Veel bedrijven organiseren een paar keer per jaar een besloten feestje. De kerstborrel bijvoorbeeld, of een zomerdisco. De veiligheid op die feestjes is vaak dramatisch slecht geregeld. Als er een ongeluk gebeurt, moet je als werkgever flink in de buidel tasten. Daarover sprak ik met mijn collega Gert Bloemendal, specialist op dit terrein.

Raymond van der Heide is risico-expert bij Interpolis.

Het is iets waar mijn collega-risicodeskundigen en ik ons in toenemende mate zorgen over maken: het grote aantal besloten evenementen dat door bedrijven wordt georganiseerd. We hebben natuurlijk niks tegen een gezellige zomerborrel, Sinterklaasfeest voor kinderen of bedrijfssportdag. Maar bij de veiligheid krabben we ons wel achter de oren.

‘Maar Raymond, in Nederland is alles toch altijd goed geregeld?’, krijg ik vaak te horen. Dat klopt, maar Regelland Nederland kent één grote lacune: het besloten feestje. Ieder bedrijf kan zoiets organiseren zonder enige kennis van zaken en zonder dat iemand het controleert.

Mijn collega Gert Bloemendal is op dat gebied bij Interpolis dé specialist. In dit blog interview ik hem over deze blinde vlek in de Nederlandse wet- en regelcultuur.

Gert, een bedrijfsfeestje organiseren, is dat nou zo moeilijk?

‘Het organiseren van een evenement is een vak op zich. De meeste bedrijven hebben daar totaal geen ervaring mee. Ze nodigen mensen uit, regelen de catering en denken dat ze er dan zijn. Ze denken absoluut niet na over mogelijke risico’s en hebben daar ook geen verstand van.’

Wat voor risico’s?

‘Neem een Sinterklaasfeest voor kinderen in het bedrijfsrestaurant. De werknemers kennen het bedrijf, weten precies waar ze eruit kunnen. Maar dat geldt niet voor hun kinderen en partners. Bovendien zijn de vluchtroutes vaak niet geschikt voor zo’n grote menigte. Je moet er niet aan denken wat er gebeurt als er brand uitbreekt. En dat is niet ondenkbeeldig, als je ziet hoe er vaak met de benodigde extra elektra wordt omgegaan. Is de BHV (bedrijfshulpverlening, red.) op orde bij zo’n Sinterklaasfeest? Veel bedrijven staan daar totaal niet bij stil.

Lees ook op Business Insider

Laatst was ik bij een wijnproeverij van een wijngroothandel. Ze hadden een deel van het magazijn uitgeruimd om ruimte te maken. Omdat ze een hoop extra verlichting nodig hadden, hadden ze driehonderd meter verlengsnoer gebruikt en alles aangesloten op één wandcontactdoos. Er waren geen vluchtwegen, geen blusmiddelen. Mensen denken vaak niet na, hebben ook geen idee van het risico dat ze lopen.’

Is er dan niemand die op de veiligheid let?

‘Als het om een besloten evenement gaat – en dat is een ruim begrip – is er op het gebied van wet- en regelgeving in Nederland nauwelijks wat geregeld. Zolang je geen geluidsoverlast veroorzaakt of verkeersopstoppingen, heb je geen vergunning nodig. Er komt ook niemand van de gemeente de veiligheid checken.’

Maar de verzekeraar van zo’n bedrijf checkt dat toch wel?

‘Als je een speciale evenementenverzekering afsluit wel. Maar de meeste bedrijven of organisaties doen dat niet.’

Het mag dan gevaarlijk zijn, zo’n besloten evenement, maar ik lees zelden in de krant dat er doden en gewonden zijn gevallen bij een bedrijfsfeest.

‘Er gebeuren bij zulke evenementen regelmatig ongelukken. Gelukkig gaat het bijna altijd om kleine ongevallen, mensen die vallen en iets breken bijvoorbeeld. Dat haalt het nieuws niet. Maar als ondernemer ben je wel aansprakelijk voor alle kosten en leed.’

Hoezo aansprakelijk? Je hebt toch geen vergunning nodig.

‘Maar je bent als bedrijf wel verantwoordelijk voor de veiligheid, op basis van reguliere wetgeving. Stel je organiseert een skeelerwedstrijd in de bedrijfshal tijdens een teambuildingssessie. Je hebt mensen van tevoren niet gewaarschuwd dat er gevaren zijn en je stelt geen helm en kniebeschermers ter beschikking. Als iemand dan valt, ben je als werkgever volledig verantwoordelijk.’

Hoe zou je als bedrijf de veiligheid bij een besloten evenement moeten regelen?

‘Bedrijven hebben verstand van hun core business, en dus meestal niet van het organiseren van een evenement. Ze weten ook niet wat de risico’s zijn. Als je iets organiseert waar beduidend meer – of andere – mensen op afkomen, raad ik bedrijven aan een evenementenbureau in te schakelen. Die weten precies hoe dat moet en hoe ze veiligheid waarborgen.’

En als er dan toch iets misgaat, zijn zij verantwoordelijk?

‘In principe wel. Maar als zo’n bureau niet goed verzekerd is, is de rechter nog wel eens geneigd de schade toch te verhalen op het bedrijf waar het feestje plaatsvond. Daarom raad ik bedrijven altijd aan om de verzekering van het evenementenbureau te checken. Als je kunt aantonen dat je de verzekering gecheckt hebt, sta je in een eventuele rechtszaak helemaal sterk.

Als evenementenbureaus geen verzekering hebben, zou ik er niet mee in zee gaan. Dat kan er bovendien op wijzen dat er zo vaak iets is misgegaan bij dat bureau, dat verzekeraars ze een verzekering geweigerd hebben.’

En als je het als bedrijf toch zelf wilt organiseren?

‘Bereid je dan op zijn minst goed voor. Omdat we bij Interpolis van mening zijn dat het voorkomen van schade beter is dan verzekeren, werken wij op het gebied van evenementenveiligheid samen met Event Safety Academy om ondernemers te helpen hun risico’s bij het organiseren van evenementen inzichtelijk te maken. Als wij evenementen verzekeren, schakelen we hen ook in. We geven advies op maat over de veiligheid van je evenement.’

Lees meer over aansprakelijkheid in het gratis e-book Aansprakelijkheid voor Ondernemers onder de loep.

In een reeks bijdragen laat risico-expert Raymond van der Heide van Interpolis bedrijven zien hoe ze doordacht kunnen omgaan met risico’s. Interpolis is partnerexpert van Business Insider Nederland.