In theorie kun je als bedrijf of gemeente aardig wat besparen op licentierechten als je van opensource-software gebruikt maakt in plaats van software van een ‘merk’, zoals Microsoft. Maar in de praktijk blijkt OpenOffice erg bewerkelijk.

Het ministerie van Defensie van Singapore heeft OpenOffice gebruikt, net als de Franse gendarmerie. Maar niet alle overheden hebben goede ervaringen met het opensource-softwarepakket, schrijft ZDnet. Het overkwam het Italiaanse stadje Pesaro. Tussen 2011 en 2014 kregen de 500 ambtenaren speciale trainingen om met OpenOffice om te kunnen gaan. Tot dan toe gebruikte de gemeente Microsoft Office.

Twee systemen naast elkaar

Maar al snel liep Pesaro tegen problemen aan. Zo bleek het onmogelijk om Access en delen van Excel te vervangen door een opensource-variant. “We besloten dan maar ons te behelpen met een hybride oplossing, waarbij we de twee systemen naast elkaar gebruikten”, vertelt hoofd ICT Stefano Bruscoli. “Die combinatie was moordend.” De stad liet Netics Observatory onderzoek doen naar de software-‘migratie’, waar Microsoft aan meebetaalde.

Vooral in het begin verspilden ambtenaren een hoop tijd met het aanpassen van kleine dingetjes, zoals paginanummering. Het duurde lang om verschillende applicaties binnen OpenOffice op te roepen, en medewerkers hadden veel ICT-ondersteuning nodig. Daardoor liepen de kosten op. Volgens de onderzoekers van Netics was Pesaro gemiddeld 530 euro per jaar per gebruiker kwijt aan de opensource-software, waarvan 93 procent naar de invoeringskosten ging.

Beter bekend met Microsoft

Netics berekende ook hoeveel het kost om Office 365 van Microsoft te gebruiken. Doordat de gebruikers beter bekend zijn met Microsoft-producten en bestandstypen beter worden ondersteund, vallen de kosten lager uit: 197 euro per jaar. Overigens zijn de twee producten niet helemaal te vergelijken: Office 365 is een cloudproduct.

De lijdensweg van Pesaro lijkt erg op die van Freiburg, in Duitsland. Ook een middelgrote stad op zoek naar besparingen op ICT-kosten. Tot 2012 worstelde Freiburg vijf jaar lang met OpenOffice, waarna de stad ook het roer radicaal omgooide: terug naar Microsoft. Het experiment kostte 600.000 dollar, waar de stad 150.000 hoopte te besparen. Nog een overeenkomst: ook Freiburg hield delen van Microsoft Office in gebruik, tot frustratie van ambtenaren.

München ging eigen weg

Eén stad die koppig blijft vasthouden aan opensource-software is München. De Beierse hoofdstad ontwikkelde zijn eigen versie van Linux, Limux genaamd. IN 2003 nam de stad het besluit om Microsoft aan de kant te zetten en zijn eigen weg te gaan. Dat was overigens niet om kosten te besparen, maar welbewust om onafhankelijk te kunnen zijn van softwareaanbieders – ook toen was er angst voor monopolisten.

Lees ook op Business Insider

Volgens een rapport uit 2012 zou de stad 116 miljoen euro hebben bespaard met open source, al werd dat door Microsoft in twijfel getrokken. Toch kondigde een nieuw stadsbestuur eind 2014 aan een terugkeer naar Microsoft te onderzoeken, enkele maanden nadat de migratie naar Limux was voltooid.

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl