Ruim 85 procent van de kleine ondernemers kampt weleens met rekeningen die te laat worden betaald. Als de inning niet lukt, kan een incassobureau soelaas bieden. Hoe onderscheid je een betrouwbaar bureau van een cowboy?

Het aantal incassozaken steeg vorig jaar met ruim 16 procent naar 4,2 miljoen. In totaal stond er voor 7 miljard euro aan vorderingen open. Omdat niet-betaalde rekeningen een risico vormen voor de continuïteit van je bedrijf, is het belangrijk om snel in actie te komen als een betalingstermijn is verstreken.

Onbeschermde markt

Als het niet lukt om een rekening zelf te incasseren, kun je de vordering uit handen geven aan een incassobureau.
De incassomarkt is echter niet beschermd. Iedereen mag een incassobureau beginnen; ook als het ontbreekt aan de benodigde kennis en ervaring. Hierdoor zijn in de markt ook beunhazen actief: bedrijven die het met de regels niet nauw nemen, of debiteuren op een agressieve, intimiderende manier bejegenen.

Wetsvoorstel

Om hier een eind aan te maken, heeft de ChristenUnie vorig jaar een initiatief wetsvoorstel aangekondigd dat de incassobranche moet reguleren. Dit voorstel zal voorzien in kwaliteits- en opleidingseisen en een verplichte klachtenregeling. Ook zal een toezichthouder worden aangewezen, die beschikt over sanctiemogelijkheden, om incassobureaus die zich niet aan de wet houden aan te pakken.
ChristenUnie-Kamerlid Carola Schouten kan nog niet zeggen wanneer zij het wetsvoorstel indient. Mogelijk is het voorstel dit najaar al klaar.

Tot die tijd moet je dus zelf op zoek naar een betrouwbaar bureau. Alleen: hoe kun je een solide, betrouwbaar bureau onderscheiden van een cowboy?

Keurmerk

Er is in Nederland één branchevereniging in de incassomarkt: de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI). Hierbij zijn 28 bedrijven aangesloten. Dat lijkt niet veel, maar zij bestrijken wel circa 70 procent van de incassomarkt.

De aangesloten bedrijven beschikken over het Incasso Keurmerk en hebben een gedragscode ondertekend, waarin onder meer eisen staan op het gebied van de omgang met debiteuren en de inrichting van de financiële administratie.
Zo houden deze incassobureaus zich aan de wettelijke incassotarieven (WIK) en mogen zij alleen maatregelen aankondigen die ze ook echt mogen en kunnen uitvoeren. Dreigen met bijvoorbeeld een negatieve BKR-registratie mag dus niet, omdat een incassobureau niet de bevoegdheid heeft om meldingen te doen bij het BKR.

Derdenrekening

Heel belangrijk is ook dat alle aangesloten incassobureaus beschikken over een derdenrekening, waarop betalingen van debiteuren terechtkomen. "Bedragen op die rekening zijn beschermd tegen een faillissement. Als een debiteur heeft betaald, maar het geld niet is gestort op een derdenrekening, kun je naar je geld fluiten als het incassobureau failliet gaat", zegt Jeanine van Noordenne, bureaudirecteur van de NVI. "Een van onze leden, het Eindhovense Inkasso Unie, ging vorig jaar failliet. Maar omdat de derdenrekening op orde was, zijn toen geen opdrachtgevers gedupeerd."

Leden van de NVI moeten ook hun medewerkers opleiden. Concrete opleidingseisen zijn er nog niet, maar de NVI is wel bezig om eindtermen te ontwikkelen.

Verder zijn er heldere regels over een goede communicatie met de opdrachtgever zoals duidelijke contracten, melding over de voortgang en het moment van afdracht van geïnde vorderingen.

Eens in de twee jaar worden de aangesloten bedrijven aan een audit onderworpen: het onafhankelijke  Keurmerkinstituut controleert dan of de leden voldoen aan alle vereisten van het keurmerk.

Klachtenregeling

De leden zijn ook aangesloten bij een klachteninstituut, het KIGID. Als er iets mis gaat en het incassobureau het geschil niet naar tevredenheid oplost, dan kun je daar terecht.

Kies je een bedrijf dat niet is aangesloten bij de NVI, informeer dan in ieder geval of het bureau beschikt over een derdenrekening en een aansprakelijkheidsverzekering. Ook is van belang dat het incassobureau alleen de wettelijk toegestane incassokosten in rekening brengt. Leg alle afspraken over kosten en kostenverhogingen vast.

Veel incassobureaus noemen op hun website namen van klanten. Je kunt hier echter niet uit afleiden hóe het incassobureau de bedragen int en of debiteuren wel op een nette manier worden aangesproken.
Die bejegening is wel belangrijk, want de reputatie van je bedrijf en de relatie met je klant staan op het spel als je in zee gaat met een bureau dat zich agressief opstelt en woekertarieven in rekening brengt. Debiteuren lopen doorgaans niet te koop met hun ervaringen met een incassobureau. Je zult op dit vlak dus grotendeels op je gevoel moeten vertrouwen, als je kiest voor een bureau zonder keurmerk.

No cure no pay

Veel incassobureaus werken op basis van no cure no pay. Als zo'n bureau er niet in slaagt de vordering te incasseren, dan hoef je niets te betalen. Dit betekent echter niet automatisch dat je nooit de portemonnee hoeft te trekken, waarschuwt Van Noordenne. "Als het niet lukt om via een minnelijk traject te incasseren en gerechtelijke stappen nodig zijn, dan komen deze kosten vaak wél voor jouw rekening."

Dit kan duur uitpakken. Je moet onder andere rekenen op griffiekosten (al snel enkele honderden euro's) en kosten voor het betekenen van de dagvaarding door de gerechtsdeurwaarder (ruim 75 euro). Informeer daarom vooraf wat wel en niet onder no cure no pay valt.

Deurwaarder

Er bestaan incassobureaus die onderdeel zijn van een deurwaarderskantoor. Dat lijkt handig, omdat dan het hele traject bij hetzelfde bedrijf kan worden afgelegd. Maar volgens Van Noordenne loop je dan wel het risico dat het bureau eerder overgaat tot gerechtelijke stappen. Dat leidt hogere kosten die voor jouw rekening komen als deze niet op de debiteur verhaald kunnen worden.

Een zelfstandig incassobureau daarentegen zal waarschijnlijk tot het uiterste gaan om minnelijk te incasseren. Dat houdt de kosten voor jou binnen de perken; niet onbelangrijk voor een ondernemer.

Lees ook:

't Gat in de markt: incasso zonder strijkstok
Dit moet je weten over incasso
Zó stel je een goede factuur op
Overschat niet de macht van incassobureau

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl