Als je een beginnende zzp’er bent en vol trots voor het eerst een factuur gaat versturen, wacht je wellicht een uitdaging. Hoe ga je een factuur vormgeven en welke gegevens moeten vermeld worden op de factuur?
De Belastingdienst stelt hier een aantal voorwaarden aan. Er zijn maar liefst 12 gegevens die op een factuur moeten staan.
Een factuur is eigenlijk niets anders dan een schriftelijke weergave van een betalingsverplichting van een klant aan zzp’er. Er zijn een grote diversiteit aan facturen in omloop met betrekking tot de vormgeving (branding), de omschrijving en uiteraard het bedrag. Er moeten echter wel een aantal verplichte onderdelen en gegevens op elke legitieme factuur terugkomen.
De factuurkop moeten de volgende gegevens bevatten:
- Volledige juridische bedrijfsnaam en adres zzp’er (versturende partij) volgens registratie bij de Kamer van Koophandel
- Volledige bedrijfsnaam en adres opdrachtgever (ontvangende partij)
- Btw-nummer zzp’er (in geval van verlegde btw ook het btw-nummer van de opdrachtgever)
- KvK-nummer zzp’er
- Factuurdatum
- Een uniek, opvolgend factuurnummer. Je hebt hier diverse opties voor, zoals 00001, AA-00-01 of 20190001.
De factuurregels moeten de volgende gegevens bevatten:
- Een gedetailleerde omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Het aantal geleverde goederen, diensten of gewerkte uren
- De datum van levering van het bovenstaande punt en de datum van een eventuele vooruitbetaling
- Het bedrag exclusief de btw die je in rekening brengt
- Het btw-bedrag dat in rekening gebracht wordt
- Het te betalen btw-bedrag
Gegevens met betrekking tot de betalingscondities zijn fiscaal niet verplicht om te vermelden, maar dit wordt wel geadviseerd. Deze betalingsvoorwaarden geven aan hoe de betalingen gedaan moeten worden, binnen welke betalingstermijn en onder welke voorwaarden. Daarnaast is het (juridisch) verstandig om een vervaldatum te vermelden.
Met betrekking tot de opzet en vormgeving heeft de ondernemer alle vrijheid en zijn er géén wettelijke bepalingen vastgelegd. Het is dus mogelijk om zelf een factuur te ontwerpen, maar ook gebruik te maken van een van de templates die online worden aangeboden. Het is dus zeker mogelijk om een mooie, overzichtelijke en professionele factuur aan te bieden in deze fase van het klantcontact.
