Als medewerkers ongemotiveerd zijn en zich vaak ziek melden, dan is er meestal meer aan de hand. Zelfstandig HR-adviseur Simon Stoltz zet de drie vuistregels op een rij voor het aanpakken van ‘schoolzieke’ medewerkers.

Regel 1: Onderhoud een goede relatie met je mensen
‘Als medewerkers zich vaak ziek melden of niet goed functioneren, dan is er meestal meer aan de hand. Wat dat betreft komt het maar heel weinig voor dat mensen zich ziek melden of afwezig zijn omdat ze echt geen zin hebben. Bovendien weten ondernemers en managers heel goed welke medewerkers hard werken en gemotiveerd zijn. En welke mensen de kantjes er vanaf lopen.

‘Hoe gaat het met je?’, het is een simpele vraag. Maar veel ondernemers en leidinggevende vinden het eng om zo’n vraag te stellen. Zij hebben het gevoel dat zij zich dan kwetsbaar opstellen, wat zij liever niet doen. Of vrezen dat zij zich na zo’n vraag algauw op het werkterrein begeven van de bedrijfsarts en zich te veel met het privéleven van medewerkers bemoeien. Toch is het goed om die vraag af en toe te stellen. Want mensen voelen zich dan gezien en gewaardeerd. En dat is natuurlijk voor iedereen erg belangrijk.

Heb je goed contact met je medewerkers, dan kun je sneller problemen signaleren en aanpakken. Bedenk hierbij dat een medewerker die een maand ziek thuis zit gemiddeld 6.000 euro kost voor het doorbetalen van het salaris en de vervanging. De schade van het productiviteitsverlies, die zomaar zeven keer zo hoog kan zijn, komt hier bovenop.’

Regel 2: Maak het verzuim bespreekbaar en onderneem actie
‘Is een medewerker regelmatig ziek of neemt hij iets te vaak een ‘baaldag’ op, dan moet hij of zij hierop worden aangesproken. Ondernemers en managers vinden dat moeilijk. Daarbij komt dat ziektedagen  meestal niet nauwkeurig worden genoteerd. Hierdoor ontbreekt er een dossier op basis waarvan het verzuim besproken kan worden. Wat dat betreft is het belangrijk om het incidenteel verzuim goed te registreren.

Heb je goed contact met je medewerkers, dan zou je zo’n verzuimgesprek zelf kunnen voeren. Het is ook mogelijk om hiervoor een adviseur of bedrijfsarts in te huren. Maar dat hoeft niet. Ook is het mogelijk om het gesprek samen met een adviseur te voeren.

Belangrijk in het gesprek is om te achterhalen wat het onderliggende probleem is. Zo vroeg een supermarkt mij eens om te praten met een medewerkster die volgens de manager ‘niet in beweging te krijgen was’. In het gesprek kwam ik er algauw achter dat zij vroeger directiesecretaresse was. Maar dat zij toen zij kinderen kreeg een stapje terug had gedaan. Omdat de kinderen inmiddels groot waren, wilde zij graag ander werk doen. Maar dat kon niet. En omdat zij zich niet uitgedaagd voelde door het kassawerk dat zij deed, was zij helemaal gedemotiveerd geraakt. Die mevrouw hebben we toen naar een administratieve baan begeleid bij een andere werkgever van waaruit zij zich verder kon ontwikkelen.

Lees ook op Business Insider

Naast het verzuimgesprek is het ook goed om de hele afdeling te betrekken bij het aanpakken van een schoolzieke medewerker. Bijvoorbeeld door de verzuimcijfers bij ieder werkoverleg op de agenda te zetten. Neemt het verzuim toe, dan kan dit direct ter sprake komen. Doe dat in de trant van:  ‘Even opletten jongens, het verzuim neemt toe. Hoe komt dat? En wat gaan we er aan doen? Want we mogen de productie niet laten vertragen.’ Zo voorkom je dat mensen zich in de hoek gezet voelen.’

Regel 3: Laat crisis of stress je niet gek maken

‘Ondernemers en manager staan als gevolg van de huidige economische crisis onder hoge druk. De stress die dat oplevert zorgt er nogal eens voor dat de sociale contacten met de medewerkers onder druk komen te staan. Wat dat betreft is er een direct verband tussen het verzuim van medewerkers en leidinggevenden die gespannen zijn of last hebben van stress en daardoor niet goed functioneren. De voorbeeldfunctie van een leidinggevende speelt hierbij een belangrijke rol. Gedraagt hij of zij zich niet sociaal of professioneel, dan werkt dat overal op de werkvloer door.

Ik adviseer ondernemers en managers vaak om een netwerk van mensen om zich heen te organiseren waarmee zij geen zaken doen, maar waarmee zij praten over zaken waar zij het moeilijk mee hebben. Dat zou je kunnen doen met collega-ondernemers of –managers binnen de eigen organisatie. Een andere mogelijkheid is om je aan te sluiten bij een netwerk. Zo ken ik een groep HR-mensen uit de regio Nijmegen die regelmatig bij elkaar komt. Samen bespreken zij dan de problemen die zij dagelijks tegenkomen en waarvoor zij niet direct een oplossing klaar hebben.’

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl