Dat probleem lijkt steeds vaker voor te komen. Ik merk in mijn praktijk dat
veel bedrijven lang moeten wachten op betaling. Ook als er geen discussie is
over de rekening. Er kan een heleboel correspondentie aan vooraf gaan
voordat er eindelijk geld wordt overgemaakt. Als dat tenminste al gebeurd.
En dat is eigenlijk zonde van de tijd en de kosten.

Het is raadzaam om een incassotraject op te stellen. Dat is een eenmalige
investering die je helpt bij alle rekeningen die je verstuurt. Je kunt het
samen met een advocaat doen. Het begint met het opstellen van een duidelijk
contract en een modelfactuur, en eindigt zo nodig bij het innen van de
rekening via de rechter en de executie van het vonnis.

Een goede factuur
Om te voorkomen dat je achteraf gedoe krijgt over de rekening moet je er in
de eerste plaats voor zorgen dat de rekening aan alle wettelijke eisen
voldoet. Bijvoorbeeld de tenaamstelling en informatie over de BTW.

Je kunt ook algemene voorwaarden hanteren waarmee je later veel problemen kunt
voorkomen. Neem het eigendomsvoorbehoud; daarmee regel je dat de geleverde
zaken jouw eigendom blijven totdat de rekening is voldaan.

Verder kun je in algemene voorwaarden bepalen welke rechtbank bevoegd is en
welk recht van toepassing is, voor als er onverhoopt geprocedeerd moet
worden. Wel zo handig, zeker als je met een buitenlandse klant te maken
hebt.

Duidelijk over voorwaarden
Het is erg belangrijk dat je het bedrijf waarmee je zaken doet op tijd en op
de juiste manier laat weten dat je algemene voorwaarden gebruikt. Vaak
worden die voorwaarden pas van toepassing verklaard als de overeenkomst al
is gesloten. Dan staan ze plotseling op de factuur.

Dat is te laat. Je kunt ze het beste voor of tijdens het sluiten van de
overeenkomst aanreiken, bijvoorbeeld door ze op de achterkant van je
briefpapier te drukken.

Als er niet binnen de afgesproken termijn is betaald, kunnen er een of
meerdere betalingsherinneringen worden gestuurd. Het is natuurlijk niet de
bedoeling om een klant weg te jagen als er een paar dagen
betalingsachterstand is ontstaan. De toon van zulke brieven is daarom erg
belangrijk.

Beslag leggen
Als er vervolgens nog steeds niet is betaald, moet er toch een procedure
worden opgestart. Als de rekening niet is betwist kan dat via een kort
geding. Soms moet er zo snel mogelijk beslag gelegd worden, wil je nog iets
terug zien. In Nederland is het vrij eenvoudig om daar toestemming voor te
krijgen.

Thomas van Vugt is advocaat bij AMS Advocaten waar hij zich onder meer bezig houdt met ondernemingsrecht en huurrecht.

Heb jij een vraag over geld of ondernemen? Stel hem op Z24
Antwoord. Je krijgt automatisch bericht als iemand je vraag beantwoord
heeft.

 

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl