Waar veel bedrijfsprocessen inmiddels geautomatiseerd zijn, worden declaraties vaak nog bijzonder inefficiënt verwerkt. Gehannes met onleesbaar geworden papieren bonnetjes, incomplete Excel-overzichten en het eindeloos overtikken van declaratieformulieren in de boekhouding.

Allemaal onnodig! Met goede declaratie apps voor ondernemers maak je het leven van zowel je medewerkers als de boekhoudafdeling een stuk aangenamer. En heb jij als ondernemer altijd toegang tot de meest actuele financiële situatie van je bedrijf.

Declaratieregels vastleggen

Een declaratie app biedt je verschillende voordelen. Zo kunnen afspraken en werkprocessen rondom declareren helder worden vastgelegd in workflows. Zeker in een organisatie met een groeiend aantal medewerkers is het niet altijd eenvoudig om declaratieregels te handhaven.

Wie mag wat declareren en door wie moet dat vervolgens goedgekeurd worden? Al deze afspraken en richtlijnen leg je eenvoudig vast in de declaratie app. Daarmee voorkom je fraude door overenthousiast declarerende medewerkers en eventuele naheffingen van de Belastingdienst vanwege een foutieve declaratie.

Ga direct naar onze declaratie app-vergelijker! >

 

Bonnetjes bewaren

Wist je trouwens dat je als ondernemer verplicht bent alle facturen en bonnetjes zeven jaar te bewaren voor een mogelijke controle van de Belastingdienst? Maar dat mogen dus ook digitale facturen en bonnen zijn.

Lees ook op Business Insider

Dat scheelt een boel ordners en gedoe! Digitale bonnen zijn daarnaast ook een stuk eenvoudiger terug te vinden, mits je ze op een goede manier bewaart natuurlijk.

 

Bonnetjes fotograferen met een app

Iedereen heeft tegenwoordig een smartphone bij zich. Wanneer alle werknemers zichzelf aanleren om direct even een foto te maken van een ontvangen bonnetje en die te declareren via de app, kunnen er nooit meer bonnetjes kwijt zijn en heb je snel inzicht in alle uitgaven binnen de organisatie.

Zo’n declaratie app verhoogt de efficiëntie binnen je bedrijf, omdat medewerkers via de app direct inzicht hebben in de status van hun declaratie. Bovendien is jouw financiële administratie niet maandelijks, maar dagelijks up-to-date. Omdat alles direct wordt verwerkt.

 

Koppelen aan boekhouding

Een goede declaratie app kun je koppelen aan je boekhoudpakket, zodat de medewerkers van de financiële afdeling hun dagen niet hoeven spenderen aan het overtikken van declaratieoverzichten in Excel.

Kun je je voorstellen hoeveel tijdsbesparing dit oplevert?! We kunnen ons voorstellen dat je enthousiast bent geworden door al deze voordelen. We zetten dus graag een aantal goede declaratie apps voor ondernemers voor je op een rijtje.

Ga direct naar onze declaratie app-vergelijker! >

De beste declaratie apps voor ondernemers:

1. Exact

Exact Online is een van de meest gebruikte boekhoudpakketten in het mkb in Nederland. Dat is namelijk de doelgroep waarbij er vaak veel declarerende medewerkers zijn. In veel bedrijven zijn declaraties een doorn in het oog voor zowel indieners, managers als de boekhoudafdeling.

Met Exact Expense Management kun je tot 75 procent op de verwerkingstijd van declaraties besparen. De integratie met je administratie, de mobiele app en een flexibel goedkeuringsproces hebben allemaal hetzelfde doel: tijd besparen in het afhandelen van declaraties.

2. Klippa

Klippa is officieel partner van Exact Online, waardoor het eenvoudig is om de declaratie app te koppelen aan het boekhoudprogramma. Met de app kunnen medewerkers dag en nacht hun declaratie indienen in slechts drie stappen.

Vervolgens kan het management de declaratie op ieder willekeurig moment goedkeuren en kan de finance afdeling via de online omgeving boekingen maken naar Exact Online.

3. Declaree

Declaree biedt één app voor alle onkosten, creditcarduitgaven, kilometer- en andere reisdeclaraties. De gebruiksvriendelijke app digitaliseert het declaratieproces van het bonnetje tot de boekhouding, waardoor het proces simpel, overzichtelijk en efficiënt wordt gehouden. Naadloze integratie met het boekhoud-, salaris- of ERP-pakket bespaart kostbare tijd en voorkomt fouten bij handmatig invoeren.


4. SRXP

Volgens Exact is het efficiënt beheren van declaraties voor veel organisaties een uitdaging. Er zijn weinig bedrijven die dit proces hebben geautomatiseerd. SRXP maakt dit mogelijk door een eenvoudige declaratie app die gekoppeld kan worden aan Exact Online.

Met behulp van de app wordt geen enkele declaratie meer handmatig verwerkt, maar worden alle declaraties geautomatiseerd in één centraal declaratiesysteem geregistreerd. Met één klik wordt alle declaratiedata geëxporteerd naar jouw HR-, Finance of ERP-systeem. Dat bespaart uren werk.


5. Smartbooqing

Met de declaratie app van Smartbooqing is facturen inscannen verleden tijd. Maak simpelweg een foto van de bon en stuur deze door naar de boekhouding. De app heeft koppelingen met alle bekende boekhoudpakketten. Smartbooqing bewaart alle facturen de vereiste zeven jaar. Daarnaast is het mogelijk een declaratie door één of meerdere personen te laten autoriseren.

 

Dít is de juiste declaratie app voor jou

Een goede onkosten declaratie app heeft vele voordelen voor jou als ondernemer met personeel. Het is de makkelijkste, snelste en goedkoopste manier om declaraties te verwerken tot uitbetalingen.

Zónder rompslomp voor medewerkers, managers en de boekhoudafdeling.

Zoek een tool die eenvoudig integreert met je bestaande boekhoudsoftware en een kind kan de was doen. Weten welke declaratie apps voor ondernemers voor jou beste is? Vergelijk dan verschillende declaratie apps met elkaar en probeer ze gratis en vrijblijvend.

 

Bekijk onze vergelijker en kies de beste declaratie app voor jouw organisatie

Op zoek naar meer informatie over goede ERP-systemen voor jouw onderneming? Lees er hier alles over!