Wist je dat crediteurenafdelingen gemiddeld 19 kopieën van elke factuur maken? Maar wist je ook dat de op dit gebied best georganiseerde bedrijven meer dan tien keer zo goedkoop opereren als de slechtst presterende bedrijven?
De overstap van papier naar digitaal loont dus. Konica Minolta, leverancier van slimme oplossingen voor digitale factuurverwerking, zet de redenen op een rij.
Voorwaarde is wel dat je de verwerking van papieren facturen opnieuw inricht. Met aanlevering op één punt, het scannen van de facturen en intelligente koppeling aan je boekhoudpakket.
Enkele voordelen:
- Inzicht in de factuurstromen
Nooit meer zoeken waar een factuur zich in de organisatie bevindt. Helderheid over de status: is de factuur al goedgekeurd of betaald? - Snelle rapportages
Maandrapportages worden niet langer opgehouden door het achterhalen van openstaande papieren facturen. De informatie wordt actueel en compleet. - Hogere productiviteit
Het handmatig archiveren of kopiëren, doormailen of navragen van facturen is verleden tijd. Financiële administraties krijgen minder informatieverzoeken en krijgen meer tijd voor kwalitatief werk, zoals budgettering en planning. - Betere borging compliance
Onduidelijke processen voor verwerking van papieren facturen vergroten de kans op bewuste of onbewuste fouten en misbruik. Bij digitale processen is het altijd helder wie accordeert en betaalt. - Meer efficiëntie
Oplossingen zoals die van Konica Minolta koppelen digitale facturen aan de gegevens van de leverancier zoals die in het boekhoud-systeem staan. Zo kun je ook het ordernummer en bedrag van de factuur snel vergelijken met de bestelling in het systeem. - Grote kostenbesparingen
Denk bijvoorbeeld aan lagere kosten voor papier, mappen en dozen. Maar bovenal aan besparingen op het gebied van tijd en arbeid: geen handmatige invoer meer, niet langer zoeken naar facturen via de telefoon, mail of kantoorwandeling. Budgetverantwoordelijken zien altijd en overal de status van facturen en eventuele disputen worden makkelijker opgelost.
In de praktijk blijkt dat niet alleen medewerkers van een financiële afdeling blij zijn met zo’n digitaal verwerkingsproces van facturen. Ook marketeers, IT’ers en juristen hebben baat bij zo’n stressvrije oplossing.