Herkenbaar voor iedereen: je gaat zo een zeer belangrijke presentatie geven aan een leidinggevende, maar door de zenuwen komen je argumenten minder sterk over dan ze zijn.

Anno 2017 ‘win’ je niet meer op inhoud, je zult ook aan je vorm moeten slijpen.

Effectieve communicatie en overtuigingskracht maken bij elke functie hét verschil, aldus Rob Davidson, van huis uit jurist, en in Australië een veelgevraagd adviseur en spreker op het gebied van HR-strategie en recruitment. Voor Business Insider Australia geeft hij managers en ondernemers tips hoe effectiever te communiceren.

Zijn oplossing? Ga twee weken consequent de zogenaamde PREP-methode toepassen. PREP staat voor Point, Reason, Example, Point.

Volgens Davidson is de methode vooral effectief bij discussies met leidinggevenden, collega’s en klanten. En kun je zelfs met minder inhoudelijke argumenten goed uit een discussie wegkomen.

Voorbeeld van de PREP-methode

We nemen een extreem voorbeeld: de CEO vraagt aan jou hoe het met het teamwork gesteld binnen de onderneming. Allereerst: neem enkele seconden pauze voordat je antwoord geeft. Dat geeft je iets meer tijd om met een weloverwogen antwoord te komen.

Point: Zeker, er is ruimte voor verbetering.

Lees ook op Business Insider

Reason: We opereren te verkokerd, waardoor we minder slagkracht hebben en minder wendbaar zijn. Daardoor bedienen we minder markten dan mogelijk en kunnen we niet de service bieden aan onze klanten die nodig is.

Example: Geef vervolgens twee relevante voorbeelden.

Point: Herhaal de boodschap dat het team niet effectief genoeg is en dat verbetering nodig is.

De voordelen van PREP

Wat zijn nu de voordelen van de PREP-methode? Allereerst is je argumentatie gebaseerd op feiten en niet op emotie. Leiders die zich consequent niet laten leiden door emoties zijn ook de betere en effectievere leiders – maar met een overtuigende uitstraling. Het is een kwaliteit die zich nauwelijks laat beschrijven, aldus Davidson.

Ook als ondernemer werkt PREP goed om potentiële klanten voor je te winnen. Davidson geeft een tweede voorbeeld:

Nogmaals: neem enkele seconden pauze.

Point: We willen het beste voor jullie bedrijf. Dat kan arrogant klinken, maar mét een goede (PREP)-argumentatie kan dat.

Reason: We zijn een specialist binnen jullie sector en hebben al meer dan tien jaar ervaring om problemen bij vergelijkbare bedrijven op te lossen. Onze klanten prijzen ons vanwege onze expertise en kennis. Daarmee zijn we in staat om problemen sneller te vinden en op te lossen.

Example: Geef twee voorbeelden waaruit je extra meerwaarde blijkt.

Point: Benadruk nogmaals dat jullie de beste partij zijn om mee in zee te gaan.

Davidson adviseert iedereen om twee weken te gaan ‘preppen’.