Zoveel te doen, maar te weinig mensen en tijd om de klus te klaren? Zeker nu de arbeidsmarkt krap is, zullen veel organisaties dit beeld herkennen. Wil je dan toch kunnen groeien, dan is het devies: werk niet hárder, maar slímmer. Klinkt goed, maar hoe pak je dit aan? 3 praktische tips, waar iedereen mee aan de slag kan.

Handtekeningen op papier zetten om een factuur te autoriseren? Toen Swapfiets in 2014 van start ging, was het nog de normaalste zaak van de wereld. Maar na een paar jaar ontdekte het bedrijf dat het zo toch echt niet meer ging. Veel te veel papier, en bovendien kunnen enveloppen met facturen kwijtraken. En als je vanuit zoveel locaties werkt als Swapfiets doet, is het ook gewoon geen doen. Vandaar dat het bedrijf tegenwoordig werkt met een vrijwel volledig digitale administratie en afhandeling van facturen, mede dankzij Basecone: dé standaard voor digitale documentverwerking.

Dat is handig, want nu kan iedere medewerker vanaf elke plek ter wereld via de Basecone app zijn bonnetjes en papieren facturen aanleveren en autoriseren. Die vervolgens meteen in het financiële systeem worden verwerkt. Zonder vertraging door bijvoorbeeld een missende handtekening. Want ook die kan iedereen via de app doorgeven. Het is één van de voorbeelden van hoe snelgroeiende mkb-bedrijven met succes digitalisering weten in te zetten om hun interne processen te ondersteunen. Hier nog 3 van zulke tips die voor elk bedrijf waarde kunnen hebben:

Tip 1: Digitaliseer en anticipeer

Natuurlijk is niet elk mkb-bedrijf gebaat bij een complexe infrastructurele IT-oplossing. Toch biedt digitaliseren steeds vaker uitkomst. Denk bijvoorbeeld aan data-analyses van je klant, waarmee je beter leert anticiperen op hun piekbehoeftes. IT-dienstverleners bieden dit soort oplossingen steeds meer ‘van de plank’ aan, dus direct toepasbaar én met handige dashboards. Die inzichtelijk maken waar jouw kansen liggen.

Basecone ondersteunt ondernemers hierbij met Power-BI-analyses. Daarmee krijg je als ondernemer real-time inzichten in de verwerkingstijd van de administratie. Zo kun je tijdig anticiperen op bepaalde trends. Ondernemen is niet voorspelbaar, en dat zal het ook nooit worden. Maar slimmer werken begint met leren anticiperen op wat er gaat komen.

Tip 2: Gebruik de cloud

De laatste jaren is cloud computing al niets bijzonders meer. Steeds meer ondernemers ontdekken hoe handig het is als medewerkers overal bij de bedrijfsgegevens kunnen. Zeker tijdens de corona pandemie is dit voordeel gebleken. Mensen kunnen via de cloud hun werk uitvoeren waar en wanneer ze maar willen. De angst om gegevens naar de cloud over te zetten, is bovendien vrijwel overal verdwenen.

Dit komt mede doordat aanbieders steeds duidelijker zijn over hoe ze met de beveiliging van data omgaan. Van dagelijkse back-ups tot bijvoorbeeld opslag in de Europese Economische Ruimte (EER): de ontwikkelingen gaan snel op dit gebied. Dat levert dus niet alleen ruimtewinst op (geen servers meer in huis), het scheelt vanwege het abonnementsmodel over het algemeen ook kosten – én het allerbelangrijkste: tijd.

Tip 3: Automatiseer je werk

Maandelijks langer dan 15 minuten met iets bezig? Bijvoorbeeld het versturen van facturen of het inkloppen van bonnetjes? Probeer je werk dan te automatiseren. Met Basecone kun je diverse administratieve processen automatiseren. Stuur bijvoorbeeld digitale facturen uit je mailbox automatisch door naar Basecone, laat medewerkers papieren bonnetjes invoeren via de Basecone app, of laat zelfs herhalende facturen automatisch autoriseren. Nooit meer wachten op de handtekening van diverse betrokkenen.

Kortom: doe wat Swapfiets al jaren doet. Anticipeer, werk in de cloud en automatiseer: “Mooi dat we met hetzelfde aantal mensen meer werk verzetten,” zegt financial administrator Moniek Noya van Delzen. Het zorgt ervoor dat de fietsen met de bekende blauwe banden steeds meer terrein in de wereld winnen, in de zakelijke markt en ook via e-bikes. “Dankzij Basecone kunnen we de doorgaande groei ook op finance aan,” aldus Noya van Delzen.

Ook meer tijd overhouden? Doe de Basecone Scan!

Basecone is dé pre-accounting tool die facturen en declaraties in verschillende formaten automatisch kan uitlezen en verwerken. Geen papier meer, of discussies over zoekgeraakte bonnetjes, maar snelle digitale facturatie en volledig overzicht. Zodat je als ondernemer tijd overhoudt voor datgene wat je het liefste doet: ondernemen. Basecone heeft een scan ontwikkeld om te bepalen of dit ook voor jouw organisatie voordeel kan opleveren.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Basecone.