• Niemand zit te wachten op ellenlange vergaderingen, al helemaal niet met alle haperingen online tijdens deze coronapandemie.
  • De Deense managementexpert Martin Lindström heeft vijf tips om vergaderingen effectiever en minder vermoeiend te maken.
  • Niet over alles hoeft vergaderd te worden. Maar als het toch moet, doe het dan zonder telefoons en laptops en stel een maximale tijdsduur in.

Niemand zit te wachten op ellenlange vergaderingen zonder concrete uitkomsten, op misschien enkele doorgewinterde vergadertijgers na. Toch draait het daar bij veel bedrijven regelmatig op uit, zeker met de vele online-vergaderingen tijdens de coronapandemie.

Hoe voorkom je praten om het praten? De Deense managementexpert Martin Lindström schreef het boek The Ministry of Common Sense vol nuttige tips voor effectief vergaderen.

Volgens Lindström kunnen vergaderingen en Powerpoint-presentaties tot wel de helft van de tijd op kantoor opslokken. Hij werd door Time Magazine ooit tot een van de honderd invloedrijkste mensen ter wereld bestempeld en belooft in zijn boek bureaucratische problemen wereldwijd te kunnen oplossen.

Dit zijn volgens hem de vijf belangrijkste manieren om vergaderingen effectiever en minder vermoeiend te maken.

1. Geen telefoons en laptops

Lindström gaf ooit een lezing bij Google in het Californische Mountain View. In het half uur dat hij sprak, had hij slechts met vier van de ruim tweehonderd aanwezigen oogcontact. De rest keek op een laptop of smartphone. Dat gaf Lindström het gevoel dat ze ongeïnteresseerd waren.

Om dergelijke taferelen bij vergaderingen te voorkomen, adviseert Lindström dat mensen hun telefoon aan het begin van de meeting inleveren. “Zet een mand of verzamelbak neer. Deelnemers aan de vergadering kunnen een post-it op hun telefoon plakken, hem erin doen en weer terugpakken als de vergadering is afgelopen.”

2. Maak de agenda zo concreet mogelijk

Vraag jezelf voorafgaand aan de vergadering altijd af wat je wilt bereiken, stelt Lindström. Zeg nooit dat je “zaken wilt bespreken”, dat is veel te breed. Probeer het zo concreet mogelijk te maken. “Wil je ergens goedkeuring voor krijgen of helderheid scheppen? Zeg dat dan expliciet.”

Volgens Lindström kan je tijdens een eerste vergadering van de dag aan alle aanwezigen vragen wat hun belangrijkste punt is. Aan het eind van de sessie verstuurt de teamleider dan een korte memo met de belangrijkste beslissingen op een rij, zodat iedereen gefocust blijft. 

3. Stel een maximale tijdsduur vast

De meeste vergaderingen in het bedrijfsleven duren een uur. Zijn ze korter, dan klopt er iets niet. Maar vergaderingen hoeven volgens Lindström in de meeste gevallen echt niet langer dan dertig minuten te duren.  

Om de tijdsduur te beperken, raadt de Deense managementexpert aan een klok mee te nemen.

“Ik vertel alle aanwezigen vooraf dat de klok staat voor het totale salaris van iedereen en dat ik gok dat het laagste salaris zo’n 100 euro per uur is en het hoogste ruim 800 euro per uur”, zegt hij. “Al voordat we beginnen, zeg ik dan dat de vergadering zo’n 12.000 euro gaat kosten. Na een kwartiertje zeg ik dat we al 4.000 euro kwijt zijn aan het bakkeleien over IT-problemen.”

Volgens Lindström maakt het meenemen van een fysieke klok de aanwezigen bewust van wat ze doen of zeggen. Hij gelooft dan ook heilig in het advies van Tesla-baas Elon Musk om simpelweg uit een vergadering weg te lopen als je het gevoel hebt niets meer bij te dragen.

Lees ook op Business Insider

Dat lijkt bot, maar dat is het niet. Het is pas echt bot om iemand te dwingen te blijven en zijn of haar tijd te verdoen, vinden Musk en Lindström.

4. Niet over alles hoeft vergaderd te worden

Bedrijven hebben meer manieren om te communiceren tot hun beschikking dan alleen vergaderen, maar veel mensen plannen vergaderingen in omdat ze bang zijn vergeten worden, zegt Lindström.

Volgens hem verdient lang niet alles een vergadering. Als iemand een vergadering in wil plannen voor volgende week is het goed om te vragen welk doel de bespreking heeft. Als dat is om het ergens over eens te worden, dan kan er misschien wel gelijk op dat moment een ja of nee komen.

Nu is het doel van veel vergaderingen onduidelijk en worden ze meer uit gewoonte dan uit noodzaak gehouden. Hou dus alleen vergaderingen als dat de beste manier is om een bepaald doel te bereiken, stelt Lindström.

5. Erken de beperkingen van online-vergaderingen

Tijdens de coronapandemie zijn fysieke bijeenkomsten grotendeels vervangen door online-vergaderingen. Veel mensen voelen zich verplicht voor de camera te verschijnen om te laten zien hoe “druk” ze zijn.

Maar iedereen die vergadert via Zoom of Microsoft Teams weet hoe onnatuurlijk de situatie is, zegt Lindström: “Wie gaat er in het echte leven zo dicht bij collega’s staan en hen een uur lang recht in het gezicht kijken?”

Daarnaast maken vertraging, echo, achtergrondgeluid, bevroren schermen en het ontbreken van lichaamstaal het alleen maar nog ingewikkelder om geconcentreerd te blijven.

Sommige medewerkers lijden dan ook aan ‘Zoom-vermoeidheid’. Het inplannen van te veel online-vergaderingen kan daarmee tot dalende productiviteit leiden. Werk en privé lopen sinds corona toch al meer door elkaar dan wenselijk is.

Lees meer over effectief vergaderen: