Eurovacuum groeit al jaren in rap tempo. Maar de digitale infrastructuur van dit handelsbedrijf kon het groeitempo niet bijbenen. Klanten moesten steeds langer wachten op hun vacuümpompen. Terwijl de magazijnmedewerkers van Eurovacuum koortsachtig de voorraden bijhielden. Handmatig. Door de overstap naar cloudsoftware van Exact Online Handel kan het bedrijf weer razendsnel leveren.
Martin Smit en Jan Goes beginnen in 2007 met Eurovacuum, waarmee ze vacuümpompen importeren en exporteren. Een specialistische markt waarin het bedrijf snel marktaandeel weet te winnen.
Hun kracht: ze importeren pompen uit Azië, testen deze, verbeteren ze waar nodig samen met de fabrikanten en zetten ze af bij hun klanten. Eerst alleen op de Europese markt, later ook in Latijns-Amerika en Zuid-Afrika. Ze houden de vacuümpompen zelf op voorraad, zodat ze snel kunnen leveren.
Voorraad handmatig checken
Terwijl in 2008 de crisis wereldwijd in volle hevigheid losbarst, krijgen Smit en Goes direct de wind in de zeilen met hun handelsbedrijf. “Ons dealernetwerk groeide, net als het aantal orders en leveringen. We investeerden wel in een voorraadprogramma, maar niet in een boekhoudprogramma. Als je begint met ondernemen, komt er veel op je af. Wij wilden de focus houden op onze specialiteit: de pompen”, zegt Smit.
Halverwege 2010 lopen Smit en Goes tegen een aantal problemen aan. “Omdat ons voorraadprogramma niet was gekoppeld aan de orders en facturering, moesten we elke order handmatig controleren. We wisten niet eens meer of de voorraad in het systeem wel accuraat was en of we dus wel snel konden leveren.”
Overstap naar de cloud
Om groei en complexiteit van de uitdijende onderneming bij te kunnen houden, gaat het duo op zoek naar een efficiënte oplossing. "We hadden al, op aanraden van onze accountant, een abonnement genomen op Exact Online, zodat we in de cloud konden werken. Sindsdien kan onze accountant altijd online onze cijfers inzien", zegt Smit.
"En hoeven wij niet de hele tijd in de weer met bonnen en bestanden", gaat hij verder. "Bovendien bespaarden we met Exact Online flink op onze software-investeringen, omdat we per maand betalen."
Pionieren
Maar de directie van Eurovacuum wil meer: een uitgebreid pakket met voorraadbeheer, facturering en een bankkoppeling. "En dat wilden we koppelen aan onze online boekhouding."
Ze belden Exact Online om te vragen of zo’n koppeling mogelijk was. Smit: "Zij hadden net een pilot lopen voor een geïntegreerd systeem. Wij kregen de gelegenheid mee te doen. Zo konden we met de nieuwe software van Exact Online Handel pionieren om het hele pakket te optimaliseren voor eigen gebruik."
Compleet overzicht
En dat is heel goed gelukt, zegt hij: "We hebben nu dankzij Exact met één druk op de knop overal ter wereld een compleet overzicht van onze voorraad, orders, offertes en de financiële stand van zaken. Wel zo handig nu we wereldwijd leveren."
Kortom, met goede online bedrijfssoftware houd je de vinger aan de pols van je handelsbedrijf.
Meer weten over hoe je je processen kunt verbeteren met online cloudsoftware? Download de whitepaper van Exact.
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl