Overvolle mailboxen op het werk. Wie heeft er niet mee te maken? Snel mails afhandelen is verleidelijk, maar pas op voor sleetse gewoonten.

Een goede e-mail hoeft geen literair epistel te zijn. Maar er zijn wel dingen die je beter kunt laten, als je niet wilt dat anderen rood aanlopen.

Dit zijn de tien slechte e-mailgewoonten:

1. ‘Urgente’ mails die niet urgent zijn

Het is een kwestie van tijd voordat collega’s geen aandacht meer aan je mails schenken, als je te vaak ‘urgent’ bij niet-urgente mails zet.

2. Te casual

Een stijl die overdreven losjes is, komt onprofessioneel over. Gebruik daarom niet te veel uitroeptekens, emoticons, gekleurde tekst, hippe lettertypes en sms-taal. Vooral wanneer je als jongere collega naar mensen van andere generaties mailt.

3. Te stijf

Tegelijk wil je niet overkomen als een robot. Een beetje persoonlijkheid en enthousiasme mag.

4. Cc’en zonder toestemming

Is het aan jou om informatie van een ander verder te delen? Het kan zijn dat je een klant cc’t in een mail terwijl je baas iets persoonlijks over een klant of collega heeft gezegd in die mailreeks. “Niemand houdt ervan als een ander besluit een bericht te cc’en zonder toestemming te vragen”, zegt etiquette-expert Rosalinda Oropeza Randall tegen Business Insider. Stelregel: ga er nooit vanuit dat de ander het wel oké vindt als jij een nieuw persoon aan de mailconversatie toevoegt.

Lees ook op Business Insider

5. Bcc’en

“Als ik word ge-bcc’d, is het eerste wat ik denk: als zij mij hierover bcc’t, wie heeft ze dan nog meer ge-bbc’d in andere e-mails?”, zegt Vicky Oliver, auteur van het boek 301 Smart Answers to Tough Business Etiquette Questions. Oftewel, bcc’en wekt argwaan. Als je iets naar iemand doorstuurt die in feite niet in de mailwisseling thuishoort, knip en plak de mail dan in een nieuwe mail voor die persoon.

6. Schrijven in CAPS LOCK

Caps lock moet je  te allen tijde vermijden. Typen in caps lock suggereert dat je schreeuwt. Vermijd uitroeptekens om dezelfde reden.

7. Irritatie laten blijken

Het kan verleidelijk zijn om een boze mail te sturen als je lang hebt zitten wachten op een antwoord. Doe het niet, is Oliver’s advies. Mensen onthouden het. Dus laat een geïrriteerde mail 48 uur liggen. Herlees ‘m en haal de wroeging eruit. “Zo bereik je eerder je doel, want je komt over als een geduldig en professioneel persoon.”

8. Typfouten

“Verstuurd vanaf mijn iPhone” is geen excuus voor typfouten. (over de spelling van typfout/typefout zie hier)

9. Mailen om 3 uur ‘s nachts

Wie ‘s nachts mails beantwoordt, is een workaholic. Zelfs in deze 24/7-wereld is dat de indruk die je wekt. Bewaar een ‘s nachts opgestelde mail in je concept-folder en verstuur ‘m tijdens werkuren. Of plan het versturen in voor later met een dienst als Boomerang.

10. Lange mails

De meeste mensen scannen hun mail. Pas je schrijfstijl daarop aan. Breek grote blokken tekst op in korte alinea’s en gebruik opsommingstekens, of benadruk belangrijke delen met vetgedrukte of cursieve tekst.

Weet je nog andere irritante e-mailgewoonten? Laat het weten in de reacties hieronder.