• E-mail doorzoeken, vergaderingen bijwonen, switchen tussen allerlei verschillende werkapps, beslissen welke taken eerst te doen. Werknemers besteden elke dag 60% van hun tijd aan ‘werk over werk’, waardoor het lastiger is om tijd te vinden voor werk met impact.
  • Door al deze randzaken blijft er nog maar 40% van de tijd over om concreet, strategisch werk te doen, blijkt uit onderzoek van werkbeheerplatform Asana, genaamd the Anatomy of Work Index 2021.
  • Constant switchen tussen systemen en onduidelijkheid over taken kost niet alleen tijd, het is ook demotiverend voor werknemers en kan uiteindelijk leiden tot een burn-out.
  • Simon O’Kane, Head of International bij Asana geeft tips aan leiders en organisaties om ‘werk over werk’ te verminderen en zo burn-outs te voorkomen.

Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde werknemer 157 uur per jaar in onnodige meetings zit. Ook e-mailen en andere communicatiemethoden slokken elke dag flink wat tijd op van werknemers. Hoe komt het dat we tegenwoordig zoveel tijd kwijt zijn aan ‘werk over werk’? En wat kun je als leider doen om het te verminderen en je team helpen focussen?

Deze vragen zijn volgens Simon O’Kane niet eenvoudig te beantwoorden: “Het verschilt natuurlijk per persoon en per organisatie, maar een veelvoorkomende oorzaak is een gebrek aan duidelijkheid over wie wat doet in het team en wanneer die persoon dat gaat doen. Daarom is het zo belangrijk dat managers en leiders tools inzetten die iedereen duidelijkheid geven over rollen, verantwoordelijkheden, deadlines en doelen.”

Vaak plannen werknemers een vergadering in om de status van een project te bespreken, maar dat is nou typisch iets waar je geen vergadering voor nodig hebt, meent O’Kane. Met goede projectmanagementsystemen heb je altijd een beeld van de status. Moedig je team aan om vergaderingen liever te gebruiken voor het oplossen van problemen of voor een creatieve brainstorm. Zo wordt er tijd vrijgemaakt voor het echte werk. "Bij Asana hebben we een 'vergadervrije woensdag'. Dat helpt werknemers om in een diepe focus te geraken", zegt hij. 

Frustraties leiden tot burn-out

Geen enkele leidinggevende wil dat de tijd van zijn of haar team verspild wordt. Niet alleen omdat het de winstmarge beïnvloedt. Maar ook omdat het voor werknemers heel vervelend is om elke dag veel tijd kwijt te zijn aan randzaken. Niemand ontdekt graag dat al het harde werk niet nodig was. Het is bovendien frustrerend om niet genoeg tijd over te houden voor de werkzaamheden waar je wél gepassioneerd over bent.

Daar niet genoeg tijd voor hebben, kan zelfs burn-outs in de hand werken. "Uit ons onderzoek blijkt dat 71% van de werknemers burn-outklachten ervaren sinds ze thuiswerken. Als je tijd verliest aan niet-essentieel werk, krijgen teams het gevoel dat ze harder of langer moet werken om de verloren tijd in te halen", legt O'Kane uit.

3 tips om burn-outs door 'werk over werk' te verminderen

Wat kun je als leider doen om ‘werk over werk' te verminderen om zo een betere werkplek te creëren en de kans op een burn-out verminderen? Hieronder vind je drie manieren om burn-out binnen je organisatie aan te pakken.

1. Moedig iedereen aan om zijn behoeften kenbaar te maken en stel duidelijke verwachtingen

Wees open over de uitdagingen waar je voor staat en anderen zullen volgen. Om burn-outs aan te pakken, moet iedereen eerlijk zijn over de uitdagingen waarmee hij of zij wordt geconfronteerd. Deze duidelijke communicatie gaat ook over het stellen van doelen als team, zodat iedereen precies weet wat hij doet, wanneer, en waarom.

2. Zorg voor minder afleiding

Multitasking zorgt ervoor dat taken langer duren en dat je minder energie hebt. Stel iedereen in jouw organisatie in staat om afleidingen te overwinnen door tijd in hun agenda te reserveren om te kunnen focussen. Tijd zonder videogesprekken of het beantwoorden van e-mails. Als er een vergadering in je agenda staat waarvan je denkt dat die geen toegevoegde waarde heeft, zeg het dan en wijs hem beleefd af. Zo kun jij je op andere prioriteiten richten.

3. Besteed elke dag tijd aan het voorkomen van een burn-out

Wil je een burn-out aanpakken, dan wil je positieve gewoontes creëren en een voorbeeld zijn voor je team. Neem op tijd vakantie en reageer niet op niet-urgente werkzaken buiten werktijd. Je kunt ook experimenteren met het nemen van minipauzes gedurende de dag, of vergaderingen buiten de deur houden. Zorg voor variatie in je dag, met frisse lucht, beweging en tijd weg van je scherm. Dit alles helpt jou en je team om minder overbelast te raken.

Duidelijkheid en inzicht vergroot werkgeluk

Volgens O'Kane kan het werkbeheerplatform Asana helpen bij het aanpakken van de actiepunten om burn-outs tegen te gaan. Het platform helpt werknemers en managers namelijk om de samenwerking tussen teams te verbeteren, onder andere door inzichtelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is, waarom en wanneer dat af zal zijn.

Die transparantie geeft werknemers duidelijkheid, waardoor al een hoop frustraties verdwijnen en tijd wordt bespaard. Tegelijkertijd kunnen managers eenvoudig zien dat iemand uit het team wel heel veel taken heeft. Vervolgens kan hij of zij de werkdruk beter verdelen.

"We zien ook dat de cultuur in het team verbetert en de motivatie van werknemers toeneemt, doordat ons platform mensen verbindt", zegt O'Kane. "Met inzicht in de werkdruk kunnen leiders proactief de eisen naar specifieke mensen aanpassen. Door een manier te bieden om prioriteiten te bepalen, helpt het ook om werknemers controle te geven over hun werkdag. Dit alles kan bijdragen aan een cultuur van teamwork en ondersteuning in de hele organisatie.”

Hij weet dat geen enkele technologie natuurlijk een wondermiddel is. “Maar we zien wel dat dit soort werkbeheerplatformen kunnen helpen de diepere oorzaken van burn-out aan te pakken en de veerkracht van de organisatie te versterken."

Meer weten? Bekijk Asana's Anatomy of Work Index 2021 en leer nog meer over hoe bedrijven, teams en werknemers het komende jaar kunnen floreren.