De geavanceerde audioapparatuur van het Amerikaanse Bose is niet alleen in vele huiskamers te vinden, maar ook in de modellen van bijna alle bekende automerken en zelfs in vliegtuigen. De audiogigant werkt daarom samen met zakenpartners van over de hele wereld, wat het afhandelen van papierwerk soms een tijdrovende zaak kan maken. Maar Bose vond hiervoor een simpele, digitale oplossing, die het bedrijf niet alleen tijd, maar ook flink op z’n kosten deed besparen. 

Eddy Keek is Agile Product Owner bij Bose Benelux en werkt op dagelijkse samen met B2B-klanten over de hele wereld. Even langsgaan bij een potentiële klant om een deal te sluiten of contract te laten tekenen zit er voor Keek daarom niet in en dus ging hij op zoek naar een manier om de afhandeling van contracten bij Bose te digitaliseren en minder tijdrovend te maken.  

Bose werkte al langere tijd met een digitaal ‘system of records’ (SOR), maar dit systeem was alleen toegankelijk voor werknemers binnen het bedrijf en bood daarom geen mogelijkheden om al het papierwerk dat met de klant moet worden afgehandeld, te digitaliseren.  

Contracten werden digitaal opgesteld, om vervolgens uitgeprint en via de post opgestuurd te worden naar de desbetreffende zakenpartners. Als het contract eenmaal ondertekend weer op het Bose kantoor lag, moest alles handmatig ingescand worden om het papierwerk aan het SOR te kunnen toevoegen. 

“Het inscannen van al die contracten was tijdrovend en super inefficiënt. Die tijd kan iedere organisatie wel op een betere manier besteden”, aldus Keek. 

En dus besloot Keek met DocuSign te experimenteren en dat bleek een schot in de roos. Door de eSignature mogelijkheden van DocuSign te implementeren kon Bose handelingen zoals het verzenden en tekenen van de contracten linken aan de SOR. Nu hoeft er nooit meer iets gescand te worden en weet iedereen altijd wat de status is van een overeenkomst en welke stappen er nog moeten worden afgerond. 

“De API's van DocuSign zijn gemakkelijk te verbinden met je bestaande automatiseringstools, wat voor onze salesafdeling heeft geleid tot een nóg hogere efficiëntie", zegt de product owner. 

Bose verlaagde met DocuSign de kosten per contract van 50 euro tot 7 euro 

DocuSign maakt administratieve processen niet alleen overzichtelijker voor Bose, de implementatie zorgt ook voor een kostenverlaging, van 50 euro per contract naar slechts 7 euro.

"DocuSign bood ons daarnaast ook nog eens gratis ondersteuning om de tool op de juiste manier te implementeren. binnen ons bedrijf. Maar de eSignature is zo vanzelfsprekend dat we die support helemaal niet nodig hadden”, zegt Keek. “In één meeting van drie kwartier zijn we met het hele team door het proces gelopen. Iedereen begreep het meteen en was blij met de nieuwe oplossing."

Volgens Eddy was de implementatie voor de B2B-klanten van Bose ook zo gepiept en duurde het niet lang voor andere vestigingen van het bedrijf ook met DocuSign aan de slag wilden. Inmiddels wordt de eSignature naast in de Benelux ook op de vestigingen van Bose in Australië en Nieuw Zeeland gebruikt.

Benieuwd hoe jouw organisatie kan profiteren van de implementatie van DocuSign? Probeer DocuSign 30 dagen gratis