- Je financiële administratie bijhouden is wettelijk verplicht voor ondernemers en biedt zzp’ers belangrijke financiële inzichten in hun onderneming.
- Volgens een peiling van de Belastingdienst zou meer dan een derde van de zzp’ers daarom hun administratie efficiënter willen inrichten.
- De fiscus deelt 5 tips om je administratie in 2022 zo goed mogelijk te organiseren.
- Lees ook: Je financiën in 2022: de 25 belangrijkste veranderingen op een rij
Als zzp’er ben je eigen baas en dat betekent dat je ook zelf verantwoordelijk bent voor de administratie van je onderneming. Hoewel veel zzp’ers het doen van de boekhouding niet als hun lievelingstaak zouden omschrijven, is het wel een belangrijke zaak.
Een goede administratie is niet alleen wettelijk verplicht, het geeft je als ondernemer ook inzicht in de financiële positie van je onderneming. Met een efficiënte boekhouding kun je de juiste bedrijfskeuzes maken en op tijd bijsturen als dat nodig is.
Volgens een peiling van de Belastingdienst wil 35 procent van de startende ondernemers en zzp’ers hun administratie daarom efficiënter inrichten. Het is echter niet altijd duidelijk uit welke elementen een goede administratie bestaat.
“Een goede administratie is voor elke ondernemer anders”, legt Ferry Hoogerheijde, startersvoorlichter bij de Belastingdienst, uit. “Het is belangrijk dat je administratie een weergave geeft van de activiteiten van jouw bedrijf. Ik heb het dan niet alleen over de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook over de contracten die je hebt afgesloten. Daarnaast moet de administratie actueel, raadpleegbaar en op redelijke termijn te controleren zijn door de Belastingdienst.”
Om startende ondernemers en zzp'ers te helpen het jaar goed te beginnen, deelt de Belastingdienst vijf tips voor het opzetten van een efficiënte administratie. Deze vind je hieronder.
1. Houd je administratie bij op één centrale plek, het liefst digitaal
Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun administratie digitaal in te richten. Werk bijvoorbeeld met online boekhoudsoftware. Het voordeel hiervan is dat je de btw-aangifte direct vanuit je pakket kunt doen. Dit scheelt tijd en voorkomt fouten bij het overtypen. Ook zorgt het ervoor dat je administratie eenvoudig te controleren is door de Belastingdienst.
2. Werk je administratie één keer per week en op een vast moment bij
Zodoende is je administratie altijd actueel en raadpleegbaar, en kom je bij een eventuele controle niet in de problemen omdat je belangrijke zaken bent vergeten toe te voegen.
3. Houd je zakelijke- en privéadministratie gescheiden
Dit geeft je onder andere een goed inzicht in je omzet. Als je deelneemt aan de kleineondernemersregeling (KOR) is dit inzicht nog belangrijker, want als je de omzetgrens van 20.000 euro overschrijdt, moet je je hier direct voor afmelden.
4. Bewaar alle administratieve gegevens in hun originele vorm
Komt een factuur digitaal binnen, dan bewaar je de factuur digitaal. Krijg je een factuur op papier, dan bewaar je de papieren factuur. In het laatste geval is het slim om de factuur ook in te scannen en digitaal te bewaren. Zo voorkom je dat je gegevens kwijtraakt wanneer ze vervagen door ouderdom, worden gestolen of als er brand uitbreekt. Volgens de Belastingdienst zijn dit namelijk geen geldige redenen om onder de bewaarplicht uit te komen.
5. Bewaar alle administratie minimaal 7 jaar (ook wat digitaal is)
Dit geldt niet alleen voor de kasadministratie, maar bijvoorbeeld ook voor contracten, in- en uitgaande facturen en afspraken uit je agenda. Maak dus regelmatig een back-up van je gegevens.
Sommige gegevens moet je zelfs 10 jaar bewaren, zoals de btw-gegevens van onroerend goed. Of de gegevens van afstandsverkopen waarvan je de btw aangeeft via het zogenoemde ‘éénloketsysteem’.
