Hoe bepaal je je uurtarief? Hier moet je op letten als zzp'er

Je hebt een gat in de markt ontdekt met je bedrijf. Maar hoe bepaal je nu je uurtarief? En wat zijn de meest gemaakte ondernemersfouten? We vroegen het aan zes experts en ervaringsdeskundigen.

Veel startende ondernemers worstelen met de vraag: hoeveel mag ik rekenen voor mijn diensten? Het lijkt vrij eenvoudig: je kijkt om je heen wat een gebruikelijk tarief is en haakt daarop aan.

Fout, zeggen zes door Business Insider geraadpleegde experts en zzp’ers unaniem. Je moet je eigen koers varen. Maar hoe doe je dat?

Stap 1: Hoeveel heb ik nodig om van rond te komen?

Je werk is niet je hobby. Het is wel de bedoeling dat je van je inkomsten kunt leven, zegt Daphne Lie, eigenaar van D-Ly, een bedrijf dat zzp’ers adviseert over financiële zaken. Om klanten te helpen bij het vaststellen van hun uurtarief heeft ze een tool ontwikkeld, die je gratis kunt aanvragen via haar website.

De eerste stap is bepalen wat je per maand minimaal nodig hebt om van te leven. Denk bijvoorbeeld aan je hypotheek, energiekosten, boodschappen, reserveringen voor je pensioen en vakanties.

Stap 2: Wat zijn mijn zakelijke kosten?

Uiteraard maak je ook kosten als ondernemer. Denk bijvoorbeeld kosten voor de huur van een bedrijfspand, je telefoon- en internetabonnement, autoritten en een belastingadviseur. Tel deze kosten bij elkaar op.

Stap 3: Hoeveel belasting wordt er ingehouden?

Maak ook een inschatting van de inkomstenbelasting en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (5,75% in 2021) die de Belastingdienst bij je int.

Stap 4: Hoeveel uren kan ik per jaar factureren?

De volgende stap in de tool van Lie is het aantal declarabele uren inventariseren. Dit is het aantal werkbare dagen na aftrek van vakantie, feestdagen en een inschatting van ziektedagen. Trek ook de uren af die je niet kunt doorberekenen aan de klant, zoals voor factureren.

Stap 5: Rekensom maken voor uurtarief

Door alle kosten en belastingen bij elkaar op te tellen en dat te delen door het aantal facturabele uren, rolt er een uurtarief uit.

Volgens Lie is deze rekensom ook nuttig voor een haalbaarheidsonderzoek van je bedrijf. "Je weet wat je minimale omzet moet zijn, hoeveel uren je hiervoor moet draaien en of dat reëel is."

Stap 6: Is je uurtarief marktconform?

Om concurrerend te kunnen zijn, moet je uurloon niet extreem boven of onder het gemiddelde in je branche liggen. Wat een marktconform tarief is, varieert per branche. De website Loonwijzer.nl biedt een aardige indicatie van de gebruikelijke uurtarieven in vijftig beroepsgroepen.

Ook de websites freelancer.nl en freelance.nl zijn handig om even te checken, zegt Renée van der Hoff, eigenaar van PR-bureau Desk Dertig in Tilburg. "Hier vind je een ruim aanbod van freelancers en het uurtarief per specialist."

Rolt er uit de berekening een te hoge prijs, dan kun je kijken of je nog wat extra waarde voor de klant kunt toevoegen, adviseert Hilde Radt, financieel business coach in Tilburg. "Je kunt bijvoorbeeld een extra online programma leveren of een extra één op één sessie organiseren. Kijk wat de klant waardeert en wat je zonder veel kosten extra kunt bieden."

Stap 7. ... en strookt het met jouw kwaliteiten?

De tarieven van concurrenten geven een aardige indicatie, maar niet meer dan dat, relativeert Van der Hoff. "Het is vaak appels en peren vergelijken. In mijn vakgebied, PR, doet niet iedereen exact hetzelfde. Dus staar je hier niet blind op." Kijk voor het bepalen van je uurtarief daarom ook wat jou onderscheidt van de concurrentie, en hoeveel opleiding en ervaring je hebt.

