Managers en bestuurder bij Amazon moeten goed kunnen lezen en schrijven om vergaderingen te kunnen voorzitten.
Dit heeft alles te maken met de manier waarop er bij Amazon vergaderd wordt. Een vreemde manier, aldus CEO Jeff Bezos tijdens een interview in april 2018 in het George Bush Presidential Center.
“We gebruiken geen PowerPoint bij Amazon”, aldus Bezos. “Wanneer we een nieuwe leidinggevende van buitenaf inhuren, waarschuwen we dat we de meest vreemde vergadercultuur hebben die je ooit bent tegengekomen”.
“Voor elke vergadering heeft iemand een zes pagina’s tellend, verhalend gestructureerd memo voorbereid. Met echte zinnen en werkwoorden, niet alleen bullets. Met als doel het creëren van de context van de discussie die we gaan voeren”.
Voor de vergadering begint gaat iedereen zitten en leest de memo in stilte, iets wat gewoonlijk een dik half uur duurt. Daarna wordt het memo besproken.
Twee weken schrijven aan een memo
Deze meetings zijn "zo om veel redenen vele malen beter dan de gebruikelijke PowerPoint-presentaties," aldus Bezos. Hij ging niet verder in op de redenen, maar zijn visie op de 'memo-driven meetings' deed hij uit de doeken in zijn jaarlijkse brief aan de aandeelhouders. Ook heeft hij de afgelopen jaren herhaaldelijk zijn aversie tegen PowerPoint uitgelegd.
In de brief legt hij uit dat het schrijven van een briljant en lang memo de schrijver dwingt de materie goed te begrijpen. Het bereik dwingt de schrijver ook om diens "resultaten te verbeteren".
Goed werk vergt zo bezien geen snelheid, maar inspanning. "Aan een goed memo zou je een week of twee moeten schrijven", aldus Bezos in de brief.
Discussies naar een hoger niveau
Omdat het schrijven van memo's zo veel tijd in beslag neemt, zorgt Bezos ervoor dat ze ook daadwerkelijk door iedereen in de vergadering gelezen wordt. En daar heeft hij zijn methoden voor.
"We lezen de memo's in de kamer. Net als op de middelbare school bluffen leidinggevenden zich een weg door een vergadering, alsof ze het memo gelezen hebben. Daarom moet je tijd vrijmaken zodat echt iedereen het memo leest en niet net doet alsof", aldus Bezos.
Uiteindelijk zal een "briljant en doordacht" memo de vergadering "naar een discussie van hoge kwaliteit sturen", meent de rijkste man ter wereld.
Maar misschien is er ook nog een andere reden voor deze "bizarre" vergadercultuur. Bezos is een boekenliefhebber, Amazon begon als een online boekenwinkel, dus lezen zit in het DNA van het bedrijf.
