Je eigen kamer in de hoek van het kantoorgebouw: in menig bedrijf is dat een plek met status. Welke directeur durft zonder?

Maar het is de vraag of het wel zo verstandig is om in het kantoor van de toekomst vast te blijven houden aan die hoekkamer. Dat is althans de conclusie van Steelcase, een grote fabrikant van kantoormeubilair.

Het onderzocht hoe directeuren en andere managers hun werktijd doorbrengen. Wat blijkt? Die eigen geïsoleerde hoekkamer staat haaks op de behoefte om nauwer contact met werknemers te onderhouden.

Die hoekkamer, al dan niet voorzien van een kleinere kamer met een secretaresse als waakhond, plaatst de directeur apart van de troepen. Terwijl nota bene zijn werknemers steeds vaker gebruik maken van flexplekken en in wisselende teams werken en vergaderen, verschanst de directeur zich dag in dag uit in zijn eigen hol.

Weg dus met die hoekkamer. Zeker in bedrijven waar hiërarchische structuren plaats (moeten) maken voor informele overlegvormen.

Spagaat

Moet de directeur dan ook maar elke ochtend een flexplekje zoeken, zijn laptop inpluggen en aan de slag gaan, al of niet voorzien van een geluidsdempende koptelefoon? Zo eenvoudig is het niet: managers staan in een voortdurende spagaat.

Ze willen enerzijds bereikbaar zijn voor dat telefoontje van hun collega’s, commissarissen of belangrijke klanten – al dan niet in een andere tijdzone – anderzijds belijden ze ook dat ze doen aan ‘management by walking around’. Tegelijkertijd moeten ze niet voortdurend afgeleid worden; ze worden immers ook betaald om na te denken.

Steelcase zegt dat er talloze oplossingen zijn voor deze paradox. Denk aan een combinatie van maatregelen: enerzijds een verzameling stabureaus waar managers makkelijk elkaar kunnen ontmoeten, anderzijds de inrichting van een aparte ruimte, noem het een denkkamer, die exclusief toegankelijk is voor senior managers. Een plek om ongestoord te reflecteren.

Koffie op de kamer

Ook kun je door een kantoor slim in te richten het onderlinge contact bevorderen. Zorg ervoor dat de topmanagers hun werkplek niet naast trap of lift hebben, maar eerst langs de overige werknemers moeten lopen. Dan ontstaat er vanzelf contact. En koffie laten brengen op de kamer is natuurlijk helemaal taboe.

Al met al wordt het inrichten van een kantoor steeds complexer. Maar het goede nieuws is, dat dit ook een kans is. Een bedrijf waar management en werknemers elkaar fysiek weten te vinden, vergroot de kans op optimale samenwerking en dus op betere bedrijfsresultaten.