Stap 8: Houd rekening met een marge

"Het is natuurlijk wel de bedoeling dat je erop gaat verdienen", vervolgt Van der Hoff. "Zorg er daarom voor dat in jouw tarief een marge is ingebouwd. Dit is bovendien je onderhandelingsruimte."

Er zijn volgens haar ook factoren die je uurprijs wat kunnen drukken. "Voor een langdurige opdracht kun je wat in prijs zakken, omdat dit je langere tijd van inkomsten garandeert."

Tip: Overweeg andere tariefvormen

Het voordeel van een uurtarief is dat je alle gewerkte uren vergoed krijgt. Maar je kunt er ook voor kiezen om per opdracht betaald te worden. Hilde Radt, financieel business coach in Tilburg, is daar een warm voorstander van. 

"Werk je met een uurtarief, dan heb je er belang bij om er meer uren aan te besteden, terwijl de klant het zo snel mogelijk af wil hebben", aldus Radt. "Door te werken met een vaste prijs voorkom je discussies over de tijd die je erin steekt. Je laat de klant dan betalen voor het resultaat."

Om met vaste prijzen te kunnen werken, is het wel van belang dat je vooraf goed inschat hoeveel tijd in de opdracht gaat zitten. Anders loop je het risico dat je jezelf uit de markt prijs of juist verlies lijdt op de opdracht.

... zoals een standaard pakketprijs

Margriet Hulsker, boudoir-fotografe voor Sweet Boudoir Photography, werkt met een standaard pakketprijs, waar het uurtarief voor haar en voor de visagiste bij is inbegrepen. "Ik heb onderzocht welke inkomsten ik per maand nodig heb, welke kosten ik per maand heb en hoeveel tijd ik met een fotoshoot bezig ben, inclusief het contact voor- en achteraf. Hieruit rolde een pakketprijs."

Bij dit tarief zitten de eindproducten niet inbegrepen, zo laat ze de klant vooraf duidelijk weten. "Het is belangrijk om zwart op wit te zetten wat de klant krijgt voor deze prijs; welke service is inbegrepen en welke kosten er eventueel achteraf nog gemaakt worden bij het nabestellen van eindproducten."

Valkuil 1: te lage prijs

Een van de meest gemaakte fouten is dat ondernemers eerst kijken naar de tarieven van de concurrent en daar vervolgens net onder gaan zitten, meent Hilde Radt. "Ze denken dat opdrachtgevers dan gaan overstappen. Maar degenen die dat doen, wil je liever niet hebben als klant. Dat zijn koopjesjagers, die zo weer weg zijn als een concurrent goedkoper is."

Met een hoger tarief trek je volgens Radt vaak leukere klanten. "Ze nemen je dan vaak serieuzer en vertrouwen op je expertise."

"Vraag jezelf ook af of je er wel blij van wordt om voor een appel en een ei te werken. "Dat kost heel veel energie", zegt Fijke Willemse, businesscoach en uitgeroepen tot beste counselor van België en Nederland.

Maak klanten tot de cheerleaders van je bedrijf

Ze merkt dat veel ondernemers - met name vrouwen - zichzelf onderschatten. "Ze zijn bang om een hoog tarief te vragen. Maar het is belangrijk om in jezelf te durven geloven. Kijk welke voordelen je met jouw diensten of product aan de klant kan bieden en zorg dat je dat goed verkoopt."

Willemse wijst erop dat voor kwaliteit best betaald mag worden. "Het is een win-winsituatie: jij levert een goede dienst en de klant betaalt daarvoor." Ze geeft naar eigen zeggen altijd meer dan de klant verwacht. "Zo worden mijn klanten de cheerleaders van mijn bedrijf."

Ook Hilde Radt merkt dat veel vrouwen de waarde van hun diensten niet inzien. Zij raadt dan aan om alle positieve mails van klanten door te lezen. "Dan zie je hoeveel waarde je toevoegt. Alleen als je het zelf gelooft dat je die prijs waard bent, kun je het verkopen." Ben je er nog niet klaar voor om een hoger tarief te vragen, dan adviseert Radt om te kijken of je nog wat extra's kunt toevoegen aan je dienst.

