Een wagenpark kost ondernemers en bedrijven vaak onnodig veel geld. Jeroen Molthoff van Molthoff Fleetmanagement legt in vier stappen uit hoe de grootste geldlekken in het wagenpark kunnen worden opgespoord en gedicht.

Stap 1: Breng je wagenpark in kaart

“Een wagenpark kost ondernemers vaak onnodig veel geld omdat zij dit niet goed inzetten. Zo komt het vaak voor dat auto’s met de verkeerde brandstofsoort worden ingezet. De vuistregels die hiervoor vaak worden gehanteerd, bijvoorbeeld meer dan 35.000 tot 40.000 kilometer per jaar voor een dieselauto, gelden bovendien niet meer.

Wil je zeker weten of op basis van hun brandstofsoort auto’s ook optimaal worden gebruikt, dan moet je dat per auto uitrekenen. Gebruik hiervoor cijfers die zijn gebaseerd op het daadwerkelijke verbruik van de auto’s. Want de cijfers van de fabrikanten zijn gebaseerd op laboratoriumtests. Het werkelijke verbruik van bijvoorbeeld hele energiezuinige auto’s kan hierdoor wel 20 of 30 procent hoger liggen dan de fabriekscijfers.”

Stap 2: Leasen bijna altijd beter dan kopen

“Is wagenparkbeheer geen ‘core business’, zoals bijvoorbeeld bij een transportbedrijf, dan heeft leasen vrijwel altijd de voorkeur. Want voor het beheer van je eigen wagenpark moet je zelf personeel inzetten om bijvoorbeeld schades en tankbonnen te administreren.

Grote bedrijven die zelf hun wagenpark beheren, hebben bijvoorbeeld voor honderd auto’s één beheerder nodig. Worden auto’s geleased, dan komt diezelfde verhouding uit op één beheerder op achthonderd tot duizend auto’s.

Gemengde wagenparken komen wel voor bij bedrijven die bijzondere voertuigen hebben, bijvoorbeeld veegwagens of vuilniswagens. Dat is zo specifiek dat de toegevoegde waarde van een leasemaatschappij dan heel gering is. Dergelijke voertuigen worden daarom vaak in eigen beheer genomen of uitbesteed aan een gespecialiseerd bedrijf."

Stap 3: maak heldere afspraken met de lease maatschappij

"Wil je van het kostenvoordeel van leasen profiteren, dan moet je goede afspraken maken met de maatschappij. Ben je van plan om meer dan veertig auto’s te leasen, dan heb je het volume dat nodig is om als serieuze onderhandelingspartner betere voorwaarden te bedingen.

Wie minder dan veertig auto’s nodig heeft, krijgt meestal een standaard leasecontract. En daar moet je goed mee uitkijken. Want in zo’n leasecontract staat altijd hoeveel kilometers je in een bepaalde tijd rijdt, bijvoorbeeld 30.000 kilometer per jaar in een periode van 48 maanden.

Rijd je meer, dan brengt de leasemaatschappij hiervoor een bedrag in rekening dat fors op kan lopen. Leasecontracten werken wat dat betreft net als abonnementen voor de mobiele telefoon. Bij zowel grote als kleine leasecontracten loont het dus absoluut de moeite om verschillende offertes op te vragen en naast de prijzen ook de voorwaarden goed te bestuderen. Als er in de contracten niets vastligt over de opslagen die gelden bij het overschrijden van het aantal kilometers, dan is het verstandig om dat alsnog te doen."

Stap 4: blijf monitoren

"Heb je je wagenpark op orde, dan is het belangrijk om te blijven monitoren. De leasemaatschappij kan dat voor je doen, maar er zijn ook softwarepakketjes die je hiervoor kunt gebruiken. In zo’n computerprogramma kun je dan zaken bijhouden als het aantal bekeuringen, het brandstofverbruik, schades en bandenslijtage.

De persoon die dat bijhoudt moet wel een beetje handig zijn met cijfers. Bij een mkb-bedrijf zou dat de boekhouder kunnen zijn. Maakt een medewerker veel schades of is het brandstofverbruik van zijn auto opvallend hoog, dan kun je hem of haar hierop aanspreken.

Bij grote organisaties worden de grootste brokkenpiloten zelfs op rijcursus gestuurd. Zij leren dan ingesleten slechte gewoontes af, bijvoorbeeld te laat schakelen waardoor het brandstofverbruik van de auto heel hoog wordt. En als het rijgedrag van mensen plots verandert, dan komt het nog wel eens voor dat er meer aan de hand is. Bijvoorbeeld stress op het werk of problemen thuis. Ook daar kun je dan als werkgever tijdig actie op ondernemen."