Carpoolen is goed voor het milieu en het kan goedkoper uitvallen voor óf de werkgever óf de werknemer. Het hangt er maar vanaf hoe je het organiseert.

Geef je een werknemer een reiskostenvergoeding, dan moet je rekening houden met de fiscale regels. Als de werknemer een eigen vervoermiddel gebruikt voor reizen voor het werk, kun je een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. Bij een hogere vergoeding is het meerdere belast. Deze reiskostenvergoeding mag je niet geven als de werknemer een auto van de zaak heeft. Besluiten werknemers om samen te gaan reizen, dan moet je er wel rekening mee houden dat daarvoor andere regels gelden.

Bij carpoolen zijn de volgende situaties mogelijk:

• werknemer heeft een eigen auto en het carpoolen is onderling afgesproken;
• werknemer heeft een eigen auto en de werkgever heeft het carpoolen georganiseerd;
• werknemer heeft een auto van de zaak en regelt het carpoolen zelf;
• werknemer heeft een auto van de zaak en de werkgever regelt het carpoolen.

Eigen auto en zelf afspreken

Allereerst de situatie dat werknemers in hun eigen auto’s rijden en het carpoolen zelf hebben afgesproken. In dat geval verandert er voor je onderneming niet zo veel. Je mag alle werknemers nog steeds een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer geven voor het woon-werkverkeer.

De werknemer die moet omrijden om zijn collega’s op te halen, heeft geen recht op een vergoeding voor de omrijdkilometers. Hij carpoolt immers geheel op vrijwillige basis. Eventueel kunnen de betreffende werknemers onderling afspreken dat ze (een deel van) hun eigen reiskostenvergoeding afstaan aan degene die rijdt. Maar dat zullen ze privé moeten regelen; het blijft buiten je loonadministratie.

Eigen auto en werkgever organiseert

De regels zoals beschreven bij de eerste situatie veranderen op het moment dat je het carpoolen als werkgever organiseert. Daarvan is pas sprake als je zelf een meerijdregeling afspreekt met werknemers. In dat geval mag je de werknemer die moet omrijden om collega’s op te halen namelijk ook een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer geven voor de omrijdkilometers.

Daar staat tegenover dat de meerijdende collega’s helemaal geen recht hebben op een onbelaste reiskostenvergoeding. Voor hen is in dat geval sprake van vervoer vanwege de werkgever. Betaal je daar toch een vergoeding voor, dan is dat gewoon belast loon. Onder de WKR kun je dit loon eventueel onderbrengen in de vrije ruimte voor vergoedingen en verstrekkingen.

Auto van de zaak en zelf regelen

De regels zijn weer anders als het carpoolen plaatsvindt in een auto van de zaak. Bij een werknemer die in een auto van de zaak rijdt, is er altijd sprake van vervoer vanwege de werkgever. Hij heeft daardoor geen recht op een onbelaste kilometervergoeding.

Ook bij carpoolen met een auto van de zaak komt de vraag om de hoek kijken of je onderneming het carpoolen zelf organiseert of niet. Regelt de werknemer met een auto van de zaak zelf dat hij collega’s ophaalt die geen auto van de zaak hebben, dan mogen zijn meerijders – die dus zelf autoloos zijn – gewoon een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer ontvangen. Voor hen is immers geen sprake van vervoer vanwege de werkgever.

Auto van de zaak en werkgever organiseert

Dit is anders als de werkgever het carpoolen voor de werknemer regelt. Is dat namelijk het geval, dan is er voor alle werknemers sprake van vervoer vanwege de werkgever. In die situatie heeft niemand dus recht op een onbelaste kilometervergoeding.

Belastingtip: dit artikel is geschreven door de redactie van Fiscaal Rendement. Meer tips en fiscaal nieuws vind je op www.rendement.nl/fiscaal

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl