Algemene voorwaarden zijn niet verplicht. Toch is het ontzettend belangrijk dat u ze hebt én dat ze actueel zijn. Goede algemene voorwaarden kunnen u namelijk een hoop sores besparen.
Bijvoorbeeld wanneer u onenigheid krijgt over de levering van een product of dienst, de betaling of garantie. Nog niet overtuigd? Fleur Dalmeijer, senior jurist contractueel recht bij DAS vertelt waar het vaak misgaat.
Zonder algemene voorwaarden loopt u meer risico
Ondernemen betekent risico’s nemen, maar niet onnodig natuurlijk. Met doortimmerde algemene voorwaarden sluit u veel risico’s uit. Een voorbeeld: u hebt een drukkerij en moet voor een winkelketen tassen bedrukken. Maar de leverancier van de tassen levert te laat, waardoor u ze niet op tijd klaar hebt. Een flinke kostenpost voor u.
Tenzij u in uw algemene voorwaarden hebt aangegeven dat u niet aansprakelijk bent voor late levering buiten uw schuld om.
Standaardvoorwaarden zijn niet altijd genoeg
Bij het opstellen van uw voorwaarden kunt u prima gebruikmaken van standaardvoorwaarden, bijvoorbeeld die van de Kamer van Koophandel of uw branchevereniging. Maar het kan noodzakelijk zijn om die voorwaarden aan te passen. Misschien hebt u een heel specifiek producten- of dienstenpakket, of hebt u in tegenstelling tot veel branchegenoten ook nog een webshop.
Extra afspraken in uw algemene voorwaarden kunnen dan nodig zijn. Bedenk wel dat in uw algemene voorwaarden alleen afspraken mogen staan die voor al uw klanten gelden. U mag wel een onderscheid maken tussen voorwaarden voor particuliere en zakelijke klanten.
Neemt u in uw voorwaarden afspraken op over garantie en ruilen? Download de gratis informatiegids met alle regels die daarvoor gelden.
Mondelinge afspraken bieden weinig zekerheid
Zelfs als u zakendoet met uw beste vriend geldt: ondernemen zonder duidelijke afspraken is niet verstandig. Leg daarom de belangrijkste spelregels schriftelijk vast in algemene voorwaarden, verklaar ze geldig en deel ze met uw klanten, voor of bij het sluiten van de overeenkomst. Bijvoorbeeld door ze af te drukken op de achterkant van de overeenkomst.
In uw websho
p moet een klant de voorwaarden kunnen opslaan en aangeven dat hij akkoord is. Bespreekt u de afspraken alleen mondeling en gaat er iets mis? Dan is het altijd uw woord tegen dat van de klant. En probeer dan maar eens te bewijzen dat de ander zich niet aan de afspraak houdt.
Onredelijke afspraken tellen niet
Het is niet zo dat u helemaal zelf mag weten wat er in uw algemene voorwaarden staat. Daar gelden regels voor. Afspraken mogen bijvoorbeeld niet afwijken van het consumentenrecht en u mag geen onredelijke bepalingen op nemen. Soms is snel duidelijk of iets onredelijk is. Zo mag u niet aangeven dat alleen u de koopovereenkomst mag ontbinden en een klant niet.
In andere gevallen bepaalt de situatie wat onredelijk is. Om u wat houvast te geven heeft de overheid heeft een zwarte en een grijze lijst gemaakt. Bepalingen op de zwarte lijst zal een rechter als onredelijk bestempelen, die op de grijze lijst als twijfelachtig. Staan er onredelijke afspraken in uw voorwaarden, dan bent u waarschijnlijk minder goed beschermd dan u denkt.
Meer grip op uw debiteuren
Goede algemene voorwaarden zijn ook cruciaal in uw debiteurentraject. Zo kunt u afspraken opnemen om te voorkomen dat u blijft zitten met onbetaalde rekeningen. Bijvoorbeeld een eigendomsvoorbehoud. Hiermee geeft u aan dat het product dat u levert van u blijft, tot de klant heeft betaald.
Of u gebruikt het retentierecht. Dit betekent dat u afspreekt dat u goederen pas teruggeeft of levert, zodra de klant heeft betaald. Heeft een klant bijvoorbeeld een caravan bij u gestald, maar betaalt hij al tijden de huur niet? Dan mag u de caravan in uw bezit houden tot de klant de huurachterstand heeft voldaan.
Algemene voorwaarden moeten actueel zijn
Hebt u uw algemene voorwaarden een hele tijd geleden gemaakt? Dan is de kans groot dat ze verouderd zijn en u niet meer optimaal beschermen. Er zijn namelijk allerlei gebeurtenissen denkbaar die vragen om een aanpassing van uw voorwaarden. De meest voor de hand liggende zijn wetswijzigingen waaraan uw bedrijf moet voldoen.
Verandert de overheid bijvoorbeeld de incassoregels of de wettelijke bedenktijd, dan kan dat gevolgen hebben voor uw voorwaarden. Maar het kan ook zijn dat juist uw bedrijf verandert of de samenstelling van uw producten of diensten wijzigt. Ook dan moet u de algemene voorwaarden op tijd bijwerken.
Direct een juridisch document laten opstellen of controleren? Ga naar DAS.nl voor een oplossing op maat. De specialisten van DAS helpen u graag verder!
Direct in uw inbox
Vul onderstaand formulier in om een Gratis DAS Wijzer informatiegids te ontvangen. Met handige tips voor uw algemene voorwaarden.
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl