Wanbetaling blijft een groot probleem voor met name kleine ondernemers en zzp’ers. Meer dan de helft van alle verzonden facturen in 2018 werd niet binnen de betaaltermijn voldaan, blijkt uit een analyse van Payt, dat software voor debiteurenbeheer maakt.
Met name grote bedrijven overschrijden de afgesproken betalingstermijn nog weleens. Reden voor MKB-Nederland om een zwarte lijst op te stellen van bedrijven die te lang wachten met betalingen aan kleinere toeleveranciers.
Als ondernemer kun je je tegen wanbetaling wapenen door vooraf enkele voorzorgsmaatregelen te nemen. Rob de Haan van verkoopjevordering.nl koopt vorderingen van ondernemers voor een bedrag lager dan de vordering zelf en probeert die vervolgens te innen.
Hij deelt vijf preventieve maatregelen die ondernemers kunnen nemen om de risico’s te beperken:
1. Vraag om vooruitbetaling
Vroeger was het misschien een beetje raar, maar tegenwoordig is het steeds gangbaarder om om vooruitbetaling te vragen, stelt De Haan. Misschien niet meteen het volledige bedrag, een aanbetaling van een kwart tot 35 procent van het factuurbedrag is ook goed. “De meeste mensen denken: dat kan ik toch niet maken. Maar je kunt het altijd vragen. Je minimaliseert het risico dat je loopt en verbetert ook nog eens je cashflow.”
Hij raadt aan om in de algemene voorwaarden op te nemen dat je in bepaalde situaties om vooruitbetaling kunt vragen. "Dan kun je daarop terugvallen en komt het niet helemaal uit de luchtvallen."
Soms komt de klant zelf met het verzoek om een aanbetaling te doen. "Ik was laatst met mijn auto bij de garage en daar bood een consument die banden had gekocht aan om de helft vooruit te betalen", vertelt De Haan. "Waarom zou je dat doen? Je hebt dan de goodwill van de ondernemer. Die zorgt ervoor dat de banden tijdig geleverd worden en dat je goede service krijgt."
2. Kredietwaardigheid checken
Veel ondernemers steken behoorlijk wat tijd in hun sales, maar als de deal eenmaal binnen is, vergeten ze te checken hoe kredietwaardig de klant is. Terwijl het volgens De Haan een kleine moeite is.
"Een jaarrekening bij de Kamer van Koophandel opvragen kost iets meer dan 3 euro. Draai er twee uit en je hebt van vier jaar de gegevens, zodat je de trend kunt zien", zegt De Haan. "Zie je dat bijvoorbeeld het eigen vermogen achteruitgaat, dan is dat misschien aanleiding om toch om vooruitbetaling te vragen."
Als een bedrijf helemaal geen jaarrekening heeft gedeponeerd is dat ook een negatief signaal. "Dat geeft aan of een bedrijf serieus omgaat met zijn gegevens en de deponeringsplicht."
Er zijn ook betaalde kredietchecks van bijvoorbeeld Experian en Graydon die de kredietwaardigheid van een bedrijf uitdrukken in een score. "Een kredietrapport kost rond de 5 euro", zegt De Haan. "De kritiek daarop is dat het niet altijd actueel is. Dat is misschien wel zo, maar je moet het zien als een onderdeel van je research. Meestal is er niet één dingetje, maar gaat het om een opeenstapeling van zaken die je terughoudend maken."
3. Zet afspraken op papier
Het hoeft geen epistel van drie kantjes te zijn, maar zorg in ieder geval dat je je tarief en datgene wat je gaat doen zwart op wit vastlegt. "Wellicht een open deur, maar je wilt niet weten hoe vaak ik toch nog mondelinge afspraken tegenkom", zegt De Haan.
Soms wordt het als een blijk van wantrouwen gezien als je dingen op schrift stelt. Totdat er een kink in de kabel komt. "Dan worden er ineens allerlei uitvluchten gezocht om niet te betalen. Als je dan niks op papier hebt staan, heb je bewijstechnisch een behoorlijk probleem."
Doe dat ook als de afspraken wijzigen, als je bijvoorbeeld een offerte hebt gestuurd en er na onderhandeling over de voorwaarden een andere prijs uitrolt. "Zet ook dat even op papier en laat het accorderen."
4. Juiste adressering
Een veelgebruikte truc die De Haan tegenkomt, is dat een wanbetalende klant zegt dat de factuur aan de verkeerde afdeling is gestuurd, met daarbij het verzoek om een creditnota op te sturen om de administratie weer kloppend te maken. "Dat moet je nooit doen. Op het moment dat je een creditnota maakt, zie je af van die schuld."
Dubbelcheck daarom altijd of de factuur naar het goede adres is gestuurd. Is dat gebeurd, dan is het aan de klant om de boel intern op te lossen. "Stuur je toch die creditnota, dan hebben zij iets om mee te schermen. Dan kun je later wel zeggen dat je een nieuwe factuur naar het juiste adres hebt gestuurd, maar die is dan net weer niet aangekomen."
5. Eigendomsvoorbehoud
Heb je spullen geleverd aan een klant die failliet gaat voordat de factuur is betaald? Dan vallen die goederen in principe in de boedel en mag de curator ze te gelde maken om de schuldeisers te betalen.
Tenzij je eigendomsvoorbehoud overeen bent gekomen met de klant, met het recht om de spullen terug te vorderen. "Dat moet je wel aan kunnen tonen, bijvoorbeeld aan de hand van de algemene voorwaarden", zegt De Haan.
In de praktijk is het voor kleine leveranciers soms lastig om dit te eisen, zoals in het geval van V&D. De omgevallen warenhuisketen had in de leveringsvoorwaarden opgenomen dat het eigenaar van de goederen was na levering, niet na betaling van de factuur. Daardoor liepen de verschillende kledingleveranciers 5 tot 10 miljoen euro schade op.
"Kijk, Philips is groot genoeg om toch eigendomsvoorbehoud af te spreken met V&D", zegt De Haan. "Maar als jij een kleine kledingleverancier bent, moet je sterk in je schoenen staan wil je zeggen: dan lever ik niet."
Kun je geen beroep doen op eigendomsvoorbehoud, dan is er nog het recht van reclame. Een leverancier kan daarbij een koopovereenkomst ontbinden binnen 60 dagen na levering van de goederen, of zes weken na afloop van de afgesproken betalingstermijn.
