Het kan een flinke puzzel zijn: zorgen dat iedereen zijn vakantiedagen zo goed als opmaakt, maar ook dat er genoeg werknemers aanwezig zijn om het werk te doen. Ouders met schoolgaande kinderen, partners werkend in het onderwijs of de bouw of werknemers die gewoon van de zomermaanden houden: allemaal willen ze in dezelfde periode vrij zijn. Hoe ga je hiermee om?

Het laatste wat je wilt is een onaangename verrassing in deze periode. Vervanging is namelijk niet altijd een, twee, drie geregeld. Een gedegen vakantieplanning is dan ook key. In dit artikel vind je vijf tips voor een solide vakantieplanning:

1. Stel een deadline en zorg dat je alle aanvragen op tijd binnen hebt

Het zorgt helaas regelmatig voor frictie: de werkgever reageerde maar niet op de vakantieaanvraag en dus had de werknemer na een paar weken toch maar zijn vakantie geboekt. Eindstand: een probleem in de planning.

Communiceer dus duidelijk wanneer de vakantieaanvraag schriftelijk binnen moet zijn. Volgens de Nederlandse wet heb je als baas vervolgens twee weken om bezwaar te maken. Doe je dit niet, dan ligt de vakantie vast. Pas als je alle aanvragen binnen hebt, kun je aan de slag met je planning.

TIP: De hele aanvraag wordt een stuk makkelijker met HRM-software. Werknemers vullen online of via een app heel gemakkelijk hun aanvraag in, werkgevers krijgen een herinnering wanneer ze nog niet gereageerd hebben.

2. Hoeveel mensen moeten er minimaal aanwezig zijn?

Weet jij wat de minimale bezettingsgraad is van jouw organisatie? Maak een basisrooster met het aantal werknemers dat minimaal per dag aanwezig moet zijn. Kijk daarbij naar de afdelingen en de functies.

Realiseer je ook: is de vakantieperiode in de bedrijfstak rustig of stromen de opdrachten juist binnen? Kijk naar voorgaande jaren om een inschatting te kunnen maken. Een basisrooster maak je bijvoorbeeld met de software van

Lees ook op Business Insider

 

3. Los knelpunten op

Een van de meest eenvoudige manieren om onderbezetting te voorkomen, is door te starten met zelfroosteren. In dat geval proberen werknemers eerst zelf onderling tot een rooster te komen dat voor hen ideaal is. Onder andere de software van Afas biedt deze mogelijkheid. [LINK]

Mocht je dan alsnog met onderbezetting kampen, dan beslis je zelf welke aanvragen je wel en niet goedkeurt. Kijk verder wie er beschikbaar is: zijn er parttimers die meer uren willen maken? Zijn er stagiaires die in de zomer door willen werken? Of kan het werk ook prima gedaan worden door freelancers of uitzendkrachten?

4. Stel dat je toch een vakantie moet weigeren: doe het netjes

Doe het alleen als er een dringende reden is. Denk aan problemen rond bedrijfscontinuïteit, of wanneer er eerder al een afspraak is gemaakt en die ook is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Biedt een redelijk alternatief en denk met de werknemer mee. 

5. Maak de vakantieplanning en maak deze voor iedereen toegankelijk

Hieronder vind je een overzicht met de beste software voor het roosteren van personeel. Deze systemen kun je ook toegankelijk maken voor je werknemers. Zo kunnen zij – door even in te loggen in een online portaal of app – direct zien wanneer ze moeten werken en wanneer iedereen op vakantie is. Zo is het altijd duidelijk wie er beschikbaar is om even bij te springen wanneer het nodig is.

De beste software voor personeels- en vakantieplanning:

 

Insider Bedrijfssoftware is een service die je als bedrijf helpt om de beste keuzes te maken bij de aanschaf van bedrijfssoftware, in samenwerking met Appwiki. Business Insider Nederland kan een vergoeding ontvangen bij een eventuele aankoop.