Nu de gevolgen van Covid-19 een steeds grotere weerslag hebben op de economie, moeten verschillende ondernemers nadenken over een draconische maatregel: ontslag voor de werknemer.
Of het nu zo ver moet komen of niet: voor ieder bedrijf is het prettig om op één centrale plek informatie te hebben over het functioneren van je werknemers. Het personeelsdossier. Hierin houd je bij welke afspraken er zijn gemaakt tussen jou als werkgever en de werknemer.
In dit artikel vertellen we er meer over en geven we je tips voor software die een digitaal personeelsdossier aanleggen ongelofelijk makkelijk maken.
Je hebt een personeelsdossier nodig om grip te houden op de ontwikkeling van je werknemers, maar vooral ook wanneer je een medewerker wil ontslaan. De reden is simpel: op deze manier kun je makkelijk vragen van de werknemer of externe instanties beantwoorden.
Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat het UWV of de arbeidsjurist van je medewerker bij ontslag wil weten wat jij als werkgever hebt gedaan om het gedrag van de persoon in kwestie aan te pakken. Bij een goed personeelsdossier kun je dit makkelijk terugvinden.
Onderstaande e-HRM-oplossingen hebben ook een module voor een digitaal personeelsdossier en staan goed aangeschreven:
Personeelsdossier wettelijk verplicht?
Het is wettelijk verplicht om een personeelsadministratie te voeren en deze veilig te bewaren. Als het goed is, houdt jouw HR-afdeling al het personeelsdossier netjes bij.
Het is bij wet verboden om hier informatie in op te nemen over geloofsovertuiging, seksuele geaardheid, ras, of de werknemer lid is van een vakbond, strafrechtelijke gegevens of medische informatie. Mocht jouw organisatie nog geen dossiers hebben, deze zaken moeten er zeker in terugkomen:
- Persoonlijke gegevens, denk daarbij aan NAW, BSN-nummer, sollicitatiebrief en cv, informatie voor de loonheffing, eventuele kopie van identiteitsbewijs diploma’s, getuigschriften of een verklaring van goed gedrag.
- Het arbeidscontract en -voorwaarden, vergeet ook niet eventuele wijzigingen in het contract hierin op te nemen.
- Informatie over functioneren en ontwikkeling, zoals een verslag van een beoordelings- of functioneringsgesprek, of een gevolgde cursus.
- Ziekteverzuim (let op, je mag dus géén medische gegevens vastleggen), wat is de verzuimfrequentie?
- Andere bijzonderheden, zoals belangrijke mailwisselingen tussen werknemer en -werkgever of aantekeningen van een leidinggevende.
Hoe leg ik een digitaal personeelsdossier aan?
Het is wel zo overzichtelijk om voor iedere werknemer dezelfde opbouw van het dossier te gebruiken. Dit kan tegenwoordig makkelijker dan ooit: met de juiste software sla je alles veilig en conform wetgeving op.
De meeste e-HRM-software bevat al een oplossing voor het personeelsdossier. Zo heb één programma voor urenregistratie, vakantieaanvragen, salarisadministratie én het personeelsdossier.