Boven op de kosten voor bouw en onderhoud van een website komen de kosten om hem online te zetten – de webhosting. Dat hoeft niet duur te zijn, maar ondernemers worden vaker afgezet dan je denkt. Drie vragen die je moet stellen om te hoge kosten te voorkomen.

De kosten voor sites willen nog weleens enorm uit de klauwen lopen. Na de 74 miljoen dollar die de Amerikaanse overheid uitgaf aan de bouw van Sam.gov, kostte de hosting nog eens 9 miljoen dollar per jaar. België gaf de laatste jaren bij elkaar maar liefst 83 miljoen euro uit aan Belgium.be.

Wie denkt dat alleen overheden het zo aanpakken en dat bedrijven immuun zijn voor online afzetterij, heeft het mis. Bedrijven zijn alleen minder transparant in wat ze uitgeven. Vooral voor ondernemers zonder IT’ers onder hun personeel of in hun vriendenkring vinden het lastig om in te schatten wat een redelijke prijs is voor de ‘online presence’.

1. Wat heb ik eigenlijk nodig?

Als je geen idee hebt wat je nodig hebt, dan laat je je al snel iets aanpraten door een handige ICT-dienstverlener. Vraag daarom eens aan de huidige hosting-leverancier wat je eigenlijk afneemt. Dus hoeveel dataverkeer je verbruikt met je site(s), wat voor server (of hoeveel servers) er nodig is om je website draaiende te houden en wat voor software op die server draait.

IT’er Stef Boerhout richt netwerken in voor mkb-bedrijven. Er kan heel veel, zegt hij, maar heb je dat ook nodig? “Het is belangrijk is om goed de benodigde functionaliteit inzichtelijk te maken. Wil je een server met je site, alle mail, een telefooncentrale of een combinatie daarvan? Vaak stelt de provider dingen beschikbaar die de klant niet benut, maar waar hij wel voor betaalt.”

Twintigduizend euro betalen om de bedrijfswebsite in de lucht te houden (heus, dat komt voor) is voor veruit de meeste bedrijven in het midden- en kleinbedrijf 19.000 euro te veel. Voor gewoon een website, wat mailadressen en een domeinnaam zou je niet meer dan vijftig euro per jaar moeten betalen.

Wat de prijs van webhosting flink kan opdrijven zijn de eisen die je stelt aan de service. Dus hoe bereikbaar moet de helpdesk zijn en hoe vaak mag de server offline zijn voor onderhoud?

Hetzelfde geldt voor beveiliging. Niet iedereen heeft data die zo gevoelig is dat hij perfect NSA-proof opgeslagen moet worden in Zwitserland of in een nucleaire bunker in Stockholm.

2. Kan dat niet goedkoper?

Als je eenmaal weet wat je wilt inkopen, bel dan vijf andere partijen om te vragen wat zoiets moet kosten. Dat kan ook heel informatief zijn als een bestaand ICT-contract toe is aan verlenging.

Maak duidelijke afspraken met de ICT-afdeling en de leveranciers, dat scheelt een boel vage kosten. Een budget zonder duidelijke doelen geeft een leverancier de vrijheid om flinke kosten te rekenen, zonder dat duidelijk is waarvoor.

Een mailbox aanmaken voor een nieuwe werknemer kost jouw ICT-leverancier maximaal 15 minuten. "Het kan zelfs sneller", vertelt Stef Boerhout. "Voor grote bedrijven is er vaak een script dat meerdere gebruikers kan aanmaken in korte tijd."

Sipke Overbeeke heeft een navigatie-app voor de iPhone, Topo GPS, die al meer dan een jaar in de top 100 van betaalde apps staat. De kaarten voor die applicatie staan op een eigen server, waar ook nog enkele andere sites draaien. Het gaat om veel data en vrij veel dataverkeer.

Ook bij kleinere bedrijven betaal je snel teveel, meent Overbeeke. Zijn server stond eerst bij Denit. "Zij waren ooit de goedkoopste betrouwbare hoster, maar later werden ze steeds duurder. Ze verhoogden zelfs de prijs omdat opslag duurder was geworden." Inmiddels heeft hij zijn klandizie verhuisd naar Amazon. "Daar een server neerzetten vereist veel technische kennis, maar de kosten zijn vier keer lager."

3. Kan ik het niet beter zelf doen?

Een optie die helemaal een stuk goedkoper kan uitvallen: gewoon zelf een webserver neerzetten. Je moet er wel de kennis voor in huis hebben, maar superingewikkeld is het ook weer niet. Michiel Mijdam werkt in de IT als projectleider en is zelf technisch erg handig. Het aantal websites van zijn eigen bedrijf en dat van zijn vrouw begon toe te nemen. "De mail bij onze provider was erg onbetrouwbaar. Die was soms een hele dag onbereikbaar en dat kost business."

Mijdam zette thuis een server neer die meerdere websites en ook de mail afhandelt, helemaal opgezet met open-source software. Dankzij een glasvezelverbinding van XS4ALL is de snelheid waarmee de sites te bekijken zijn geen probleem. Het voordeel van een eigen server is dat je gemakkelijk nieuwe sites en mailboxen kunt toevoegen en dat je zelf software kan installeren. Geen telefoontjes meer naar een verre, soms dure helpdesk dus.

Michiel Mijdam noemt ook als voordeel dat je zelf controle hebt over je eigen bestanden: "Ik ben de baas over mijn servers. Ik bepaal wie toegang heeft tot de bestanden en de mails, niet de NSA."

Bij de berekening van de kosten moet wel het stroomverbruik meegerekend worden. Een server staat het hele jaar door aan en dus is iedere watt verbruik meteen merkbaar in de kosten. Maar hoe meer sites er op de server draaien, hoe voordeliger het wordt. Waar je wel aan moet denken, is goede beveiliging en vaak backuppen – maar dat moet een verantwoordelijke ondernemer toch al.