We ontvangen allemaal wel e-mails die we gelijk weer weggooien. Maar als je een professionele relatie, of iemand die je bewondert, een bericht stuurt wil je niet dat jouw mail wordt genegeerd.
Bij de podcast Smart Passive Income vraagt Pat Flynn aan zakelijk pr-expert Selena Soo welke fouten je niet moet maken: “Welke dingen moet je niet doen als je contact wil maken met belangrijke mensen?”
Soo zegt dat alle fouten die zij tegenkomt onder dezelfde noemer vallen: jezelf niet kunnen verplaatsen in de positie van de ander.
De fout om je niet te verplaatsen in een ander valt in een e-mail extra op. Soo zegt dat dit de grootste fouten zijn die mensen maken:
1) Een ellenlang bericht sturen
Volgens Soo zijn mensen “opgewonden” over hun eerste mail aan een belangrijk iemand. Ze zien het als een “eenmalige kans” om in contact te komen. Die instelling kan leiden tot een ellenlang bericht waarin iemand alles opschrijft, wat hij of zij altijd al wilde zeggen tegen degene die ze bewonderen. Dat brengt de ontvanger in een lastige positie.
"Het is niet ongebruikelijk voor mensen om hele lange e-mails te sturen van wel dertien paragrafen die meerdere vragen en gedachten bevatten", zegt Soo.
"Ooit stuurde iemand me zo'n superlange e-mail. Ik zat middenin de lancering van een nieuw product en honderden mensen schreven me daarover. Ik deed zelfs op dat moment echt mijn best om iedereen persoonlijk terug te schrijven.
"Iedere e-mail is anders, maar ik was duidelijk niet in staat om die mail van 13 paragrafen net zo uitgebreid te beantwoorden. Mijn mail was behoorlijk kort. Ik kreeg een erg boos antwoord. Ze had zoiets van 'Je hebt mijn mail duidelijk niet eens gelezen'. Terwijl ik juist vriendelijk had uitgelegd dat ik de mail had gelezen. 'Ik waardeer uw mail, maar...' Ik moest dat opnieuw uitleggen."
2) Niet nadenken en daardoor ook niet opvallen
Het maakt niet uit hoe verbonden je je voelt met degene die je al twee jaar lang nieuwsbrieven verstuurt, je bent geen vrienden. "Ik heb te maken gehad met situaties waarin iemand me schreef alsof we beste vrienden waren", zegt Soo. "Ik ben dan van 'ho wacht even'. Ik typ de naam in en zie dat iemand me al meerdere e-mails heeft gestuurd, maar met boodschappen als 'Geweldige webinar' of 'Love it.' Dat is heel fijn om te horen, maar tegelijkertijd zul je dat soort reacties niet onthouden. Dus dat is ook iets om in gedachten te houden."
3) Iets onzinnigs vragen
Misschien wil je alleen maar een compliment geven of informatie, maar wees eerlijk er is een goede kans dat je iets van de ander wilt. "Ik denk dat het heel belangrijk is goed na te denken over het verzoek dat je doet", zegt Soo.
"Als je om een aanbeveling vraagt, verplaats je dan in diegene. Heeft het zin voor hem of haar om jou aan te bevelen? Ik weet zeker dat iedereen een aanbeveling wil van iemand die super beroemd is. Maar als je iemand niet goed kent, heeft die waarschijnlijk hooguit een paar keer contact met je gehad. Of je was een cursist. Dan is het lastig om je aan te prijzen, omdat in theorie elke cursist een aanbeveling kan vragen.
"Als je iemand diensten hebt geleverd of je coach bent geweest, of je hebt geholpen met een belangrijk project, kan het een gerechtvaardigd verzoek zijn. Maar je moet eerst bedenken: "Is het wel gepast om dit op dit moment te vragen?"
4) Te veel druk zetten
Volgens Soo is het allerbelangrijkste dat je de ontvanger op z'n gemak stelt. En dat heeft alles te maken met de taal die je gebruikt. "Je wilt niet overkomen als iemand die volledig afhankelijk is van de uitkomst", zegt ze.
"Misschien moet het zoiets zijn als 'Ik wilde dit idee even voorleggen' en dan het idee uitleggen en zien of ze geïnteresseerd zijn of niet. Dat is iets anders dan: 'Kan je dit doen?' of 'Wat denk je hiervan?' Ik vind dat zelfs die kleine aanpassingen al een groot verschil kunnen maken."
