Ondanks dat we nu al bijna drie jaar hybride werken, ontdekken we nog altijd simpele processen die niet in de grote digitaliseringsslag zijn meegenomen, of die over het algemeen een tikje veiliger kunnen.

Neem bijvoorbeeld de juridische afdeling, die dagelijks documenten met gevoelige informatie met werknemers en klanten deelt. Om een contract of overeenkomst te kunnen ondertekenen, moet deze uitgeprint worden. Of de werknemer of klant vervolgens op een veilige manier met het geprinte contract omgaat is onzeker.

En ook op de HR-afdeling loopt men door het hybride werken tegen nieuwe uitdagingen aan. Solliciteren doen we tegenwoordig volledig online. Maar als de kogel door de kerk is en er een handtekening gezet kan worden onder een nieuw arbeidscontract, valt het proces plots stil. En dat is nergens voor nodig.

Het gedoe rondom het tekenen van belangrijke documenten is namelijk heel simpel op te lossen, namelijk met een elektronische handtekening zoals die van DocuSign. Dit zorgt er niet alleen voor dat er minder vertraging ontstaat in het ondertekeningsproces, maar deze digitale handtekeningen zijn ook rechtsgeldig.

Een digitale handtekening is veiliger dan een ‘normale’

De zogenaamde “gekwalificeerde elektronische handtekening”, die extra authenticatie vereist, wordt wettelijk erkend als het equivalent van een geschreven handtekening. Daarnaast is een elektronische handtekening ook nog eens in veel gevallen veiliger dan een handtekening op papier.

Een geschreven handtekening kan eenvoudig vervalst of gemanipuleerd worden, terwijl elektronische handtekeningen bestaan uit vele lagen van beveiliging en authenticatie. Elektronische handtekeningen zijn gekoppeld aan een elektronisch document dat werkt als een audit trail en bewijs van de transactie. De audit trail bevat een overzicht van de acties die met het document zijn ondernomen, waaronder details over wanneer het is geopend, bekeken en ondertekend.

Daarnaast bevat een digitale handtekening altijd een gedetailleerd certificaat van voltooiing, waarin je specifieke details kunt vinden over de ondertekenaar. Bijvoorbeeld de melding dat de ondertekenaar heeft ingestemd met het gebruik van de elektronische handtekening, de handtekening zelf, tijdstempels, het IP-adres van de ondertekenaar en andere identificerende informatie.

Alle documenten worden digitaal verzegeld met behulp van Public Key Infrastructure (PKI), een technologie die aangeeft dat de elektronische handtekening geldig is en dat er sinds de datum van ondertekening niet met het document is geknoeid.

In dit hybride tijdperk is het nóg belangrijker geworden om controle te hebben op wie gevoelige informatie over jouw bedrijf ontvangt en te kunnen traceren wat er mee gebeurt. Docusign biedt je die zekerheid en helpt ook nog eens het contractproces te versnellen.

Benieuwd hoe een elektronische handtekening ook jouw organisatie veiliger kan maken? Probeer DocuSign 30 dagen gratis!

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Docusign.