Het is waarschijnlijk niet het eerste criterium waar je op let bij de aankoop van een appartement: de kwaliteit van de Vereniging van Eigenaren (VvE).

Je bent wel op de hoogte van de servicekosten die in rekening worden gebracht. Maar of dat bedrag toereikend is en of je te maken hebt met een actieve vereniging is niet in één oogopslag duidelijk.

Toch is het wel van groot belang om daar inzicht in te hebben. Als bijvoorbeeld te weinig geld is gereserveerd en het pand langzaam verpaupert of een onveilige situatie ontstaat, kan de gemeente ingrijpen de kosten verhalen op de eigenaren van de appartementen, waarschuwt een woordvoerder van de Vereniging Eigen Huis.

Hierdoor kun je met een onverwachte kostenpost worden geconfronteerd. Bovendien is een slecht onderhouden pand niet bevorderlijk voor de verkoopprijs.

Business Insider zet een aantal beruchte valkuilen voor VvE’s op een rij.

1. Bestuur kan de taken niet aan

Het bestuur van een VvE moet een Meerjaren Onderhoudsplan, begroting, jaarverslag en exploitatierekening opstellen, verzekeringen afsluiten, de bijdragen van de leden innen en het pand laten onderhouden. Dit slokt veel tijd op en vergt de nodige kennis op juridisch, bouwkundig en administratief vlak.

Om te voorkomen dat het werk je boven het hoofd groeit, kun je tegen betaling het praktische beheer laten uitvoeren door een professionele partij, zoals een beheerkantoor.

Lees ook op Business Insider

Je kunt ook een deel van de taken uitbesteden, zoals het innen van de servicekosten. Zo voorkom je dat je je buurman moet aanmanen en de goede verstandhouding met hem op scherp zet.

Vraag bij uitbesteding verschillende offertes aan en trek referenties na. Check ook of het beheerkantoor een ‘Certificaat Beheerders van Verenigingen van Eigenaars’ bezit, een kwaliteitskeurmerk.

2. Karig spaarpotje

Elke VvE is verplicht een reservefonds aan te leggen. Maar dit spaarpotje is niet overal goed gevuld. Bij achterstallig onderhoud kan dat jou voor onverwachte, torenhoge kosten plaatsen.

Stel daarom een deugdelijk Meerjaren Onderhoudsplan op, dat exact aangeeft welk onderhoud wanneer nodig is en welke kosten hier globaal mee gemoeid zijn.

De Vereniging Eigen Huis geeft 1 procent van de herbouwwaarde als richtlijn voor het reservepotje. “Maar dat is een grove schatting. De exacte hoogte hangt af van de voorzieningen en staat van het gebouw. Een modern pand met veel onderhoudsarme materialen vergt minder onderhoudskosten dan een pand met veel hout.”

3. Stemprocedures zijn niet helder

Zoveel mensen, zoveel wensen. De ene bewoner heeft meer geld over voor onderhoud of isolatie dan de andere. Om ruzie te voorkomen is helderheid over de procedure bij besluiten heel belangrijk.

Veel besluiten worden genomen met meer dan de helft van de stemmen die op de vergadering worden uitgebracht. Maar voor sommige onderwerpen is een grotere meerderheid vereist, bijvoorbeeld bij wijzigingen in het splitsingsreglement of bij besluiten waar grote uitgaven mee zijn gemoeid.

Ook is het belangrijk om te weten dat niet elke stem even zwaar telt. Zorg ervoor dat de regels voor iedereen duidelijk zijn.

4. Onvoldoende besef van taken en plichten

Niet elke bewoner realiseert zich dat hij mede-eigenaar is van het hele pand. Dat kan weleens voor spanning zorgen, als bijvoorbeeld een bewoner van de begane grond niet wil meebetalen aan de reparatie van een lekkend dak.

Ook over de verantwoordelijkheid van het bestuur rijzen weleens misverstanden. Bijvoorbeeld als een bestuurder zonder toestemming van de leden een contract afsluit tegen een bedrag dat zijn bevoegdheid ver te boven gaat.

Leg daarom de taken en bevoegdheden duidelijk vast en stel voor niet-professionele bestuurders eventueel een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af.

5. De zaak wordt op zijn beloop gelaten

Het is in sommige verenigingen een jaarlijks terugkerende ergernis: wanbetalers worden onvoldoende aangemaand, waarna uit gemakzucht de openstaande servicekosten worden afgeschreven en bij de overige bewoners aangeslagen. Kom tijdig in actie bij achterstallige betalingen. Hoe langer je wacht, hoe lastiger het wordt de bedragen te innen.

Kijk ook niet lijdzaam toe als regels worden overtreden. Het is anders steeds moeilijker terug te draaien. Bovendien kunnen andere appartementseigenaren er een voorbeeld aan nemen (‘Als hij zijn kozijnen groen mag schilderen, mag ik het ook’) en dan is het hek van de dam.

6. Onderhoud niet goed uitbesteed

Net als bij andere woningen kunnen verbouwingen en onderhoudswerkzaamheden aan een appartement een spoor van ellende achterlaten. Bijvoorbeeld omdat de aannemer goedkopere materialen gebruikt dan jullie in gedachten hadden of ondeugdelijk werk levert.

Zorg daarom voor een gedetailleerde opdrachtomschrijving en leg de prijs vooraf vast. Vraag ook altijd verschillende offertes aan, om prijzen te kunnen vergelijken. Wil je voorkomen dat je naar je aanbetaling kunt fluiten als de aannemer failliet gaat, eis dan een bankgarantie. De bank verklaart dan dat de VvE een bepaald bedrag krijgt uitgekeerd als de aanbieder niet aan zijn verplichtingen kan voldoen. De kosten hiervoor (circa 1 procent van het garantiebedrag) worden wel vaak in de prijs doorberekend.

7. Communicatie schiet tekort

Het bestuur stelt bewoners onvoldoende op de hoogte van wat er speelt en reageert niet op vragen of klachten. Uitnodigingen voor de vergadering worden pas drie dagen van tevoren verstuurd, waardoor veel bewoners verhinderd zijn. Notulen worden pas tijdens de vergadering uitgereikt. Kortom: notoire vergaderfouten zijn ook de VvE niet vreemd. Zorg daarom als bestuur voor gestroomlijnde procedures en spreek als bewoner het bestuur aan op fouten.

Tot slot: “Een VVE moet je niet als een last beschouwen maar ook als een zegen”, meldt een woordvoerder van de Vereniging Eigen Huis. “Een goed functionerende VvE biedt zekerheid en behoedt je voor tegenvallers.”