Een factuur is pas rechtsgeldig als deze voldoet aan de eisen die de Belastingdienst heeft opgesteld. Maar wat moet er eigenlijk precies op staan?

Om met het goede nieuws te beginnen: niet iedereen hoeft een factuur op te stellen. Verkoop je spullen aan een particulier, dan is dit niet nodig. En run je bijvoorbeeld een restaurant of café of ben je taxichauffeur, dan hoeven je facturen niet alle toeters en bellen te hebben die normaal gesproken nodig zijn. Val je buiten de uitzonderingen die de Belastingdienst opsomt, dan let het wel nauw.

Adresgegevens

Uiteraard moeten alle relevante namen en adresgegevens op een factuur worden vermeld, zoals de volledige naam en adresgegevens van jou en je afnemer en de handelsnaam van je bedrijf. Ook het adres waarop je bedrijf is gevestigd moet je vermelden. Uitsluitend een postbusnummer vermelden mag niet. Dit wordt door ondernemers geregeld over het hoofd gezien.

Verder moet je niet vergeten om het nummer van de Kamer van Koophandel en je btw-nummer te noemen. Is sprake van een bedrijfsonderdeel dat activiteiten in rekening brengt, dan moet het btw-nummer van dat onderdeel worden genoteerd.

Betalingstermijn

Uiteraard moet je ook je volledige IBAN-nummer vermelden plus de betalingstermijn. Voor facturen tussen bedrijven of tussen bedrijven en overheden geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. In een overeenkomst mag dit worden opgerekt tot 60 dagen, mits kan worden aangetoond dat dit voor geen van beide partijen nadelig uitpakt. Er geldt geen wettelijke minimumtermijn, dus je mag op je factuur vragen om de rekening binnen twee weken te betalen. Houd uiteraard goed bij of facturen op tijd worden betaald, om een slopend incassotraject te voorkomen.

Factuurdatum

Uiteraard moet je ook duidelijk vermelden welke goederen of diensten je hebt geleverd en wanneer dit is gebeurd. Ook de factuurdatum mag uiteraard niet ontbreken. Je bent verplicht je factuur te versturen vóór de vijftiende van de maand die volgt op de maand waarin je jouw product of dienst hebt geleverd. Heb je op 17 februari een dienst verricht, dan moet jouw rekening dus vóór 15 maart de deur uit.

Moet je kwartaalaangiftes doen voor de omzetbelasting, dan kun je wel een beetje manoeuvreren. Bij de aangifte is namelijk niet de datum waarop je de diensten hebt geleverd leidend, maar de factuurdatum. Btw die je in maart in rekening brengt, moet je al in april afdragen aan de fiscus. Verstuur je de rekening echter in april, dan hoef je de btw pas in juli af te dragen. Je kunt er in dat geval voor kiezen om de rekening voor diensten die je in maart levert pas in april te versturen, zodat je dit bedrag pas later hoeft terug te betalen en geen bedragen hoeft voor te schieten.

Lees ook op Business Insider

Dit heeft wel als nadeel dat je langer op je geld moet wachten. Voer je dit trucje rond de jaarwisseling uit en zijn er bovendien hoge bedragen mee gemoeid, dan moet je je realiseren dat je winstcijfers over het voorgaande jaar lager uitvallen. Dat kan ertoe leiden dat je minder kunt lenen bij de bank.

BTW

Dan de bedragen. Lever je goederen of diensten waarvoor je btw in rekening moet brengen, vermeld dan eerst het bedrag zónder omzetbelasting. Daaronder vermeld je het btw-percentage plus het btw-bedrag, afgerond op twee cijfers. En tot slot het totale bedrag inclusief btw. Het kan voorkomen dat voor goederen en diensten verschillende btw-percentages gelden. Deze moet je dan apart vermelden.

Soms is nog extra informatie vereist. Als er bijvoorbeeld een bijzondere btw-regeling van toepassing is (bijvoorbeeld als de btw is verlegd of als je producten of diensten levert die zijn vrijgesteld voor de btw), moet je dit expliciet vermelden. En als je levert aan een klant uit het buitenland, hoor je ook het btw-nummer van de klant te vermelden.

Doornummeren

Het is heel belangrijk dat elke factuur een uniek, opvolgend nummer krijgt. Hiermee wordt voorkomen dat rekeningen buiten de radar van de fiscus blijven. Een veel voorkomende methode is beginnen met het jaartal en vervolgens drie nullen, zoals 20170001. Zorg er wel voor dat er voldoende ruimte is om door te nummeren. Gebruik je bijvoorbeeld voor de eerste factuur van dit jaar nummer 201701, dan kun je tot de jaarwisseling hooguit 99 facturen versturen. Anders kom je in de knoei.

Veel ondernemers beginnen in het nieuwe kalenderjaar weer opnieuw met nummeren vanaf 0001: hun eerste factuur na de jaarwisseling krijgt dan bijvoorbeeld het nummer 20170001. Hoewel dat cijfer hoger is dan 20160123 en dus doornummert, loop je wel het risico op dat de Belastingdienst lastige vragen gaat stellen bij een boekencontrole. De inspecteur kan immers niet uitsluiten dat je ook een factuur 20160124 hebt uitgeschreven.

Een veiliger optie is om begin 2017 factuurnummer 20170125 aan te maken. Je nummert dan door én gebruikt het juiste jaartal. Helemaal waterdicht is het jaartal achteraan te vermelden en daarna door te nummeren. Factuurnummer 123216 wordt dan opgevolgd door 1242017.

Boete

Het versturen van een factuur met fouten kan je duur komen te staan. De fiscus kan je een boete opleggen van maximaal 5.278 euro per factuur.

Ook fouten in facturen die je moet betalen kunnen erg vervelend uitpakken. Lever je producten of diensten die zijn belast met btw, dan moet je, zoals bekend, de ontvangen btw afdragen. Maar de btw die je zelf moet betalen, mag je hiervan aftrekken. Dat kan een interessante aftrekpost opleveren. Voorwaarde om betaalde btw te mogen aftrekken is wel dat deze factuur moeten voldoen aan de wettelijke eisen. Is dit niet het geval, dan heb je pech. Controleer facturen daarom goed voor je betaalt. Ontdek je een fout, laat de factuur dan aanpassen.

Factuur aanpassen

Ontdek je een fout in je eigen factuur, dan moet je dit rechtzetten met een correctiefactuur. Kom je erachter dat de bedragen die je in rekening brengt niet kloppen, dan gebeurt dat in de vorm van een creditnota (als je oorspronkelijk een te hoog bedrag in rekening hebt gebracht) of een debitnota (als de klant bij nader inzien meer moet betalen). Voor deze facturen gelden dezelfde eisen als voor gewone facturen. Alleen bij een creditnota is het bedrag negatief. Je moet deze nota beschouwen als een nieuwe factuur en dus ook doornummeren. Het is niet verplicht om op je factuur ‘creditfactuur’ of ‘debitfactuur’ te vermelden, maar voor de duidelijkheid is het wel verstandig om dit te doen.

Uiteraard is voorkomen beter dan genezen. Twijfel je of je het goed doet, laat je facturen dan voor de zekerheid checken door een belastingadviseur. En heel belangrijk: bewaar je facturen minimaal zeven jaar. Voor facturen over onroerende zaken geldt zelfs een bewaartermijn van tien jaar.