeleid”, zegt Reed. “Dit betekent niet alleen dat iedereen snapt hoe alle technologie en vereiste systemen gebruikt wordt, maar ook hoe je effectief communiceert.” Volgens de expert kunnen beide namelijk een oorzaak van wrijving zijn.

In een thuiswerksituatie is het ook essentieel om het eens te worden over hoe het werk wordt gedocumenteerd en opgeslagen.

“Zorg ervoor dat alle communicatie zichtbaar is, ongeacht de locatie”, zegt Reed. “Je wil voorkomen dat een deel van het team geen toegang heeft tot belangrijke documentatie.” 

3. Klik het blokje met jouw camerabeeld weg

“We lopen normaal gesproken niet rond met een spiegel als we face to face met mensen praten”, zegt Reed. “Voor het eerst zien we onszelf in realtime communiceren met anderen en dat kan ontzettend afleiden.”

De meeste meeting-apps zouden een optie moeten hebben waarbij je de ‘selfview’ kunt uitzetten en daarmee je eigen gezicht van je scherm kunt halen, zonder dat je je camera uit hoeft te zetten. 

Als je je eigen camerabeeld niet uit kunt zetten, dan kan recht in de camera blijven kijken terwijl je praat je helpen te stoppen met constant naar jezelf te blijven staren, tipt Reed.

Meer tips om efficiënter thuis te kunnen werken: