Als kleine of middelgrote ondernemer was klantcontact van oudsher iets waarmee je je kon onderscheiden. Waar klanten bij grote partijen nogal eens verdwaalden in een moeras van afdelingen die volledig langs elkaar heen leken te werken, waren ze bij die kleine ondernemer, verzekerd van aandacht en een goede service.
Dat laatste is niet veranderd. Wat wel verandert, is het serviceniveau van grote ondernemingen. Ze kennen kun klant misschien niet persoonlijk, maar dankzij CRM-software wordt elk klantcontact zorgvuldig geregistreerd en zijn ze in staat dat gevoel van een persoonlijke service te geven.
Grote bedrijven hebben dus tegenwoordig niet alleen het voordeel van hun omvang, maar door de digitalisering veel minder last van de nadelen. Sterker nog, doordat ze veel klanten en veel data hebben, kunnen ze ook nog beter op de wens van de klant inspelen.
Concurreren met grotere bedrijven
Toch is dat geen reden om als kleine ondernemer te wanhopen. Veel van de software waar die grote jongens al jaren profijt van hebben, is ook beschikbaar voor MKB-ondernemers. En dan gaat het niet om uitgebreide Customer Relationship Management-pakketten of Enterprice Resource Planning (ERP) software. Als kleine ondernemer heb je vaak noch de tijd, noch de mensen om al die systemen met data te voeden of te onderhouden. Nee, het gaat om software waarmee je jouw bedrijfsproces optimaliseert en je klant beter helpt zonder dat het heel duur of onoverzichtelijk wordt.
Waar hebben we het over? Work management software gebruik je voor je gehele bedrijfsproces: van het verzamelen van leads, de planning tot het sturen van de facturen. En omdat iedereen in je bedrijf in hetzelfde programma werkt en bij de data kan, voorkom je miscommunicatie, vertragingen en misverstanden. Daarnaast kun je work management software koppelen aan andere software die je toch nodig hebt, denk aan het boekhoudpakket.
Slimme jongens
Hoe werkt dat in de praktijk? Slimme jongens is een bedrijf met een tiental werknemers dat woningen in het hogere segment ‘slimmer’ maakt. “Wij sluiten alles zo op elkaar aan dat de woning ‘weet’ wat de behoefte is van de bewoner. Zo ziet app door middel van GPS dat je niet thuis bent. Wanneer je een stuk van de woning af staat, gaat het alarm aan. Ben je onderweg naar huis? Dan gaat de verwarming alvast aan. Ook wordt de modus van de verlichting automatisch aangepast op basis van het tijdstip”, zegt mede-eigenaar Maickel Kinnaer van Slimme Jongens.
Slimme jongens ontzorgt de klant in het hogere segment in de woningmarkt. Dat betekent wel dat hun proces aan de achterkant extra goed verzorgd moet zijn. Niet alleen hun eigen dienst moet slim zijn, hun backoffice evenzeer.
Direct een offerte bieden
Slimme Jongens is een van de 12.000 Nederlandse MKB-bedrijven die daarvoor work management software van Teamleader gebruikt. Zodra het eerste contact met de klant is gelegd, wordt alles gelogd en kan iedereen in bij de informatie. Als een klant vervolgens de showroom bezoekt, krijgt hij ter plekke een offerte. “Deze offerte wordt via de mail naar de klant gestuurd en na ondertekening maakt een van de projectleiders een project aan in Teamleader. Hij plant vervolgens direct in het systeem de werkzaamheden in bij de monteurs. Zij voeren op hun beurt weer alle uren en werkzaamheden per dag en week in”, zegt Kinnaer van Slimme Jongens. Vervolgens rolt ook de factuur uit het systeem én volgt er een seintje dat er een flesje wijn richting de klant kan om de oplevering te vieren.
Work management software zorgt bij Slimme Jongens en duizenden andere bedrijven voor structuur, overzicht en klantgerichtheid. In plaats van dat ondernemers slechts een deel van hun processen digitaliseren, maken softwarepakketten als Teamleader het mogelijk om een stap te zetten richting een echte digitale transformatie van het hele bedrijf.