Het debacle bij Imtech, de fraude bij de voormalige vastgoedpoot van SNS Reaal, het gesjoemel met Libor-rentetarieven… Fraude is de nachtmerrie van elke financial professional. Hoe kun je fraudeurs ontmaskeren en – nog beter – fraude voorkomen?

Organisaties derven wereldwijd ongeveer 5 procent omzetverlies door fraude, zo blijkt uit onderzoek van de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). In sommige gevallen kan het een bedrijf naar de rand van de afgrond brengen of er zelfs overheen duwen. Het is dus zaak fraude tijdig op het spoor te komen en de organisatie zo in te richten dat potentiële fraudeurs worden ontmoedigd. Jos Meekel, accountdirecteur van Hoffmann Bedrijfsrecherche, heeft ruim vijftig jaar ervaring in bedrijfsrecherche en fraudepreventie. Hieronder zijn tips om fraude tegen te gaan.

1. Breng interne processen op orde

Gelegenheid maakt de dief. Bind de kat dus niet op het spek. Zorg bijvoorbeeld dat bepaalde functies worden gescheiden en dat crediteurenbeheer en betalingen niet door dezelfde persoon worden uitgevoerd. Laat betaalopdrachten door een collega autoriseren. En voer regelmatig en onaangekondigd controles uit over betalingen. Dat is ook in je eigen belang, benadrukt Meekel. “Bij fraude kijkt de rechter ook altijd of de werkgever iets valt te verwijten.”

Volgens Meekel begint fraude vaak kleinschalig, bijvoorbeeld met het overboeken van kleine bedragen of het indienen van een privébon als declaratie. ‘Als daar geen reactie op komt, gaat het van kwaad tot erger. Breng je interne processen dus op orde.’

2. Zorg voor een goede screening

Voorkomen is beter dan genezen. Meekel signaleert een toename in de vraag naar pre-employment screening. Bedrijven kunnen ook integriteitstests laten afnemen, die door sociaal-wenselijke antwoorden heen prikken.
Maar een goede screening is geen waterdichte garantie, erkent Meekel. “Fraudeurs die wij tegenkomen hebben zelden een crimineel verleden. Het zijn vaak hardwerkende mensen.”
Sommige bedrijven werken met een gedragscode. Dit kan volgens Meekel dienen als basis om een medewerker te kunnen aanspreken, maar het voorkomt geen fraude. “Zo’n code helpt niet om meer integer te worden. Het gaat erom of je jezelf in de spiegel kunt aankijken. Dat bereik je niet met een code.”

3. Neem signalen serieus

"We zien vaak dat fraude te lang doorloopt omdat werkgevers te goed zijn van vertrouwen", zegt Meekel. "Ze krijgen wel signalen, maar zijn niet bereid om hiernaar te kijken." Zijn eerste advies is dan ook om het onderbuikgevoel serieus te nemen: "Als uit een magazijn opvallend veel mancomeldingen binnenkomen of een medewerker meer dan gemiddeld tankt, is het verstandig om dit direct te onderzoeken. En is de afspraak dat overboekingen boven de 10.000 euro door een collega worden geautoriseerd, dan is het opmerkelijk als bij één medewerker alle overboekingen onder deze grens blijven."

Ook opvallend gedrag kan een reden zijn om alert te zijn. Als een medewerker zich vaak afzondert, niet wil delegeren, altijd als laatste het pand verlaat of nooit met vakantie gaat, moeten alarmbellen gaan rinkelen, stelt Meekel.

Er is bij fraude altijd sprake van een motief. Dat kan in de persoonlijke levenssfeer liggen, bijvoorbeeld schulden of een gokverslaving, maar ook gerelateerd zijn aan het werk. "Bij personeel dat zich miskend of ondergewaardeerd voelt, is de kans groter op frauduleuze handelingen."

4. Ga het gesprek aan

Meekel adviseert om bij een vermoeden dat iets niet in de haak is, meteen met de medewerker om tafel te gaan zitten. "Als iemand veel overuren maakt, informeer dan naar de reden. Het antwoord op je vragen kan veel informatie opleveren. Daarnaast laat je zien dat je alert bent."

Veel leidinggevenden zijn bang om dat gesprek aan te gaan, uit angst dat dit wordt opgevat als een motie van wantrouwen. Meekel vindt dat onterecht. "Je staat in je recht. Je bent medeverantwoordelijk voor het bedrijf, net zoals de medewerker zijn verantwoordelijkheid naar het bedrijf heeft."

5. Zorg dat ook het personeel alert is op fraude

Fraude kan het best worden bestreden als iedereen in het bedrijf alert is en er een cultuur heerst waarbij collega’s elkaar aanspreken op opmerkelijk gedrag. Hij raadt aan om fraude bespreekbaar te maken. "Maak er een vast terugkerend agendapunt van bij werkoverleggen. Vraag medewerkers om na te denken over maatregelen om fraude te voorkomen en informeer bijvoorbeeld wat ze zouden doen bij een vermoeden dat een leverancier fraudeert. Zo betrek je hen erbij en zorg je ervoor dat zij zich ook verantwoordelijk voelen."

"Het was bij Rochdale waarschijnlijk niet zo uit de hand gelopen als andere leden van het managementteam Hubert Möllenkamp erop hadden aangesproken dat het niet passend is om als directeur van een woningbouwvereniging in een Maserati rond te rijden, zelfs als hij er recht op zou hebben gehad", zegt Meekel.

Dit is het zevende artikel in een reeks van De Maand van de financial. De Maand van de financial wordt mogelijk gemaakt door Inspireert Beter Ondernemen. Dit platform vol tips en artikelen is een initiatief van AFAS Software.

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl