- Als ondernemer kun je werknemers een vaste vergoeding geven voor zakelijke belkosten, maar je kunt ook smartphones leasen voor werknemers.
- Aanbieders van leasecontracten voor zakelijke iPhones wijzen onder meer op de voordelen bij het beschermen van bedrijfsgegevens.
- Op een zakelijke iPhone kan via beheersoftware een scheiding worden gemaakt tussen bedrijfscommunicatie en privé-applicaties.
- Voordeel voor de werkgever is mede dat leasebedrijven service bieden voor vervangende smartphones als er problemen zijn.
Als ondernemer heb je genoeg aan je hoofd. Smartphones voor je medewerkers uitzoeken en beheren is vast niet je hobby, of je eerste prioriteit. Het is ook nogal een investering als je bijvoorbeeld tien of twintig toestellen voor medewerkers moet kopen.
Na het uitdelen van de smartphones ben je er nog niet. Zijn er veel wisselingen in het personeelsbestand, dan is het ook een hele administratie met het innemen en uitdelen van telefoons. En wat doe je bij verlies of diefstal? Zorgen dat je medewerker snel weer beschikt over een goed toestel kan zomaar veel tijd kosten.
Maar een goed werkende smartphone voor medewerkers hoort er wel bij. Bereikbaarheid van medewerkers via telefoon, mail of Whatsapp is voor veel bedrijven erg belangrijk.
Wat doe je als werkgever? Probeer je het beheer buiten de deur te houden en geef je je medewerkers een bedrag per maand, een vergoeding waarmee ze zelf een telefoon moeten regelen? Of ga je bijvoorbeeld als ondernemer smartphones leasen of huren en stel je die beschikbaar aan medewerkers.
Vaste vergoeding voor werknemer: die mag eigen smartphone regelen
Wanneer medewerkers een eigen smartphone gebruiken, zullen ze doorgaans een abonnement nemen bij een telecomprovider, of ze kiezen voor privélease of huur.
Via de werkkostenregeling (WKR) mag je als werkgever een netto vergoeding aan medewerkers geven voor apparatuur, zoals smartphones. Je moet aannemelijk kunnen maken dat een smartphone noodzakelijk is voor de functie en dan kun je een netto bedrag afspreken.
Het lijkt een makkelijke oplossing: werknemers regelen zelf hun apparatuur en je hebt er als werkgever niet heel veel omkijken naar. Maar je wel bedenken dat de werknemer via de privé-telefoon toegang krijgt tot de zakelijke omgeving van je bedrijf. Als werkgever moet je dan wel eventuele zakelijke applicaties op een privésmartphone willen inzetten.
Zakelijke smartphone via de werkgever
Hans van der Linden is Business Development Manager van Pro Warehouse. "De tijd van bring your own-smartphone gaat echt voorbij, bedrijven zeggen nu choose your own." Medewerkers kunnen via een werkgever kiezen uit een aantal soorten telefoons die de werkgever aanbiedt, bijvoorbeeld via een bedrijf als Pro Warehouse.
Veiligheid en de bescherming van klantinformatie is een belangrijke overweging om geen privé telefoons te gebruiken voor zakelijke communicatie, denkt Van der Linden. "Wil je als werkgever echt dat medewerkers bedrijfsinformatie op allerlei privételefoons hebben staan? Hoe scherm je bedrijfsmails af en wat doe je als een toestel gestolen wordt?" Bedrijven zien volgens Van der Linden de voordelen van Mobile Device Management (MDM), namelijk goed beheer van smartphones op afstand.
Op smartphones die werkgevers via Pro Warehouse huren staan bijvoorbeeld de zakelijke apps en de toegang tot zakelijke mail. Maar medewerkers kunnen ook hun privé e-mail en persoonlijke apps in een afgeschermde omgeving gebruiken op die zakelijke telefoon.
Pro Warehouse werkt naar eigen zeggen voor grote, bekende Nederlandse ondernemingen en richt zich ook op MKB-bedrijven. Databescherming is volgens Van der Linden ook voor bijvoorbeeld kleinere accountantskantoren en advocatenkantoren cruciaal.
Via het beheer van smartphones op afstand zijn eventuele gestolen apparaten snel en makkelijk op afstand te wissen, stelt Van der Linden. "Je wilt niet dat op een dag je gegevens op straat liggen." Verder is het handig dat medewerkers altijd over een toestel kunnen beschikken. "We hebben een pick up & return service als toestellen kapot zijn. Commerciële medewerkers mogen natuurlijk niet zomaar een dag zonder toestel zitten."
Pro Warehouse ziet ook voordelen van zakelijke lease ten opzichte van een privé-abonnement via telecomproviders. Daar koop je een toestel en je betaalt doorgaans de nieuwprijs in 2 tot 3 jaar terug in maandelijkse termijnen. Pro Warehouse houdt naar eigen zeggen rekening met de restwaarde bij het bepalen van de leaseprijs: "Cruciaal is de hoge restwaarde van de toestellen, het houdt de leaseprijzen laag", aldus Van der Linde.
Beveiliging van zakelijke gegevens steeds belangrijker
Joeri Peeters, mede-eigenaar van Swapphone biedt ook zakelijke lease van iPhones aan. Hij noemt eveneens het argument van de beveiliging van zakelijke communicatie. Medewerkers op allerlei eigen toestellen laten werken, is voor ondernemers geen prettig idee. Zelf toestellen kopen voor werknemers en de software beheren vinden veel ondernemers óók niet handig.
"Wij zorgen ervoor dat een werknemer altijd een werkende iPhone heeft", vertelt Peeters. Swapphone propageert 'product as a service', het idee dat je betaalt voor gebruik van een product en niet voor het bezit. Je kent het van de Swapfiets en sinds een half jaar ook voor de Swapphone met smartphones.
Swapphone heeft overigens niets te maken met het snelgroeiende fietsenbedrijf Swapfiets. Swapphone is voortgekomen uit PDA Service, een onderneming die tienduizenden telefoons beheerde voor onder meer de NS. De jonge onderneming richt zich vooral op privé personen en op kleine tot middelgrote bedrijven.
Hoe ziet het met de prijzen van zakelijke lease van een iPhone?
Swapphone biedt de lease van iPhones aan vanaf tien toestellen per maand. De prijzen variëren tussen de 6 euro (ex btw) per maand voor een iPhone 6S tot bijna 30 euro voor een iPhone X. De toestellen zijn nieuw of refurbished, dus net niet helemaal nieuw, maar goed onderhouden en netjes.
Wil je een gloednieuwe iPhone 11 dan betaal je 32 euro per maand (ex btw) of 41 per maand voor een iPhone 11 pro. Deze prijzen gelden momenteel als je tussen de 10 en 25 toestellen leaset. Ga je méér Swapphones huren, dan geldt een paar procent lagere maandvergoeding.
Swapphone levert binnen 24 uur telefoons op locatie in Nederland. Tegen een extra vergoeding van enkele euro's per maand bezorgt Swapphone binnen vier uur een werkend toestel als je toestel kapot is. Het risico van diefstal of beschadiging is gedekt. Er geldt dan wel een 'eigen bijdrage' van ruim 40 euro bij beschadiging en ruim 60 euro bij diefstal.
Bij Pro Warehouse beginnen de prijzen voor een iPhone 11 bij iets meer dan 36 euro per maand (ex btw); en voor de iPhone 11 Pro gaat het om 47 euro per maand, indien je meerdere toestellen bestelt. Pro Warehouse biedt service en garantie bij storingen aan de iPhone. Er is standaard geen dekking bij diefstal of beschadigingen, maar wel bij storingen van het toestel.
