Is je administratie een chaos? Heb je het gevoel dat er overal geld weglekt? En kom je aan het eind van de maand geld tekort? Dan kan het een mooi voornemen zijn om je administratie goed te ordenen. Zo pak je dat aan.

Schulden zijn niet exclusief voorbehouden aan mensen die weinig verdienen. Uit het onderzoek van het Nibud blijkt dat niet zozeer de hoogte van het inkomen van belang is bij het ontstaan van schulden, maar de omgang met geld.

Ongeveer 34 procent van de mensen met een betalingsachterstand had naar eigen zeggen de rekeningen best kunnen betalen, maar was het simpelweg vergeten.

Zulke laksheid kan grote gevolgen hebben. Want als je te laat bent met betalen mag een bedrijf minimaal 40 euro extra in rekening brengen, zelfs bij kleine bedragen. Dat kan flink in de papieren lopen. Een geordende administratie kan veel ellende voorkomen. Zo pak je dat aan.

Wees gedisciplineerd

Les één bij het ordenen van je administratie: maak het niet te ingewikkeld. Goede voornemens moet je wel kunnen nakomen. Zorg dus voor een eenvoudig en logisch systeem, waarbij je alles snel kunt vinden.

De tweede les is discipline. Krijg je een rekening, laat deze dan niet in huis rondslingeren, maar stop deze direct in een postvakje of in een map, achter het tabblad ‘onbetaalde rekeningen’. Kopieer digitaal verstuurde rekeningen meteen naar een apart mapje op je computer of print ze uit. Reserveer vervolgens elke week een moment om deze mappen door te nemen, zodat geen rekeningen blijven liggen.

Doe je aan internetbankieren, dan kun je betalingen ook alvast klaar zetten, met de betaaldatum. Je hoeft dan niet alles direct te betalen, maar overschrijdt ook niet de betalingstermijn.

Lees ook op Business Insider

Berg alles op in een map

Is een papieren rekening betaald, schrijf de betaaldatum op het papier en berg de rekening op in een map die je met behulp van tabbladen overzichtelijk hebt ingedeeld, in rubrieken als ‘huis’, ‘zorg’ en ‘auto’. Je kunt ook kiezen voor een digitaal systeem, waarbij je papieren scant; net wat je makkelijk vindt. Maak bij een digitale administratie wel regelmatig een backup.

Plaats reminders

Behalve betalen moet je soms ook in actie komen, zoals een belastingaangifte indienen, bezwaar maken tegen de woz-beschikking of een abonnement stopzetten. Plaats een reminder in je (digitale) agenda, zodat tijdig in actie kan komen en termijnen niet ongezien verstrijken.

Check je rekeningen

Controleer ook regelmatig je bankrekening. Zijn alle betalingen goed verwerkt en kloppen de bedragen? Maak elke maand op de site van je bank een overzicht van alle bij- en afschrijvingen en print deze uit of bewaar hem in een map op je computer.

Leg jaaropgaven apart

Rond deze tijd stromen allemaal jaaroverzichten binnen die je straks nodig hebt voor je belastingaangifte, zoals de jaaropgave van je werk, de WOZ-beschikking van je huis, een overzicht van betaalde hypotheekrente en jaaroverzichten van spaar- en beleggingsrekeningen. Berg deze na ontvangst direct op in een map achter het tabblad ‘jaaropgaven’. Dat scheelt veel zoekwerk.

Berg belangrijke papieren overzichtelijk op

De Belastingdienst mag tot vijf jaar terug belasting navorderen. Bewaar je administratie daarom in ieder geval vijf jaar. Bedrijven en zelfstandigen zijn wettelijk verplicht hun administratie zeven jaar te bewaren.

Daarnaast zijn er belangrijke documenten die je permanent moet bewaren, zoals arbeidscontracten, contracten van telefoonabonnementen, de hypotheekakte en je testament. Scan belangrijke documenten in.

Maak duidelijke afspraken

Doe je de administratie samen? Maak dan een duidelijke taakverdeling, zodat geen zaken blijven liggen. Neem enkele keren per jaar samen de administratie door.

Loop je financiën regelmatig door

Loop verder met enige regelmaat je financiën door. Zijn je verzekeringen nog up-to-date? Biedt je inboedelverzekering bijvoorbeeld nog voldoende dekking en heb je niet een te dure autoverzekering omdat je auto inmiddels ouder is geworden? Is het voordelig om te switchen naar een andere energieleverancier? Is het bij de lage rentestand voordelig om je hypotheek over te sluiten? Heeft je huis onderwaarde en moet je een extra spaarpotje aanleggen?

Een handig hulpmiddel is het Persoonlijk Budgetadvies van onafhankelijk voorlichtingsinstituut Nibud. Door de tool stap voor stap in te vullen krijg je informatie waarmee je jouw geldzaken op orde kan brengen.

Bij veranderingen in je persoonlijke situatie, zoals de komst van een kind, de aankoop van een huis of een echtscheiding, is het sowieso een must om je financiën goed onder de loep te nemen, eventueel met hulp van een financieel planner.

Breng je bestedingspatroon in kaart

Kom je aan het eind van de maand structureel geld tekort? Of ben je het overzicht kwijt, omdat je steeds meer betaalt met je bankpas en via automatische afschrijvingen? Breng dan eens je inkomsten en uitgaven over langere termijn in kaart. Reken niet maandelijks terugkerende posten, zoals vakantiegeld, jaarlijkse donaties en belastingteruggaven terug per maand.

Verdeel vervolgens alle uitgaven onder in rubrieken, zoals woonlasten, boodschappen, zorg, telefonie, verzekeringen, auto en goede doelen. Zo krijg je een helder overzicht en kun je nagaan welke kosten overbodig zijn (bijvoorbeeld een abonnement op de sportschool waarvan je slapend lid bent) en op welke posten je kunt besparen. Maak op basis hiervan een begroting.

Je kunt hiervoor ook externe hulp inschakelen. Veel gemeenten bieden kosteloos budgetteringscursussen aan en veel banken beschikken over een budgetcoach.

Creëer een buffer

Reserveer in je begroting ruimte voor een buffer, zodat je niet bij de eerste tegenslag, zoals een kapotte ijskast, in problemen komt. Het Nibud adviseert voor alleenstaanden een buffer van minimaal 3.550 euro. Een kinderloos echtpaar moet minimaal 4.000 euro achter de hand hebben en een paar met één kind minstens 4.400 euro. Daarmee kun je noodzakelijke spullen in huis vervangen en dure maanden opvangen.

Wil je ook geld reserveren voor woningonderhoud en de vervanging van je auto, dan heb je meer geld nodig. De hoogte van dit bedrag hangt af van je leefsituatie. Op de website van het Nibud vind je een tool waarmee je kunt uitrekenen hoeveel je ongeveer nodig hebt.

Neem een digitaal huishoudboekje

Wil je structureel overzicht houden over je financiën, overweeg dan een digitaal huishoudboekje, dat op basis van af- en bijschrijvingen bijhoudt wat je uitgeeft en ontvangt. Deze bedragen worden vervolgens gerubriceerd in categorieën, zoals ‘loon’, ‘boodschappen’ en ‘energierekening’. Bij veel huishoudboekjes kun je per kostenpost een budget opstellen en zien hoeveel je hiervan inmiddels hebt uitgegeven.

Let bij de keuze van een huishoudboekje op het gebruiksgemak en de mogelijkheid om gegevens van verschillende banken te importeren. Met deze tool kun je het voor jou geschikste huishoudboekje kiezen. Je kunt natuurlijk ook een papieren huishoudboekje bijhouden.