Het is een voor de hand liggende keuze wanneer je orde wilt scheppen in alle werkzaamheden binnen je bedrijf: Excel. In een handomdraai maak je in een document een overzicht met alle taken en verantwoordelijkheden. 

Maar, hoe zit het wanneer de projecten groter worden? Of wanneer je werkroosters wilt maken? Om het overzicht te bewaren zul je goed met Excel om moeten kunnen gaan en continu alle sheets bijwerken. Kan dat niet handiger? 

Jazeker. Gespecialiseerde software voor planning die gebruik maakt van de cloud, kan een oplossing zijn. Het ligt er maar net aan wat het beste bij jouw organisatie past. Excel is niet in essentie beter of slechter dan software voor planningstaken. Hieronder geven we je de belangrijkste voor- en nadelen van beide opties.

Hebben we het over planningen, dan bedoelen we dat in de breedste zin van het woord. Denk aan het maken van bouwplanningen, transportplanningen, tijdsplanningen, personeelsplanningen of zelfs een jaarplanning. 

Excel voor planningen de voor- en nadelen:

Voordeel:

  • Excel is kostenefficiënt. Je zet al snel een gratis planning in elkaar met Excel (of bijvoorbeeld Google Spreadsheets).
  • In Excel vind je meerdere templates die je kunt gebruiken voor je planning, waardoor je ook zonder veel technische kennis aan de slag kunt.

Nadeel:

  • Groeit je bedrijf, dan worden planning complexer en lastiger te onderhouden in Excel. Terwijl je dan juist wil dat zaken makkelijker worden.
  • Veranderingen zijn alleen te zien in het document waarin je werkt en niet voor anderen. 
  • Je hebt niet vanaf elke plek toegang tot het Excel-bestand. Onpraktisch wanneer je onderweg bent en wel een smartphone hebt, maar bijvoorbeeld je laptop niet in de buurt.

Software voor planningen, de voor- en nadelen:

Voordeel:

  • Je werkt in de cloud en dus heb je overal toegang tot je planningen. 
  • Vaak is er een extra app beschikbaar, zodat werknemers bijvoorbeeld altijd en overal hun werkrooster kunnen checken op hun telefoon. 
  • Hierdoor kun je ook altijd op locatie kleine wijzigingen doorvoeren, bijvoorbeeld wanneer een project op een bouwplaats vertraging oploopt. Je hoeft niet eerst naar kantoor om iedereen op de hoogte te stellen, maar past dit gemakkelijk aan in de planning.
  • Je bespaart tijd. Het bijwerken van de software gaat doorgaans een stuk sneller dan in Excel. Wijzigingen worden automatisch in verschillende overzichten doorgevoerd.

Nadeel:

  • Software kost doorgaans meer dan de Excel-oplossing. Heb je een klein bedrijf en zijn de planningen die je maakt niet complex, dan is Excel wellicht een beter oplossing. Goed om te weten: de meeste software-aanbieders bieden hun product vaak gratis aan voor een proefperiode. Daarna betaal je vaak per gebruiker, waardoor de kosten automatisch meeschalen wanneer je bedrijf groeit of krimpt.

Hieronder vind je een aantal goede aanbieders van planningssoftware:

Insider Bedrijfssoftware is een service die je als bedrijf helpt om de beste keuzes te maken bij de aanschaf van bedrijfssoftware, in samenwerking met Appwiki. Business Insider Nederland kan een vergoeding ontvangen bij een eventuele aankoop.

Lees ook op Business Insider