Een ander risico van een te lage prijs is dat het lastiger wordt om je tarieven te verhogen, waarschuwt Van der Hoff. "Als een opdrachtgever jou bij een ander aanbeveelt en je uurtarief vermeldt en jij stuurt vervolgens een offerte met een hogere prijs, kan dat in je nadeel werken."

Valkuil 2: Niet luisteren naar je intuïtie

Bij de afweging tussen een te hoog of een te laag tarief, is het heel belangrijk om te luisteren naar je intuïtie. Maar juist dat wordt weleens vergeten, merkt Willemse. "Je kunt prima aanvoelen of een uurtarief te laag is of niet."

Divera van der Elst helpt met haar bedrijf Divera.nl coaches om succesvol te zijn als ondernemer. Zij vult aan dat het van belang is om een tarief te kiezen waar je je prettig bij voelt. "Je moet het tarief wel kunnen verkopen. Anders wordt het lastig om klanten te krijgen." Ze merkt dat veel ondernemers een hoog bedrag kiezen omdat ze bang zijn anders niet serieus te worden genomen. "Maar als je buikpijn krijgt om het bedrag te noemen, kun je geen klanten binnenhalen."

De beste manier om je waarde te ontdekken is door veel meters te maken. Divera adviseert startende ondernemers om in het begin te werken met oefenklanten. "Dat levert geen inkomsten op, maar het is wel heel leerzaam. Je leert welke verbeterpunten er zijn, maar ook hoeveel tijd een opdracht kost en wat je waard bent."

Valkuil 3: Niet-declarabele uren vergeten

Klanten werven, offertes maken, factureren, je belastingaangifte doen, netwerken, reizen, cursussen volgen... Niet alle gewerkte uren kun je in rekening brengen. Volgens de Kamer van Koophandel mag een startende ondernemer tevreden zijn als hij 50 tot 60 procent van alle werkdagen kan factureren. Dit wordt vaak over het hoofd gezien bij de berekening van het uurtarief.

Valkuil 4: Extra kosten niet meerekenen

Een uurtarief oogt al snel vrij hoog; zeker als je het vergelijkt met het bedrag dat op je rekening werd gestort toen je nog in loondienst werkte. Maar bedenk wel dat een werknemer veel extra's krijgt die je als ondernemer zelf moet betalen, zoals bescherming tegen arbeidsongeschiktheid, pensioenpremies, vakantiegeld en een dertiende maand.

Ook ziek zijn en op vakantie gaan is een stuk duurder, omdat je dan niet krijgt uitbetaald. Neem deze kosten ook mee in de berekening van je uurloon.

Valkuil 5: Geen buffer

Ondernemers vergeten vaak ook een buffer aan te leggen voor hun pensioen en voor onvoorziene omstandigheden, zoals een onverwachte belastingaanslag, verlies van opdrachten en arbeidsongeschiktheid. Hoe groot die buffer moet zijn hangt af van verschillende factoren. Lie, tevens schrijver van het boek 'Je financiën als zzp'er de baas', adviseert om hiervoor circa 10 procent van het uurtarief (en dus de omzet) te reserveren.

Valkuil 6: Belastingen niet meegenomen

Veel ondernemers gaan uit van bruto bedragen, merkt Hilde Radt. "Ze hebben bijvoorbeeld berekend dat ze 2.000 euro per maand moeten verdienen om alle lasten te kunnen betalen. Maar ze vergeten dat dit een nettobedrag is. De Belastingdienst brengt nog inkomstenbelasting in rekening.

Valkuil 7: Geen duidelijke afspraken maken

Een andere dure fout is verzuimen om duidelijk af te spreken wat wel en niet bij de prijs is inbegrepen. Dat kan leiden tot misverstanden. Leg dit schriftelijk vast in een opdrachtbevestiging of offerte.

LEES OOK: Vergeet uurtje-factuurtje: zzp’ers kunnen beter een abonnement aanbieden, stelt deze adviseur met méér werk dan voorheen