Ervaar je als bedrijf ook veel gedoe omdat iedereen plots vanuit huis inlogt? 5 tips om thuiswerken soepel te laten verlopen

Dell Technologies, Intel & Business Insider

Door de corona-pandemie werken inmiddels zo’n twee miljoen kantoorwerkers in Nederland vanuit huis. Voor veel bedrijven was dat een enorme omschakeling, maar inmiddels realiseren ze zich steeds meer welke voordelen thuiswerken ze kan bieden.

Volgens Danny Jansen, Manager Midden Grootbedrijf Nederland bij Dell Technologies is het nú tijd om lessen te trekken waar je straks je voordeel mee kunt doen.

Waardevolle lessen

Thuiswerken omvat veel meer dan alleen je mensen van een laptop voorzien. Succesvol thuiswerken begint met een solide infrastructuur die erop is ingericht dat – eventueel in pieken – veel mensen tegelijk kunnen inloggen. Ook moeten applicaties en data eenvoudig, maar veilig, te benaderen zijn door werknemers die zich buiten de muren van het kantoorpand bevinden.

Organisaties die veel ervaring hebben met thuiswerken, zoals Dell Technologies, leren ook tijdens de crisis nog waardevolle lessen. “Daar ga ik bewust naar op zoek,” zegt Jansen. “Want daar hebben we later ook nog wat aan.” Hij geeft graag een aantal tips.

1. Experimenteer

“De huidige situatie in de wereld biedt een prachtig moment om te bekijken wat werken op afstand doet met de productiviteit van mensen. Zeker wanneer werknemers zichtbare prestaties kunnen opleveren, zoals het invoeren van bepaalde zaken, het maken van een offerte of afhandelen van een x-aantal telefoontjes, kun je als werkgever prima meten of ze dat net zo doen als op kantoor.”

“Natuurlijk zijn de omstandigheden momenteel wel iets anders dan normaal, maar ik denk dat steeds meer werkgevers zijn dat mensen thuis minstens zo productief, zo niet productiever, zijn dan wanneer ze op kantoor zitten. Het voordeel van een experiment waarbij je mensen meer ruimte en vrijheid geeft, is dat het een eindmoment heeft waarna je kunt evalueren en kunt bekijken in welke vorm je het al dan niet doorzet.”

2. Zet security hoog op de agenda

Nu veel mensen onverwacht vanuit huis moeten werken en organisaties daar nog niet ten volle op ingericht zijn, zien cybercriminelen hun kans schoon. Security is voor veel bedrijven nog altijd een ondergeschoven kindje, de sluitpost van IT-projecten.

Nu er verbinding wordt gemaakt vanuit een ongecontroleerde omgeving – namelijk de thuissituatie van werknemers, vaak ook nog met eigen apparatuur – is focus op veiligheid van cruciaal belang. Het is daarom nu belangrijker dan ooit om werknemers bewust te maken van gevaren en risico’s.

“Niet in de laatste plaats omdat er meer gevraagd wordt van de IT-afdeling en -infrastructuur om beveiligd toegang te geven tot data en applicaties waar in eerste instantie niet aan gedacht is.”

3. Zoek betrouwbare partners

"Je hoeft het wiel niet uit te vinden. Dat hebben wij al voor je gedaan,” grijnst Jansen. "Zeker in het midden- en grootbedrijf is niet altijd overal kennis en kunde op IT-gebied aanwezig."

Zoek daarom organisaties die daarin gespecialiseerd zijn en waar je een goed gevoel bij hebt. Zulke betrouwbare partners zijn onmisbaar voor een solide IT-omgeving waar je nu in de crisis, maar ook daarná, profijt van hebt. Bovendien kun je met behulp van partners veel sneller schakelen dan wanneer je alles zelf moet uitpluizen en inrichten.”

4. Breng je huidige IT-landschap en de tekortkomingen in kaart

Dell Technologies biedt organisaties vrijblijvend de Live Optics tool, waarmee ze eenvoudig hun IT-omgeving kunnen scannen. “Welke data en applicaties worden er gebruikt, waar zie je pieken in de infrastructuur, waar is de performance te hoog of te laag? Het biedt waardevolle informatie over uitdagingen en bottlenecks in je IT-landschap die je helpt te bepalen wat er nú moet gebeuren om straks profijt te hebben.”

Deze tool kan geïntegreerd worden in een plan op maat, vertelt Jansen. “Dan maken we samen met de klant een plan: waar sta je nu en waar wil je heen? Wat komt daarbij kijken en hoe moet je dat aanpakken? We kunnen daar bovendien technische validatie aan geven en ook de return on investment en total cost of ownership schetsen.”

5. Inventariseer de risico’s

In de huidige crisis is de beschikbaarheid van thuiswerkfaciliteiten ineens kritiek geworden voor de continuïteit van je bedrijf. Maar de bestaande risicoanalyses op dit gebied voldoen waarschijnlijk niet meer. Het Nationaal Cyber Security Centrum adviseert daarom om de kritieke processen van je bedrijf in kaart te brengen en maatregelen te treffen om de beschikbaarheidsrisico’s te beheersen.

Maak een lijst van alle thuiswerkfaciliteiten die voor een of meer kritieke processen van belang zijn. Inventariseer vervolgens de beschikbaarheidsrisico’s voor deze faciliteiten. Welke problemen kun je voorzien en op welke manier bedreigen risico’s de uitvoering van de kritieke processen die op het systeem leunen?

Vervolgens is het zaak om maatregelen te treffen om deze risico’s te verkleinen. Het gaat dan om maatregelen om bestaande faciliteiten beter te beveiligen en maatregelen die de kritieke processen minder afhankelijk maken van de beschikbaarheid van thuiswerkfaciliteiten.

Jansen: “En ook hier geldt weer, wanneer dit je als midden- en grootbedrijf boven het hoofd groeit, schakel dan een partner in die je hierbij kan helpen,” zegt Jansen.

Dell Technologies helpt organisaties verder met hun digitale transformatie en biedt je de zekerheid dat niet alleen de devices van medewerkers beveiligd zijn, maar ook servers en opgeslagen data. De oplossingen van Dell Technologies worden mede mogelijk gemaakt door Intel.