Personeelsplanningsoftware wordt steeds populairder. Zeker nu veel mensen thuis werken, kan het maken van werkroosters en planningen een uitdagende klus zijn. Excel voldoet in veel gevallen niet meer, omdat de lijntjes toch iets langer zijn.

Tegenwoordig kiezen veel bedrijven voor een digitale oplossing waarbij Employee Self-Service centraal staat. Medewerkers kunnen dan zelf hun beschikbaarheid aangeven of aanpassen via een mobiele app of computer. Deze beschikbaarheid ziet iedereen direct terug in het systeem en kunnen collega’s of planners hier rekening mee houden.

Met handige, geautomatiseerde herinneringen worden medewerkers gewezen op het bijhouden van hun beschikbaarheid, zodat de planners of leidinggevenden hier niet telkens naar hoeven vragen. Medewerkers kunnen zelfs onderling werktijden ruilen (met goedkeuring van de planner of leidinggevende) of zelf diensten inroosteren.

Overzicht top 5 software voor je personeelsplanning

Ontdekken welke software het beste bij jouw organisatie past? Wij kunnen de volgende oplossingen aanraden:

 

Waar moet je rekening mee houden bij het kiezen van de beste personeelsplanningsoftware?

Wat wil je kunnen plannen?

In eerste instantie kun je je afvragen wat je binnen je organisatie wil plannen: werkroosters, projecten, ritten of locaties? Heb je dit scherp voor ogen, dan kun je al een eerste schifting maken in welke personeelsplanningsystemen wel en niet geschikt zijn.

In hoeverre wil je medewerkers zelf de verantwoordelijkheid geven?

Een bekende HR-trend is Employee Self Service (ESS). Dit betekent dat je medewerkers op elk moment digitaal toegang tot hun eigen gegevens hebben. Diverse personeelsplanningsoftware hebben ESS-functies waardoor medewerkers hun eigen verlofaanvragen, geplande roosters, gewerkte uren en beschikbaarheid kunnen inzien en (met goedkeuring) aanpassen. Dat scheelt veel vragen, telefoontjes en mailverkeer met de mensen van de personeelsadministratie. Kortom, dit kan een enorme ontlasting van leidinggevenden, de HRM-afdeling en de salarisadministratie zijn. Vind je dit belangrijk?

In welke branche ben je actief?

Aanbieders van personeelsplanningsoftware richten zich soms op specifieke branches en sectoren. Denk bijvoorbeeld aan de beveiliging, horeca, productie, callcenters, logistiek en transport, retail, uitzendbranches, zorg of zakelijke dienstverlening.

Lees ook op Business Insider

Iedere branche heeft specifieke wensen op het gebied van personeelsplanningen. De kans is dan ook groot dat de aanbieders die zich op jouw branche richten, geschikter zijn voor jouw organisatie.

Welke processen wil je integreren in de tool?

Veel personeelsplanningsystemen zijn uitbreidbaar met andere HR-processen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Urenregistratie
  • Verlof en verzuim
  • Salarisadministratie

Wil je dus naast je personeelsplanning ook andere HR-processen vanuit één tool managen? Let dan goed op of de software-leverancier ook deze modules of functies aanbieden.

Met welke andere software moet de oplossing kunnen samenwerken?

Voor een optimale afstemming tussen verschillende processen is het goed om rekening te houden met in hoeverre je de personeelsplanningsoftware kunt integreren met je huidige software. Wil je bijvoorbeeld gewerkte uren direct kunnen vertalen naar de salarisadministratie? Of bijvoorbeeld de omzetten van je kassasysteem kunnen koppelen aan medewerkers en planning? Wanneer je nieuwe personeelsplanningsysteem met je huidige software kan koppelen, kan dit veel werk schelen of interessante inzichten opleveren.