‘Ik ben toch goed verzekerd’, krijg ik vaak als antwoord als ik bedrijven vraag of ze een continuïteitsplan hebben opgesteld. Een goede verzekering is essentieel, maar voorkomt vaak niet de chaos die optreedt als uw bedrijf in de as ligt. Een goed rampendraaiboek is daarom onmisbaar.
Raymond van der Heide is risicodeskundige bij Interpolis.
Waarschijnlijk is het beroepsdeformatie. Als ik ’s ochtends in de auto het nieuws aanzet, ben ik altijd gespitst op branden of andere bedrijfscalamiteiten. Gemiddeld is het een paar keer per week raak. Op de maandagochtend dat ik over deze column nadacht, was het weer raak: in Den Hoorn bij Delft stond een groot bedrijvenpand in lichterlaaie.
Onwillekeurig moet ik dan denken aan de ondernemers die vermoedelijk met tranen in hun ogen staan te kijken hoe hun bedrijf, vaak hun levenswerk, wordt verwoest. En aan de strijd die hen te wachten staat om hierna hun bedrijf zo snel mogelijk overeind te helpen.
Ik hoop altijd maar dat ze een draaiboek voor een dergelijke ramp hebben klaarliggen. Een ‘continuïteitsplan’ noemen wij risicodeskundigen dat. Nog niet zo heel veel bedrijven hebben dat, maar gelukkig wordt het continuïteitsplan snel populairder. Zo’n draaiboek kan het verschil betekenen tussen faillissement (een groot gedeelte van de bedrijven gaat failliet na een grote schade) en snel weer overeind krabbelen. Waarom dat zo is, en wat je als ondernemer globaal in zo’n continuïteitsplan zet, leg ik hieronder uit.
Continuïteitsplan van levensbelang
Een grote brand die uw bedrijfspand in de as legt of extreme wateroverlast die flinke schade veroorzaakt aan uw voorraad en machines: natuurlijk bent u daarvoor verzekerd. Maar met alleen een financiële vergoeding bent u er niet. Het is van groot belang dat u zo snel mogelijk weer met uw belangrijkste bedrijfsprocessen kunt starten! Als deze langere tijd stilliggen, is het risico namelijk groot dat uw klanten op zoek gaan naar een andere leverancier. Bevalt die nieuwe leverancier, dan is de kans klein dat uw klanten naar u terugkeren als uw bedrijf weer draait.
Terug in bedrijf komen is lastiger dan u denkt
Hoe snel is uw bedrijfspand weer opgebouwd als het tot de grond toe is afgebrand? De aanvraag van een bouwvergunning kost vaak al drie maanden. En hopelijk hebt u het geluk dat omwonenden geen bezwaar aantekenen en het proces vertragen. Dat gebeurt namelijk vaker dan u denkt. Voordat u kunt beginnen met bouwen, zijn er zó zes maanden voorbij. Ik huur in de tussentijd wel een pand, denkt u nu misschien. Misschien hebt u geluk en staat er inderdaad een passend pand leeg. Maar met een beetje pech duurt het een paar maanden voordat u een pand vindt dat aan uw eisen voldoet. Denk overigens niet dat u dan gelijk kunst starten, nutsbedrijven zijn niet altijd even snel. Wat te denken van een elektriciteitsaansluiting (vermogen) en (tele)communicatie.
Met een continuïteitsplan herstelt u sneller
In een continuïteitsplan beschrijft u stap voor stap uw bedrijfskritische processen; dit zijn alle processen die u minimaal nodig hebt om te kunnen produceren of te kunnen werken. Verder beschrijft u welke middelen nodig zijn om deze processen te herstellen na een calamiteit en welke maatregelen u moet nemen om over deze middelen te kunnen beschikken.
Spreek bijvoorbeeld met uw leveranciers een spoedlevering van voorraad of machines af in geval van nood. Want in de hectische tijd direct na een calamiteit is de chaos vaak amper te overzien en staat uw hoofd er niet naar om de juiste oplossingen te bedenken. Er zijn bijvoorbeeld bedrijven waar u abonnementen kunt afsluiten voor noodlocaties van callcenters.
En maak van tevoren afspraken over snelle levering van een noodstroomaggregaat als uw bedrijf wordt verwoest. Leg vast wie de media te woord staat, wie contact opneemt met de klanten, op welke noodlocaties het personeel gaat werken (maak daarom van tevoren afspraken over vervangende ruimtes).
Ieder bedrijf heeft profijt van een goed continuïteitsplan
Voor ieder bedrijf is het kritische bedrijfsproces natuurlijk anders en spelen andere factoren een rol. Een producent van meubelen moet machines en grondstoffen regelen om zijn belangrijkste productielijn aan de gang te krijgen. Maar een winkelier moet een locatie vinden met goede aanloop én moet zijn voorraad snel kunnen aanvullen. Zo is elk bedrijf, net als elke ondernemer, uniek!!
Wij weten hoe belangrijk het is voor een ondernemer om snel weer in bedrijf te zijn
De ervaring leert dat ondernemingen mét een continuïteitsplan veel en veel sneller herstellen. We helpen u graag om uw continuïteitsplan op te stellen. Zo bent u na een calamiteit snel weer aan de slag en behoudt u tevreden klanten. Zodat de kans groter is dat uw bedrijf een forse tegenslag wél overleeft.
In een reeks bijdragen laat risicodeskundige Raymond van der Heide van Interpolis bedrijven zien hoe ze doordacht kunnen omgaan met risico’s. Interpolis is partnerexpert van Business Insider Nederland.