Als ondernemer wil je groeien. De eerste medewerker die je aanneemt is dan ook reden voor een feestje! Toch wordt je leven vanaf nu ook een stukje complexer, want je moet allerlei zaken regelen, waaronder het opzetten van een salarisadministratie.

En die loonadministratie moet volgens de Belastingdienst aan allerlei eisen voldoen. Is dat iets dat je het liefst direct bij een boekhouder neerlegt? Of is het goedkoper om het met salarisadministratiesoftware zelf te doen? 

Wat is een salarisadministratie? 

De belangrijkste papieren uit een salarisadministratie zijn de loonstaat, loonstrook en jaaropgave. Je moet deze administratie – evenals andere administraties – zeven jaar bewaren. Wanneer al deze financiële en administratieve taken niet tot je hobby behoren, is het aantrekkelijk om de hele boel uit te besteden aan een boekhoudkantoor.

Het voeren van een gedegen salarisadministratie is een nauwkeurige en bij tijd en wijle tijdrovende klus. Zeker wanneer je meerdere medewerkers krijgt en er wijzigingen plaatsvinden in het aantal gewerkte uren, tijdelijke contracten en declaraties. 

Wel of niet uitbesteden? 

Het uitbesteden van de salarisadministratie is vooral interessant voor ondernemers met tussen de tien en vijftig mensen in dienst. Wanneer je minder werknemers hebt, is uitbesteden relatief duur, omdat administratiekantoren voor bedrijven tot 10 mensen en vaste prijs voor hun diensten rekenen, ongeacht het daadwerkelijke aantal medewerkers.

Pas vanaf 10 werknemers betaal je een meerprijs per persoon of loonstrook. Wanneer je meer dan vijftig mensen in dienst hebt, is de kans groot dat je op een gegeven moment een eigen salarisadministrateur in dienst neemt of zelfs een hele afdeling hiervoor opzet. We hebben 6 reden voor je op een rijtje gezet om je salarisadministratie wel of juist niet uit te besteden. 

Automatiseer je salarisadministratie

Een alternatief voor uitbesteding is zelf doen met behulp van salarisadministratiesoftware. Daarin worden namelijk veel zaken automatisch geregeld. Hoef je lastige en tijdsintensieve processen niet meer handmatig uit te voeren. Als je alleen naar de directe kosten kijkt, is het uitbesteden van je salarisadministratie duurder dan wanneer je het zelf doet.

Lees ook op Business Insider

Wanneer je zelf een systeem aanschaft, betaal je eenmalige kosten voor de aanschaf van het softwarepakket en jaarlijks een bedrag voor licenties. Deze kosten zijn helemaal afhankelijk van hoe de inrichting van je pakket en hoeveel terugkerende kosten je gebruikt. Toch zijn dat niet alle kosten. Realiseer je dat zelf doen ook (veel) tijd kost – tijd die je dan niet kunt besteden aan activiteiten die jou geld opleveren. 

Kies het juiste pakket

Kies je er inderdaad voor om software aan te schaffen voor de salarisadministratie, dan is het belangrijk dat je de juiste keuze maakt. Vergelijk verschillende systemen met elkaar en stel aan de hand daarvan jouw persoonlijke top-3 samen.

Bij veel pakketten kun je een gratis proefperiode afsluiten, zodat je de software kunt testen zonder kosten te maken. Bovendien is het een goede manier om uit te vinden welke functionaliteit jij belangrijk vindt in een salarisadministratiepakket, en welke niet. Zo betaal je nooit teveel. 

Aanbieder van software voor salarisadministratie: