Productiviteit is een onvolmaakte wetenschap.
Tenminste, dat is het voor mij.
Sommige dagen verlaat ik het kantoor, nog helemaal hyped, terwijl ik de taken die ik heb afgerond op mijn vingers tel als iemand waar je absoluut niet naast wil staan in de lift.
Op andere dagen zijn de negen uur op kantoor een vage herinnering. Er is dan geen enkele highlight.
De afgelopen weken vroegen meerdere collega’s me dezelfde vraag: Hoe structureer jij je werkdag? Ik dacht er eens over na, misschien voor het eerst, en kwam erachter dat ik mezelf op de goede dagen twee vragen stel.
Ik kan niet beloven dat deze vragen voor jou werken - ik kan niet eens garanderen dat ze voor mij blijven werken - maar het werkt voor nu.
1. Wat is op dit moment het belangrijkste?
Dit is mijn leidende vraag. Net als iedereen kan ik makkelijk verzanden in uren werk zonder de belangrijke dingen af te ronden. En die belangrijke dingen veranderen de hele tijd. Op dit moment is het het meest belangrijk dat ik:
- Het bewerken en publiceren van een tijdsgebonden artikel of het beantwoorden van een e-mail die al 24 uur op me wacht?
- Door een lijst van pitches van een freelancer gaan of meedenken over de kop van een redacteur die om een second opinion vroeg?
- Met een collega afspreken voor een voortgangsgesprek of verhalen naar ons social media-team sturen om te delen?
Dit zijn allemaal belangrijke zaken. Ze moeten allemaal gedaan worden. Mezelf vragen wat nú het belangrijkste is om te doen helpt me een volgorde bepalen. Is er een deadline? Wacht er iemand op mij? Wanneer zie ik het resultaat van mijn moeite?
In plaats van taak na taak afronden, wat gaten in mijn to-do-list slaan en de dag in één waas zien veranderen, probeer ik een impact te maken.
2. Waar heb ik zin in?
"Mijn boek uitlezen" en "naar het strand gaan" behoren niet tot de optie. Een betere vraag zou zijn: 'In welk werk heb ik nu het meeste zin in?'
Als ik geen duidelijk meest-belangrijke-antwoord heb, dan helpt deze vraag me om met het momentum te werken in plaats van ertegen. Het helpt me werken in - wat ik noem - 'batches'.
Dat betekent dat wanneer ik in een flow zit, ik er ten volste gebruik van maak. In plaats van op en neer springen van de ene naar de andere soort taak, kies ik er een. Ik probeer er zoveel mogelijk te doen voordat ik mijn aandacht weer kwijt ben.
Dit zijn bijvoorbeeld batches die ik koppel:
- Schrijven. Ik probeer soms dingen te schrijven.
- Bewerken. Ik kan beter meteen een paar artikelen achter elkaar redigeren.
- Contributor posts. Business Insider werkt met een hoop goede auteurs en publicaties, ik mag daar soms een hand in hebben.
- Tweets. Thank goodness dat je vooruit kunt plannen met TweetDeck.
- E-mails. Veel e-mails vragen niet direct om een reactie. Zeker wanneer er wat denkwerk in gaat zitten, neem ik liever de tijd om alles weg te werken in een bepaalde periode tijd.
- Vergaderingen. Als ik de keuze heb, dan plak ik mijn vergaderingen het liefst achter elkaar in de middag. Op deze manier heb ik lange periodes tijd achter mijn bureau en lange periodes van vergaderingen.
Heb ik geen fut meer voor de ene batch, dan staat er altijd een andere batch te wachten.
Zoals ik al zei: ik kan niet beloven dat deze vragen voor jou zullen werken, maar het is misschien een goed startpunt.
