Hoe voelt het om de oprichter en directeur te zijn van een bedrijf, zonder invloed te hebben op wie er wordt aangenomen?

Met die brandende vraag togen we naar Tim Mois van de Duitse telefoonprovider Sipgate in Düsseldorf. Sipgate heeft 120 medewerkers en laat werknemers gezamenlijk nieuwe collega’s aannemen.

“Het voelt fantastisch”, vertelt Mois. “Het idee dat ik de deur zou openen bij een afdeling en zou zeggen, hier, jullie nieuwe collega, zonder dat ze die kennen is tamelijk absurd.”

“Werknemers nemen nieuwe werknemers aan”, zegt Mois. “Sipgate heeft geen HR-afdeling, zoals we die kennen.”

Twee medewerkers, Thu en Carina, coördineren alle personeelszaken, maar hebben nauwelijks invloed op wie er wordt aangenomen of ontslagen bij Sipgate.

Team beslist wie wordt aangenomen

Teams beslissen helemaal zelf wanneer ze versterking nodig hebben. En dan stellen ze een vacaturetekst op en plaatsen die. Vervolgens kijkt één teamlid samen met de personeelsmedewerkers naar de binnenkomende sollicitaties.

Afgewezen sollicitanten worden altijd op de hoogte gesteld van de reden dat ze niet worden aangenomen. Volgens Mois is dit eerlijk, omdat mensen zo de kans krijgen te leren en zichzelf te verbeteren.

Lees ook op Business Insider

Met geschikte kandidaten voeren de teams zelf het eerste sollicitatiegesprek, zonder dat het management daar ook maar iets mee te maken heeft. De kandidaten ontmoeten drie of vier van hun mogelijke nieuwe collega’s, en Varina of Thu van personeelszaken. Het idee is om echt te ontdekken of de kandidaat in het team past.

Daarna bespreken ze kort of de kandidaat wordt uitgenodigd voor de volgende stap, een proefproject. Als dat project goed gaat, wordt de nieuwe collega op proef aangenomen. Die krijgt dan op twee momenten feedback van het team – één keer na een maand en één keer na vier maanden.

Wie iemand aanneemt, moet ‘m ook ontslaan

Maar dat heeft ook een keerzijde: wie verantwoordelijk is voor het aannemen van mensen, moet ook verantwoordelijkheid nemen van het ontslaan van iemand.

“Natuurlijk is het niet leuk om iemand te zeggen dat hij of zij niet definitief wordt aangenomen na een proefperiode”, zegt Mois. “Maar daar is altijd een goede reden voor. Als je zorg voor iemand hebt gedragen, wil je dat ook persoonlijk vertellen. Je kan niet contactpersoon zijn en dan iemand anders het slechte nieuws laten vertellen.”

Het is een aantal keren gebeurd dat medewerkers die werden aangenomen, ondanks het zorgvuldige proces, uiteindelijk toch niet goed overweg konden met het team. In die gevallen benoemt het team de problemen en probeert men samen op zoek te gaan naar een oplossing. Als dat niet lukt dan krijgt de collega te horen op zoek te moeten naar een nieuwe baan.

Mensen bereiden zich op zo’n ontslaggesprek voor met het personeelsteam van Sipgate, dat desgewenst ook zelf een actieve rol kan spelen.

“Van dat soort situaties word je sterker”, stelt Mois.

LEES de oorspronkelijke versie van dit artikel op Business Insider Deutschland