Voor veel ondernemers is het ieder kwartaal weer vaste prik: last-minute de boekhouding nog ‘even’ bijwerken voor de BTW-aangifte binnen moet zijn. 

Heb jij hier ook last van? Of zoek je naar manieren om je boekhouding makkelijker up-to-date te houden? In dit artikel geven we je een paar tips én doen een voorzet voor software die je hierbij kan helpen.

Probeer je boekhouding regelmatig bij te houden. Ofwel: plan iedere week een uurtje om facturen, bonnetjes en betalingen te verwerken. Zo houd je grip op je kosten, omzet en winst. En ook fijn: je hoeft het nooit meer op het laatste moment te doen voor je BTW-aangifte.

Boekhouding bijhouden

Er zijn namelijk best wat handelingen die je kunt automatiseren met een online boekhoudprogramma. Een paar voorbeelden:

1. Maak een bankkoppeling om betalingen makkelijker te verwerken
Met een bankkoppeling worden bankafschriften automatisch ‘gelezen’ door je boekhoudsysteem. Je hoeft dus niet meer handmatig facturen te verwerken. Afhankelijk van je bank én boekhoudpakket kun je zelfs in het programma direct facturen betalen en hoef je niet meer in je bankieren-app in te loggen. Het grote voordeel? Je hebt altijd een up-to-date overzicht van je openstaande facturen en uitgaven.

2. Scan inkoopfacturen in met een scan-en-herken-functie
Zwerven er bij jou regelmatig papieren bonnen en inkoopfacturen rond in het bedrijf? Digitaliseer ze snel en eenvoudig met de scan-en-herken-functie in verschillende boekhoudsoftware. Dit doe je heel simpel door er een foto van te maken met de app op je smartphone, het document in te scannen óf een pdf-bestand van de factuur te versturen naar een specifiek mailadres van je software-aanbieder. Het grote voordeel is dat je alle documenten snel digitaal geordend bij elkaar hebt. Voor je het weet kun je afscheid nemen van je ordners vol papier. 

Hieronder vind je de beste software-oplossingen voor boekhouden:

Lees ook op Business Insider

 

3. Maak en verstuur periodieke facturen automatisch
Het is zonde van je tijd om iedere maand dezelfde factuur te sturen. Periodieke facturen kun je prima automatiseren met boekhoudsoftware. De oplossingen zijn tegenwoordig erg geavanceerd. Ze versturen meestal een e-mail vanaf jouw adres met de factuur bijgesloten als pdf-bestand. Automatisch wordt er een begeleidende tekst toegevoegd die je kunt personaliseren. 

4. Verstuur een betalingsherinnering automatisch
Wil je klanten herinneren aan betalingen, dan zul je zelf een strak schema moeten hebben om te kunnen zien wanneer de betalingstermijnen vervallen. Veel makkelijker is het om voor boekhoudsoftware te gaan met de functie ‘debiteurenbeheer’. Deze geeft je een overzicht van wie je nog geld krijgt en wie je misschien een betalingsherinnering moet sturen. Een aantal software-oplossingen biedt zelfs de optie om automatisch herinneringen te versturen.

5. Zet offertes automatisch om in facturen
Is de offerte akkoord bevonden? Sommige softwarepakketten kunnen deze offertes direct omzetten in een factuur. Dit scheelt je weer tijd en je vermijdt direct eventuele menselijke fouten in het overnemen.

Boekhoudsoftware terugverdienen

Door deze zaken door je software op te laten pakken, ben je zelf minder tijd kwijt aan je boekhouding. De boel up-to-date houden kost je in dat geval amper tijd. Ondertussen bespaar je op de kosten voor een boekhouder. Volgens berekeningen van software-vergelijker Appwiki gemiddeld 900 euro per jaar. De meeste tools hebben een prima support-afdeling die je kan helpen bij eventuele vragen.

Wil je liever geen afscheid nemen van je boekhouder, maar wel werken met boekhoudsoftware? Geen probleem. De meeste oplossingen hebben een gratis meekijkfunctie. 

Hieronder vind je de beste software-oplossingen voor boekhouden:

 

Insider Bedrijfssoftware is een service die je als bedrijf helpt om de beste keuzes te maken bij de aanschaf van bedrijfssoftware, in samenwerking met Appwiki. Business Insider Nederland kan een vergoeding ontvangen bij een eventuele aankoop.